Sprawdź, jak założyć adres do e-Doręczeń dla prowadzonej przez Ciebie działalności gospodarczej.
Z początkiem tego roku w życie weszła ustawa o doręczeniach elektronicznych, która nałożyła na bardzo szeroki krąg podmiotów obowiązek posługiwania się adresem do e-Doręczeń. Przygotowaliśmy zestawienie najważniejszych informacji w tym zakresie.
Dzięki tym informacjom możesz ocenić czy obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń dotyczy również Ciebie. Jeśli okaże się, że tak – przedstawione przez nas informacje pomogą Ci samodzielnie założyć adres do e-Doręczeń oraz uzyskać wpis w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE).
Czym są e-Doręczenia?
Doręczenia elektroniczne to elektroniczny odpowiednik tradycyjnej korespondencji (tzw. listów poleconych), a adres do e-Doręczeń funkcjonuje jako elektroniczny odpowiednik adresu korespondencyjnego. Mają one służyć do oficjalnej komunikacji z urzędami (w przyszłości również z sądami).
Ta forma nie zastąpi Twojego adresu mailowego, z którego korzystasz na co dzień. Różni się od niego nawet wizualnie – adres do e-Doręczeń składa się z ciągu znaków liter i cyfr (np.: AE:PL-12345-67890-ABCDE-12).
Ponadto adres do e-Doręczeń:
- jest indywidualny – przypisany do danego użytkownika na podstawie jego niepowtarzalnych danych (osoby, spółki lub innej osoby prawnej czy jednostki organizacyjnej),
- umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata,
- nie może zmienić właściciela,
- może być wykorzystywany w każdym postępowaniu administracyjnym(w przyszłości również w sądowym).
Każdy adres do e-Doręczeń powinien być wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), czyli publicznego rejestru, w którym zapisywane są wszystkie adresy do e-Doręczeń. Adresy zamieszczone w bazie są wiarygodne, ponieważ podczas wnioskowania o uzyskanie adresu do e-Doręczeń weryfikowana jest tożsamość podmiotu, który ma być właścicielem adresu.
Po uzyskaniu wpisu adresu do Bazy Adresów Elektronicznych wszelkie pisma, decyzje administracyjne i inne dokumenty urzędowe będą doręczane wyłącznie drogą elektroniczną na ten adres.
Kto i od kiedy ma obowiązek posługiwania się adresem do e-Doręczeń?
Podmioty, które przed 1 stycznia 2025 roku uzyskały wpis w:
- KRS – muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku,
- CEIDG – muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 października 2026 roku.
Podmioty, które dopiero rejestrują działalność w KRS albo w CEIDG, a więc zostaną wpisane do rejestru już po 1 stycznia 2025 roku, powinny założyć adres do e-Doręczeń podczas rejestracji – przy okazji składania wniosku o wpis do odpowiedniego rejestru.
Wyróżnić można dwa rodzaje dostawców usług elektronicznych w tym zakresie, tj. adres do doręczeń elektronicznych powiązany z:
- publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
albo
- kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Aktualnie dostawcą publicznym jest Poczta Polska. Z kolei dostawcami niepublicznymi związanymi z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego aktualnie są m.in.: Asseco Data Systems S.A. oraz Autenti sp. z o.o.
W zależności od wyboru między dostawcą publicznym a niepublicznym różnić się będzie sposób uzyskania wpisu do Bazy Adresów Elektronicznych.
W przypadku:
- publicznego dostawcy – nie musisz oddzielnie wnioskować o wpis do BAE. Wystarczy, że aktywujesz utworzony adres do e-Doręczeń, a wpis nastąpi automatycznie;
- niepublicznego dostawcy – wpis do bazy następuje na Twój wniosek, którego sposób złożenia będzie ściśle uzależniony od funkcjonalności systemu proponowanego przez dostawcę.
Co w przypadku, gdy dopiero rejestrujesz działalność gospodarczą, ale posiadasz już adres do e-Doręczeń wpisany do BAE?
Wówczas, przy rejestracji działalności gospodarczej masz możliwość złożenia oświadczenia o posiadaniu adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do Bazy Adresów Elektronicznych oraz oświadczenia o aktualności danych uwzględnionych w rejestrze.
Jeśli nie chcesz posiadać adresu powiązanego z publiczną usługą, możesz załączyć oświadczenie o rezygnacji z publicznej usługi i uwzględnić w rejestrze (KRS lub CEIDG) adres do doręczeń elektronicznych uzyskany u dostawcy niepublicznego.
