Aleksander Gałek

    Aleksander Gałek

    Zapytaj eksperta

    10.03.2018

    10 kwestii, które należy mądrze określić w umowie spółki

    Kiedy decyzja o założeniu spółki zapadła i wiesz już co to za spółka – warto zadbać o poruszenie w umowie spółki (za taką niżej traktujemy też statut) lub w porozumieniu wspólników kilku kwestii – które naszym zdaniem ułatwią dalsze funkcjonowanie spółki i jej wspólników. Poniżej elementy – które warto przedyskutować, wynegocjować i precyzyjnie zapisać w dokumentach organizacyjnych Twojej spółki.

     

    1. Zasady reprezentacji spółki – w umowie spółki można prawie swobodnie ukształtować zasady jej reprezentowania. Przykładem może być wyłączenie prawa do reprezentacji spółki wspólnika spółki jawnej czy komplementariusza w spółce komandytowej lub komandytowo – akcyjnej. Wszystko zależy od Waszych ustaleń i zapotrzebowani. Podobnie w przypadku spółek kapitałowych (z o.o. i akcyjnej) można określić umownie liczbę członków zarządu oraz wskazać w jakiej konfiguracji będą oni uprawnieni do reprezentacji spółki.

    2. Prawo prowadzenia spraw spółki – umownie można również ukształtować zasady prowadzenia spraw spółek osobowych. W spółce jawnej zasadą jest, że prowadzić sprawy spółki może każdy ze wspólników, ale umowa spółki może powierzyć to prawo tylko niektórym spośród wspólników. W spółce komandytowej umowa spółki może przyznać prawo prowadzenia praw spółki również komandytariuszowi, który co do zasady takiego prawa  nie ma.

    3. Sposób powoływania zarządu – zgodnie z przepisami, zarząd spółki z o.o. powoływany i odwoływany jest przez zgromadzenie wspólników, a spółki akcyjnej – przez radę nadzorczą. Umową (statutem) spółki można przewidzieć jednak inny sposób powoływania i odwoływania zarządu. Można np. przyznać konkretnemu wspólnikowi (akcjonariuszowi) osobiste uprawnienie do powoływania i odwoływania członka zarządu. Ważne jest też nie tylko ustalenie trybu powołania osób zarządzających (przez kogo i jaką większością) ale także czasu na jaki dany zarząd jest powołany. Kadencja zarządu może być bowiem ściśle umową określona bądź też zarząd może być powoływany na czas nieoznaczony. W przypadku gdy komplementariuszem w spółce osobowej jest osoba prawna, powyższy tryb określania zarządu będzie miał w konsekwencji także istotne znaczenie dla reprezentowania spółki osobowej.

    4. Zasady „wyjścia” ze spółki – zbycie udziałów (akcji) może być obwarowane dodatkowymi wymogami bądź zagwarantowane stosownymi opcjami (tak by nikt nie czuł się zakładnikiem spółki). Umowa może zastrzec np. obowiązek uzyskania zgody zarządu lub wspólników na zbycie udziałów. Pozostałym wspólnikom może zaś przysługiwać prawo pierwokupu albo prawo pierwszeństwa – przy cenie, której wysokość zostanie ustalona w określonym trybie. Zasady powyższe odnosić się także mogą do obrotu ogółem praw i obowiązków w spółkach osobowych. Warto podkreślić że w przypadku tych spółek wspólnikom przysługuje prawo wypowiedzenia umowy spółki - które wiąże się ze stosownymi prawami i obowiązkami.

    5. Sukcesja na wypadek śmierci wspólnika – w przypadku wspólników osób fizycznych w umowie spółki można wyłączyć dziedziczenie udziałów i przewidzieć spłatę spadkobierców niewstępujących do spółki. Ma to szczególne znaczenie, jeśli działalność spółki uzależniona jest od szczególnych umiejętności jednego ze wspólników, a wstąpienie do spółki osób trzecich działałoby destabilizująco na spółkę. Projektując takie zapisy należy wziąć jednak pod uwagę to czy udziały stanowią przedmiot ustawowej wspólności majątkowej (gdyż w tym przypadku tylko część udziałów może podlegać dziedziczeniu) oraz to czy spółka mimo braku wstąpienia spadkobierców nadal będzie istniała (gdyż nie jest dopuszczalnym prawnie funkcjonowanie jednoosobowych spółek osobowych). Szerzej o sukcesji piszemy na naszym portalu zmianawarty.pl.

