Umowa spółki jest podstawowym dokumentem określającym zasady funkcjonowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i jej wspólników. Nierzadko przedsiębiorcy korzystają z gotowych wzorów umowy spółki z o.o. – jest to szybkie i wygodne rozwiązanie dla osób zakładających działalność. W wielu przypadkach może ono jednak nie spełniać wszystkich potrzeb przedsiębiorcy oraz nie zabezpieczać ryzyk związanych z prowadzeniem spółki.
Pobierz bezpłatny PDF: „5 filarów dobrej umowy spółki z o.o.” Kliknij tutaj, aby pobrać!
Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, dlaczego gotowe wzory umów spółek nie zawsze są dobrym rozwiązaniem!
Umowa spółki - u notariusza czy przez internet?
Decydując się na prowadzenie firmy w formie spółki z o.o. przedsiębiorcy mają do wyboru dwie metody założenia spółki – u notariusza lub przez internet w systemie S24.
System S24 umożliwia szybkie założenie spółki z o.o. przez internet, bez konieczności wizyty u notariusza. Wspólnicy mogą podpisać umowę spółki oraz pozostałe dokumenty rejestracyjne za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub podpisu osobistego.
W systemie S24 znajduje się gotowy wzór umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, który określa wyłącznie podstawowe zasady funkcjonowania spółki. Wspólnicy mogą uzupełnić jedynie niektóre pola, np. określić wysokość kapitału zakładowego spółki. W pozostałym zakresie wspólnicy mogą dokonać wyboru spośród dostępnych wariantów proponowanych przez system. S24 nie pozwala jednak na dowolną modyfikację zapisów czy dodawanie bardziej rozbudowanych postanowień, dostosowanych do konkretnej sytuacji spółki i jej wspólników.
Czego nie zawiera gotowy wzór umowy spółki z o.o.?
Gotowy wzór umowy spółki z o.o. dostępny w systemie S24 spełnia wszystkie wymogi formalne. Mimo to, skorzystanie z gotowego wzorca nie zawsze będzie dobrym rozwiązaniem.
Standardowa umowa spółki z o.o. zawarta w S24 nie umożliwia bowiem wprowadzenia wielu postanowień zabezpieczających sprawne funkcjonowanie spółki. Mowa tu w szczególności o postanowieniach w zakresie:
-
bardziej elastycznego ograniczenia w zbywaniu udziałów w kapitale zakładowym spółki,
-
możliwości uprzywilejowania udziałów,
-
określenia większości głosów do podejmowania uchwał zgromadzenia wspólników przy uwzględnieniu liczby udziałów posiadanych przez każdego ze wspólników spółki,
- zasad funkcjonowania zarządu spółki z o.o.,
-
mechanizmów wyjścia wspólnika ze spółki,
- zagwarantowania wspólnikom wypłaty zysku (polityka dywidendowa).
Dlaczego gotowy wzór umowy spółki z o.o. może nie wystarczyć?
Umowa spółki z o.o. oparta na gotowym wzorze często nie zapewnia odpowiedniej ochrony interesów wspólników. Nie uwzględnia również specyfiki działalności konkretnej spółki. Możliwość wyboru jedynie spośród standardowych postanowień umownych utrudnia dostosowanie konkretnych zapisów do specyficznych relacji panujących między wspólnikami, jak również do indywidualnych założeń biznesowych.
Brak uwzględnienia w umowie spółki wskazanych kwestii może prowadzić m.in. do problemów związanych z podejmowaniem decyzji, podziałem zysków, zbywaniem udziałów czy wyjściem wspólnika ze spółki. Przykładowo, w przypadku różnicy zdań między wspólnikami, brak odpowiednich postanowień może prowadzić do impasu decyzyjnego, uniemożliwiającego sprawne funkcjonowanie spółki.
Pobierz bezpłatny PDF: „5 filarów umowy spółki z o.o.” Kliknij tutaj, aby pobrać!
Co warto zawrzeć w umowie spółki, aby zabezpieczyć funkcjonowanie firmy i swoje prawa?
Już na etapie negocjowania umowy spółki z o.o. warto określić jasne zasady współpracy między wspólnikami (w tym prawa i obowiązki każdego z nich). Może to zmniejszyć ryzyko powstania konfliktów, zwłaszcza w relacjach pomiędzy mniejszościowymi a większościowymi wspólnikami spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Standardowe wzory umowy spółki nie zawierają jednak określonych mechanizmów ochronnych i tym samym nie stanowią odpowiedniego zabezpieczenia dla wspólników.
Z jednej strony, wzór umowy spółki nie zabezpieczy w wystarczający sposób interesu wspólników mniejszościowych. Skorzystanie z gotowego wzoru umowy spółki najczęściej prowadzi do tego, że wspólnik większościowy będzie miał prawo do podejmowania kluczowych decyzji bez konsultacji z pozostałymi udziałowcami. Zdarza się, że w przypadku sporu wspólnicy wykorzystują niekorzystne dla wspólnika mniejszościowego postanowienia w celu wywarcia na niego nacisku.
Z drugiej strony, gotowy wzór umowy nie zawiera postanowień gwarantujących wspólnikowi większościowemu sprawne działanie spółki i jej zarządu. Co więcej, w obliczu konfliktu wspólników, niektóre działania mniejszościowego wspólnika mogą destabilizować sytuację w spółce.
Aby uniknąć takich sytuacji, warto odpowiednio uregulować określone kwestie już na etapie zakładania spółki. Późniejsza zmiana umowy może bowiem okazać się niemożliwa z uwagi na brak takiej woli ze strony wspólników.
Regulacje dotyczące wyjścia ze spółki z o.o.
