Aktualizacja: Czytając nasz artykuł, weź pod uwagę, że napisaliśmy go już jakiś czas temu. Bardziej aktualne informacje na temat zakładania spółki przez Internet znajdziesz w naszym artykule Spółka jawna, komandytowa i z o.o. – coraz więcej zmian dokonasz przez Internet!
Przepisy Kodeksu spółek handlowych dopuszczające możliwość założenia przez Internet spółki jawnej i spółki komandytowej weszły w życie już prawie dwa miesiące temu. Ich celem miało być usprawnienie procesu zakładania spółek. Sprawdzamy jak informatyzacja procesu zakładania spółki jawnej wygląda w praktyce.
Spółka jawna – założenie konta w systemie teleinformatycznym
Podobnie jak w przypadku spółki komandytowej, zawarcie umowy spółki jawnej przy wykorzystaniu wzorca wymaga wypełnienia formularza umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Aby uzupełnić wzorzec, użytkownik musi założyć w systemie teleinformatycznym konto. W praktyce, sprowadza się to do podania swojego imienia, nazwiska, adresu email oraz hasła. Na podanego maila zostanie wysłany link aktywacyjny, na który trzeba kliknąć, aby uzyskać dostęp do wzoru umowy spółki jawnej.
Konto w systemie teleinformatycznym powinien mieć założony każdy ze wspólników spółki. Co istotne, wspólnikiem spółki jawnej może być także inna spółka (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością). W takiej sytuacji należy podać również dane osoby uprawnionej do reprezentowania spółki.
Umowa spółki jawnej
Gdy użytkownik ma już konto w systemie, może przystąpić do uzupełniania wzorca umowy. Umowa spółki jawnej udostępniona w systemie teleinformatycznym składa się z trzynastu paragrafów, zawierających podstawowe postanowienia. Nieuzupełnienie któregokolwiek z obowiązkowych postanowień uniemożliwia przejście do następnej części umowy. Po pierwsze - musimy wpisać nazwę spółki. Gdy nazwa spółki została już wpisana, można przejść do uzupełniania dalszych postanowień wzorca umowy. W pierwszej kolejności trzeba uzupełnić datę zawarcia umowy, dane osób stawających, aby zawrzeć umowę spółki jawnej oraz wybrać siedzibę i przedmiot działalności spółki (z klasyfikacji PKD). Następnie, należy uzupełnić informacje o wkładach oraz zdecydować się na jeden z przedstawionych do wyboru wariantów czasu trwania spółki jawnej (nieokreślony albo określony). W przypadku, gdy spółka ma zostać utworzona na czas określony, trzeba podać informację na jaki czas jest ona tworzona. Jeśli wspólnicy chcą powierzyć prowadzenie spraw spółki tylko niektórym spośród nich – mogą tego dokonać we wzorcu umowy. Podobnie, istnieje możliwość określenia w jakich proporcjach wspólnicy uczestniczą w zysku i stratach spółki. Kolejnym krokiem jest określenie tego, czy ogół praw i obowiązków wspólnika może być przeniesiony na inną osobę oraz wybór jednego z dwóch wariantów postanowień odnośnie zmiany umowy spółki. Na koniec pozostaje wskazanie pierwszego roku obrotowego spółki.
Po uzupełnieniu wzorca umowy trzeba przejść do jej podpisania. I tu zaczynają się schody…
Podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem albo podpis ePUAP
Do założenia przez Internet spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (S24) wystarczyło posiadanie zwykłego podpisu elektronicznego, który w praktyce stanowił login i hasło do konta w systemie. W odniesieniu do spółki jawnej – wymogi co do podpisu są bardziej rygorystyczne. Ze względu na większą odpowiedzialność wspólnika spółki jawnej, w przypadku zakładania takiej spółki przez Internet konieczne jest posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego (weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu) albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. W praktyce, podpisanie umowy spółki jawnej przy użyciu drugiej ze wskazanych możliwości jest niewykonalne, natomiast z informacji uzyskanych od Ministerstwa Sprawiedliwości wynika, że jedynym dopuszczalnym podpisem kwalifikowanym jest podpis Szafir.