Jak założyć adres do e-Doręczeń?
Złóż wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń
- Wejdź na stronę: https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen.
- Na stronie pojawi się rubryka z prośbą o udzielenie odpowiedzi na kilka pytań – należy wybrać „START", następnie wskazać odpowiednią kategorię (co do zasady będzie to: „DLA PRZEDSIĘBIORCY (DLA PODMIOTÓW ZAREJESTROWANYCH W KRS LUB CEIDG)" i przejść do kolejnego etapu poprzez kliknięcie przycisku „DALEJ".
- Nastąpi przekierowanie na kolejną stronę, gdzie należy kliknąć przycisk: „WNIOSEK NA BIZNES.GOV.PL", a po kolejnym przekierowaniu przycisk: „ZAŁATW ONLINE".
- Następnie wyświetli się strona z tytułem Złóż wniosek o adres do e-Doręczeń dla firmy – należy kliknąć przycisk: „ROZPOCZNIJ".
- Aby rozpocząć wypełnianie wniosku, należy zalogować się w jeden ze wskazanych sposobów – może to mieć miejsce np. poprzez Profil zaufany, ale także przez Bankowość elektroniczną czy e-Dowód.
- Następnie należy wypełnić wniosek, postępując zgodnie z instrukcjami wygenerowanymi przez system.
- W pierwszej kolejności wyświetli się klauzula: „WAŻNE INFORMACJE”, z którą należy się zapoznać i przechodzić przez kolejne etapy poprzez klikanie przycisku: „DALEJ".
- Następnie pojawi się pytanie, w jakim celu jest składany wniosek – należy wybrać opcję pierwszą, czyli: „UTWORZENIE ADRESU U PUBLICZNEGO DOSTAWCY USŁUGI".
- Po przejściu do kolejnego kroku konieczny będzie wybór rejestru, w którym jest (lub będzie) zarejestrowana firma. W przypadku spółki jest to KRS.
- W dalszej kolejności konieczne będzie wskazanie osoby lub osób składających wniosek w imieniu firmy oraz informacji czy reprezentacja firmy przez osobę/osoby podpisujące wniosek wynika z rejestru, a także podanie numer identyfikacyjnego podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie.
- Po dokonaniu powyższych czynności system automatycznie pobierze dane z rejestru oraz poprosi o potwierdzenie czy w rejestrze widnieją aktualne dane firmy.
- Następnie konieczne będzie wskazanie, że adres do korespondencji jest taki sam jak adres siedziby, a gdyby miał być inny – wskazanie tego adresu.
- Kolejne dane będą dotyczyły administratora skrzynki, który:
- w przypadku przedsiębiorców wpisanych do KRS – musi zostać wyznaczony,
- w przypadku przedsiębiorców wpisanych do CEIDG – może zostać wyznaczony.
- Po uzupełnieniu danych administratora wyświetli się pouczenie i klauzula, z którymi należy się zapoznać, a następnie potwierdzić to oświadczeniem.
- W dalszym etapie wyświetlą się dane urzędu, który będzie realizował wniosek.
- Po przejściu dalej wyświetli się informacja, że dokument jest gotowy do podpisu oraz kilka możliwości jego podpisania. W prawym górnym rogu będzie widniał także odnośnik umożliwiający podgląd uzupełnionego wniosku – który warto zweryfikować przed jego podpisaniem.
- Po weryfikacji należy podpisać wniosek, a następnie go wysłać (tj. kliknąć przycisk "WYŚLIJ", który pojawi się po jego podpisaniu). Wniosek nie zostanie wysłany automatycznie po podpisaniu.
- Po wysłaniu wniosku wyświetli się potwierdzenie jego złożenia oraz numer sprawy, który został nadany wnioskowi.
UWAGA!
- Założenie adresu przez stronę Biznes.gov.pl skutkuje założeniem skrzynki do e-Doręczeń u publicznego dostawcy usługi, którym obecnie jest Poczta Polska S.A.
- Niektóre Twoje dane są wpisane do wniosku automatycznie. Jeśli są błędne i nie możesz ich poprawić, nie wysyłaj tego wniosku. Skontaktuj się właściwym urzędem/sądem i dokonaj korekty danych.
- Skrzynka do e-Doręczeń może mieć wielu administratorów – wówczas we wniosku o adres do e-Doręczeń należy wskazać dane więcej niż jednej osoby.