    6. Zasady podejmowania decyzji przez wspólników – warto pomyśleć nad sposobem podejmowania uchwał w spółce. Choć przepisy kodeksowe regulują te kwestie kompleksowo, często korzystniejsze jest przyjęcie innych zasad w indywidualnie negocjowanej umowie. Dzieje się tak szczególnie w razie spółek o rozbudowanym składzie osobowym gdzie istotnym jest określenie odpowiedniej większości głosów decydujących o określonych sprawach jak również określenie minimalnego kworum pozwalającego na podejmowanie kluczowych decyzji. Warto by decyzje były podejmowane w sposób jak najbardziej wyważony i odpowiadający interesem odpowiednio określonej większości. Istotne jest też często miejsce odbywania posiedzeń, sposób jego odbywania (zdalnie, osobiście) oraz tryb zwoływania.

    7. Możliwość umorzenia udziałów/akcji - ewentualnie zwrotu wkład – w przypadku spółek kapitałowych umorzenie udziałów albo akcji może nastąpić tylko wówczas, gdy zostało przewidziane w umowie albo statucie spółki. W przypadku spółek osobowych umową można przewidzieć częściowy zwrot wkładów w określonych sytuacjach. Niekiedy jest to dogodna droga do wyjścia wspólnika ze spółki i rozliczenia się z nim albo zmniejszenia jego zaangażowania w spółce. Zamieszczenie odpowiednich zapisów o przymusowym umorzeniu udziałów /akcji/ w spółkach kapitałowych może być także dobrym narzędziem do dyscyplinowania wspólników w sytuacji gdyby podejmowali oni działania niezgodne z wcześniejszymi ustaleniami. Brak tych zapisów uniemożliwia skorzystanie z tego sposobu rozliczenia się z ustępującym lub częściowo „wycofującym” się wspólnikiem

    8. Określenie udziału w zysku spółki – w umowie spółki można szczegółowo uregulować udział wspólnika w zysku. Przykładem może być spółka jawna czy komandytowa, w której wspólnicy co do zasady uczestniczą w zysku w częściach równych, bez względu na wartość wkładu wniesionego do spółki. Postanowieniami umowy spółki można jednak uzależnić wysokość udziału w zysku od wartości wkładu. W spółkach kapitałowych udział w zysku jest co do zasady proporcjonalny do ilości posiadanych udziałów /akcji/, choć umową spółki można tę zasadę zmienić i uprzywilejować niektórych wspólników względem dywidendy. Można też przyznać wspólnikom prawo do otrzymywania zaliczki na poczet zysku (w stałych wysokościach) ewentualnie w wysokości niezbędnej dla uregulowania podatków. Można też z góry umownie zarezerwować dla wspólników część zysków albo wprowadzić odmienną zasadę rezerwującą określoną kwoto czy procentowo część zysku na dalsze inwestycje. Warto podkreślić, że w przypadku spółek jawnych czy komandytowych prawo do udziału w zysku powstaje automatycznie z zatwierdzeniem roku obrotowego i nie można tego zysku wyłączyć od podziału w inny sposób niż jednomyślną uchwałą wspólników (chyba że co innego wynika z umowy spółki). Dlatego tak ważne jest uregulowanie sprawy zysku w spółce zapisami umownymi.

    9. Dodatkowe obowiązki wspólnika – zasadą jest, że wszelkie powtarzające się świadczenia niepieniężne wspólnika w spółce z o.o. powinny być określone w umowie. Warto zatem już na etapie zawierania umowy spółki rozważyć możliwość obciążenia wspólnika dodatkowymi obowiązkami. Podobnie ma się kwestia z dopłatami, które mogą być nakładane o ile umowa tak stanowi. W spółkach osobowych wszelkie obowiązki wspólnika po zawarciu umowy spółki również powinny być określone w umowie by wiązały jej strony. Jeśli zatem strony umów przewidują po stronie wspólników dodatkowe obowiązki na rzecz spółki warto określić je precyzyjnie w umowie spółki. Należy wystrzegać się też zapisów na „wszelki wypadek” (np. o obowiązku wniesienia dopłat o których decyduje większość wspólników), gdyż tego typu zapisy mogą czasami nieoczekiwanie być wykorzystywane jako pole nacisków pomiędzy wspólnikami.