Rejestracja spółki jawnej w KRS
Fakt, że umowy spółki jawnej nie można podpisać bez posiadania podpisu Szafir, uniemożliwia rejestrację spółki jawnej przez Internet użytkownikom, którzy takiego podpisu nie mają. Aby założyć spółkę jawną przez Internet należy jednak wykonać jeszcze kilka czynności.
Po uzupełnieniu wzorca umowy spółki jawnej, trzeba uzupełnić wniosek o rejestrację spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym. We wniosku należy wskazać m.in. oznaczenie sądu oraz informacje o spółce i jej wspólnikach. Nieuzupełnienie jednego z obowiązkowych pól uniemożliwia przejście do kolejnego etapu. Uzupełniony wniosek należy, podobnie jak samą umowę spółki, podpisać. Tak samo jak w przypadku umowy spółki, póki co wniosek można podpisać wyłącznie podpisem Szafir. Po przygotowaniu dokumentów, wniosek trzeba opłacić i przesłać do sądu.
Co jeszcze – w teorii - umożliwia system?
System, w którym możemy założyć spółkę jawną zawiera jeszcze kilka udogodnień dla użytkowników. Okazuje się jednak, że również w tym przypadku nie obyło się bez usterek.
Pierwszym z ułatwień jest zakładka „Moje spółki”, gdzie można śledzić status dokumentów. Jeśli dokument zawiera błąd (np. nie zostały wpisane wszystkie niezbędne informacje) – przy statusie dokumentu pojawi się komunikat, że jest to dokument roboczy i zawiera błędy. We wzorcu umowy została również przewidziana opcja „zapisz kopię roboczą” – skorzystanie z niej pozwala na uzupełnienie części postanowień umowy i powrót do dalszego uzupełniania później.
System umożliwia również udzielenie pełnomocnictwa do złożenia wniosku do KRS. Aby udzielić takiego pełnomocnictwa, należy wypełnić dostępny w systemie dokument i złożyć pod nim elektroniczny podpis. Każdy z dokumentów stworzonych w trakcie zakładania spółki jawnej przez Internet można pobrać w formacie PDF.
Ciekawym rozwiązaniem wydaje się być możliwość zarządzania uprawnieniami sprawy. Dostęp do sprawy można przekazać innemu użytkownikowi. Wystarczy wpisać adres mailowy osoby, której chcielibyśmy przyznać dostęp. Jeśli osoba ta nie ma konta w systemie, powinna otrzymać maila z zaproszeniem do jego założenia. Osobie, która zgodziła się na otrzymanie dostępu do sprawy można przekazać różne uprawnienia (np. wyłącznie do czytania dokumentów czy opłacenia wniosku). W praktyce okazuje się jednak, że również to rozwiązanie nie funkcjonuje tak jak powinno. Osoby, których maile zostają wpisane do systemu w celu zaproszenia do założenia konta, nie otrzymują żadnej wiadomości.
O ile sam pomysł informatyzacji procesu zakładania spółki jawnej wydaje się krokiem w dobrym kierunku, o tyle realizacja tych założeń pozostawia wiele do życzenia. Pomimo upływu blisko dwóch miesięcy od wejścia w życie przepisów Kodeksu spółek handlowych, które umożliwiły zakładanie spółki jawnej przez Internet – w praktyce jest to wciąż trudne do wykonania. Pozostaje mieć nadzieję, że wszystkie usterki zostaną szybko naprawione.
O tym jak przebiega internetowa rejestracja spółki komandytowej przeczytasz w naszych artykułach Zakładanie spółki komandytowej przez internet oraz Komandytowa przez Internet?
Martyna Kunke