- Wniosek muszą podpisać elektronicznie osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy lub pełnomocnik, który ma umocowanie do złożenia wniosku.
- W analogiczny sposób, jak przedstawiony powyżej możesz złożyć wniosek o zmianę danych w BAE lub o wykreślenie z niej danego adresu.
- Jeśli działasz jako pełnomocnik, członek organu uprawnionego do reprezentacji albo prokurent, a twoje uprawnienie do złożenia wniosku w imieniu przedsiębiorcy nie wynika z CEIDG albo KRS – musisz wykazać swoje uprawnienie do reprezentacji.
W takim wypadku konieczne będzie załączenie:
- pełnomocnictwa, podpisanego elektronicznie przez przedsiębiorcę albo kopię pełnomocnictwa potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo będącego pełnomocnikiem przedsiębiorcy – adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego, radcę Prokuratorii Generalnej RP,
- dowodu uiszczenia opłaty skarbowej (17 zł) za złożenie pełnomocnictwa.
albo
- dokumentu potwierdzającego reprezentację bądź jego kopii, potwierdzonej elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo będącego pełnomocnikiem – adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego, radcę Prokuratorii Generalnej RP.
Weryfikacja wniosku
Urząd dokona weryfikacji merytorycznej i formalnej złożonego wniosku. Zajmie to kilka dni.
Jeśli wniosek będzie zawierał nieprawidłowe dane albo nie będzie spełniał innych wymagań, urząd wezwie Cię do usunięcia braków w terminie 7 dni. Jeśli braki nie zostaną usunięte, wniosek pozostanie bez rozpoznania – czyli sprawa zakończy się na tym etapie, a Twój adres do e-Doręczeń nie zostanie utworzony.
Potwierdzenie utworzenia adresu do e-Doręczeń
O tym, że adres i skrzynka zostały utworzone, dowiesz się z wiadomości e-mail, przesłanej na adres mailowy wskazany podczas wypełniania wniosku. W wiadomości będzie także instrukcja jak aktywować adres.
Aktywacja adresu do e-Doręczeń
Żeby adres do e-Doręczeń twojej firmy stał się widoczny w Bazie Adresów Elektronicznych, a skrzynka zaczęła działać, potrzebna jest ich aktywacja. Szczegółowe informacje jak to zrobić będą w wiadomości e-mail do administratora skrzynki lub do przedsiębiorcy, który jest właścicielem adresu i nie wyznaczył administratora.
Aktywacja skrzynki do e-Doręczeń zostanie potwierdzona także we wiadomości mailowej.
Po założeniu i aktywacji adresu u publicznego dostawcy tj. w sposób wskazany powyżej uzyskasz dostęp do darmowej skrzynki do e-Doręczeń dla swojej firmy. Skrzynka umożliwi Ci wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do adresów wpisanych do BAE.
Wpis adresu do e-Doręczeń do Bazy Adresów Elektronicznych
Tak jak wcześniej wskazaliśmy – w przypadku korzystania z usług publicznego dostawcy – wpis do BAE nastąpi automatycznie. Nie musisz podejmować w tym zakresie dodatkowych czynności.
Na aktywowany adres do e-Doręczeń otrzymasz wiadomość o jego wpisie do Bazy Adresów Elektronicznych. Od tego momentu urzędy, które mają adresy do e-Doręczeń, będą przesyłać twojej firmie korespondencję tylko elektronicznie, na adres wpisany do BAE.
Jak będą wyglądały wiadomości otrzymywane na adres do e-Doręczeń?
Co do zasady otrzymana wiadomość wraz z załącznikami powinna być możliwa do pobrania w skompresowanym pliku ZIP. Gdy zostanie on rozpakowany, w folderze znajdziesz wszystkie pliki dotyczące przesyłki.
Wykorzystywane będą formaty PDF i XML, a format załączników będzie zależny od sposobu, w jaki dodał je nadawca. Możliwe powinno być także pobranie każdego z załączników jako odrębnego pliku.
Czy inne osoby posiadające adres do e-Doręczeń będą widziały Twoje dane?
Dane osób fizycznych uwzględnione w Bazie Adresów Elektronicznych są udostępniane wyłącznie podmiotom publicznym. Natomiast dane Twojej firmy, podobnie jak informacje dostępne publicznie w rejestrze CEIDG czy KRS – będą widoczne dla wszystkich użytkowników e-Doręczeń.
Aleksander Gałek
Jakub Stegenta
