Z praktyki wynika, że podatnicy często w kontaktach z organami skarbowymi popełniają sporo błędów, które bardzo komplikują obronę ich interesów w toku całego postępowania administracyjnego. Poniżej próba zebrania najważniejszych zaleceń w tym zakresie.
Należy unikać trzech rzeczy. Po pierwsze, chaosu. Po drugie, chaosu i – wreszcie – po trzecie, chaosu… Nie może być tak, że w sporze podatkowym mamy różne koncepcje naszego stanowiska i wchodzimy w polemikę z organem podatkowym przedstawiając najróżniejsze, wykluczające się uzasadnienia naszych działań. Nie można pozostawiać miejsca na dowolność interpretacji i oceny naszych działań, które podlegają kontroli. Kontrolowany musi być konsekwentny, pewny, spójny i logiczny.
W toku sporu z organami skarbowymi należy zatem w szczególności unikać:
- chaosu w przekazywaniu informacji (często gdy wkraczamy do działania trudno ustalić co, kto, powiedział, dostarczył, wyjaśnił) wobec czego zalecamy: skoncentrowanie wszelkich kontaktów z organami administracji u jednej osoby, dokładne dokumentowanie przekazanych informacji i dokumentów (kopiowanie protokołów wyjaśnień – z odpowiednimi uwagami, kopiowanie złożonych dokumentów),
- składania często wykluczających się wyjaśnień (nieskoordynowane działania podatnika mogą prowadzić do niespójnego składania wyjaśnień, często stanowiących poważną przeszkodę w dalszym trybie postępowania),
- składania zbyt szerokich wyjaśnień (nie związanych bezpośrednio ze sprawą a mogących wprowadzać niepotrzebne komplikacje). Tak odnosi się to do stanu faktycznego jak i analizy prawnej – z doświadczenia wiemy że zbytnia aktywność w początkowej fazie uaktywnia często organy podatkowe które znacznie lepiej przygotowują swe decyzje z którymi następnie trudniej jest „walczyć”,
- składania wyjaśnień przez osoby nie zorientowane i nie posiadające całościowej wiedzy na temat stanu faktycznego,
- zbytniego przedłużania postępowania i unikania kontaktu z organami (z reguły te działania niczemu nie służą a dodatkowo wzbudzają zupełnie niepotrzebne emocje po obu stronach sporu),
- zbytecznej złośliwości czy składania wyjaśnień o zabarwieniu ironicznym czy kpiącym (taki ton postępowania zupełnie naturalnie musi wzbudzić osobistą niechęć czy dystans prowadzących postępowanie co na pewno nie służy dobrze żadnej sprawie),
- ocen pracy organów, z którymi podatnik jest w sporze. Jeśli tego typu uchybienia podatnik zauważa, najwłaściwszym organem do którego należy to adresować to organ wyższego szczebla na etapie kolejnej instancji odwoławczej,
- zbytniej uległości (czy strachu) wobec stanowiska organów będących z podatnikiem w sporze podatkowych – praktyka pokazuje że podatnicy winni motywować swoje racje i co ważne często to ich stanowisko jest słuszne (wg statystyk za rok 2013, opublikowanych przez Naczelny Sąd Administracyjny, podatnicy bardzo często wygrywają przed sądami administracyjnymi),
- nonszalancji w traktowaniu wezwań, terminów itd., które częstokroć mogą zamknąć drogę do kontynuowania sporu podatkowego na odpowiedniej drodze formalnej.
Rafał Szymkowiak, Tomasz Bojkowski