    10. Rok obrotowy spółki - co do zasady rokiem obrotowym spółki jest rok kalendarzowy. Częstokroć z różnych względów np. dotyczących wspólników albo sezonowości działalności spółki - ważne jest by zawiązywana spółka posiadała inny rok obrotowy od kalendarzowego. Jeśli taka jest wola wspólników odpowiedni zapis należy zamieścić w umowie spółki oraz zweryfikować czy tożsamy z rokiem obrotowym będzie rok podatkowy (gdyż w przypadku niektórych podmiotów – np. osób fizycznych- rokiem podatkowym zawsze musi być rok kalendarzowy). Warto pamiętać tez o uproszczeniu zgodnie z którym w przypadku spółek rozpoczynających działalność w drugiej połowie roku – pierwszy rok obrotowy może trwać od dnia zarejestrowania spółki do końca następnego roku kalendarzowego. By tak się stało (co pozwoli na późniejsze sporządzenie pierwszego sprawozdania finansowego) niezbędny jest jednak odpowiedni zapis w umowie.

    Co w umowie a co poza - warto wreszcie się zastanowić wbrew tytułowi poradnika co powinno znaleźć się w umowie spółki a co poza tymi dokumentami. Umowne określenie pomiędzy wspólnikami stosownych kwestii niekoniecznie musi być zamieszczone w umowie (jawnej i dostępnej dla wszystkich za pośrednictwem akt rejestrowych). Częstą praktyką jest zawarcie określonych zasad rządzących między wspólnikami w dodatkowych poza umową (statutem) spółki porozumieniach – które o ile zawarte w określonej formie mogą dać podobne gwarancje stronom umowy jak zapisy umowne, złożone do akt rejestrowych. Przewagą takiego rozwiązania jest zachowanie określonych  uregulowań w pełnej poufności, przy pełnej mocy prawnej zawartych ustaleń. Warto więc poza kwestią zastanowienia się co umieścić w umowach – również rozważyć gdzie i jak to ustalić. 

    Przy zakładaniu spółki wprowadzeniu zmian w treści umowy pomocny może okazać się profesjonalny doradca, który wskaże najlepsze w konkretnym przypadku rozwiązania. Jeśli myślisz o założeniu spółki i zastanawiasz się jaka forma będzie dla Ciebie najlepsza lub rozwijasz się i rozważasz zmianę sposobu prowadzenia działalności gospodarczej, – skontaktuj się z nami!

     

    Na co zwrócić uwagę przy wyborze rodzaju spółki? Chcesz wiedzieć jakie są różnice pomiędzy spółkami i czy to możliwe, że w każdej inaczej płaci się podatki? Obejrzyj nasz poradnik!

     


    Martyna Piaskowska, Aleksander Gałek

    Tagi umowa spółki założenie spółki

    Potrzebujesz pomocy w Twojej sprawie?
    Skontaktuj się z nami:

    Kancelaria Prawna PragmatIQ

    Tel. 61 8 618 000

    Tel. 22 21 28 340

    kancelaria@pragmatiq.pl

    Zobacz także

    Komandytowa

    Co to jest spółka komandytowa?

    Komandytowa

    Ile trwa założenie spółki komandytowej?

    Masz pytania?

    Skontaktuj się z ekspertem!

    Wojciech Kaptur

    Radca prawny,

    Doradca podatkowy

    tel.: 61 8 618 000

    w.kaptur@komandytowa.pl

    Napisz mail

    Popularne tematy

    Newsletter

    • otrzymasz bezpłatne opracowanie najczęstszych błędów przy zakładaniu spółki komandytowej
    • bez spamu
    • raz w miesiącu
    Tagi umowa spółki założenie spółki