Wspólnik mniejszościowy powinien mieć możliwość opuszczenia spółki na uczciwych warunkach. Jeśli umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie zawiera odpowiednich regulacji, wyjście ze spółki może być utrudnione. Z drugiej strony, wspólnik większościowy powinien mieć kontrolę nad tym, na czyją rzecz mogą być przeniesione udziały wspólnika.
Ograniczenia co do zbywania udziałów
Udziały w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością co do zasady mogą być swobodnie zbywane. Warto jednak uwzględnić w umowie spółki z o.o. mechanizmy, które wprowadzą ograniczenia co do zbywania udziałów. W każdym przypadku należy jednak zastanowić się jak ukształtować postanowienia umowy spółki w tym zakresie, aby odpowiadała ona potrzebom wspólników.
Zawarty w systemie S24 wzór umowy spółki z o.o. umożliwia jedynie wprowadzenie ogólnego wymogu wyrażenia zgody na zbywanie udziałów. W takiej sytuacji organem odpowiedzialnym za udzielenie zgody będzie zarząd.
Przepisy prawa dają jednak szersze możliwości w tym zakresie. Możliwe jest wskazanie w umowie spółki, że organem udzielającym zgody będzie np. zgromadzenie wspólników bądź rada nadzorcza. Nie ma również przeszkód, aby prawo takie przyznać jednemu ze wspólników w ramach tzw. uprawnienia osobistego.
Często stosowanym rozwiązaniem jest także wprowadzenie do umowy spółki prawa pierwszeństwa. W umowie sp. z o.o. wskazuje się najczęściej, że dopiero gdy osoby uprawnione nie skorzystają z prawa pierwszeństwa, wspólnik będzie mógł zbyć udziały na rzecz wybranego przez siebie podmiotu. Prawidłowe uregulowanie prawa pierwszeństwa wymaga wskazania w umowie szczegółowej procedury realizacji tego uprawnienia.
Sprzedaż udziałów spółki na rzecz inwestora
Wspólnicy mogą także uregulować w umowie spółki szczególne zasady zbywania udziałów w sytuacji sprzedaży spółki na rzecz zewnętrznego inwestora.
Jednym z podstawowych zabezpieczeń interesów wspólnika mniejszościowego jest w takiej sytuacji wprowadzenie do umowy spółki tzw. klauzuli tag – along. Zapewnia ona wspólnikom mniejszościowym prawo sprzedaży ich udziałów na tych samych warunkach, na jakich wspólnik większościowy sprzedaje swoje udziały. Tym samym, jeśli do spółki z o.o. będzie wchodził nowy inwestor, mniejszościowi wspólnicy będą mogli "przyłączyć się" do transakcji.
Lustrzanym uprawnieniem, które może zostać przyznane wspólnikowi większościowemu, jest klauzula drag - along. Umożliwia ona żądanie przez wspólnika większościowego, aby wspólnik mniejszościowy sprzedał swoje udziały na rzecz zewnętrznego inwestora na ściśle określonych warunkach. Klauzula ta daje zatem wspólnikowi większościowemu możliwość "przyciągnięcia" wspólnika mniejszościowego do transakcji obejmującej 100% udziałów spółki.
Pobierz bezpłatny PDF: „5 filarów dobrej umowy spółki z o.o.” Kliknij tutaj, aby pobrać!
Prawo opuszczenia spółki przez wspólnika mniejszościowego
W zależności od relacji między wspólnikami możliwe jest uregulowanie w umowie spółki lub dodatkowym porozumieniu wspólników procedury umożliwiającej wycofanie się wspólnika mniejszościowego ze spółki za odpowiednią spłatą. W takiej sytuacji należy precyzyjnie określić sposób wyceny udziałów, aby uniknąć zaniżania spłaty należnej wspólnikowi.
Pomocnym rozwiązaniem może być też szczegółowe uregulowanie w umowie spółki procedury umorzenia udziałów. W konsekwencji umorzenia, określone udziały są likwidowane, a prawa udziałowe z nimi związane wygasają. Umowa spółki powinna jednak określać warunki umorzenia oraz sposób ustalania wynagrodzenia umorzeniowego.
Przymusowy wykup (umorzenie) udziałów wspólnika
W wielu przypadkach warto zastanowić się nad wprowadzeniem do umowy spółki postanowień o przymusowym umorzeniu udziałów. Jest to szczególny mechanizm prawny, który pozwala na skuteczne wykluczenie wspólnika spółki z o.o. bez konieczności uzyskania jego zgody. Zwykle przymusowe umorzenie udziałów stosowane jest jako sankcja wobec wspólnika dopuszczającego się poważnych naruszeń, np. w postaci złamania zakazu konkurencji. W umowie spółki należy zatem precyzyjnie wskazać przesłanki do zastosowania tego mechanizmu.
Prawo do zysku spółki i obowiązek jej dofinansowania
Polityka dywidendowa
Podstawowym celem wspólników spółki jest osiąganie zysków. Wspólnicy większościowi mogą jednak kontrolować sposób podziału wypracowanego zysku, np. blokując wypłatę dywidendy i zatrzymując zysk w spółce. Gotowe wzory umowy nie zawierają mechanizmów, które zabezpieczałyby w tym zakresie interesy wspólników mniejszościowych.
W umowie spółki z o.o. można jednak określić np. minimalny procent zysku, który musi zostać wypłacony wspólnikom w sytuacji, gdy spółka wypracuje zysk. O tym, jak zabezpieczyć wypłatę dywidendy przeczytasz w naszym artykule – Jak wspólnik mniejszościowy może zagwarantować sobie wypłatę dywidendy?
Zasady podejmowania uchwał spółki z o.o.
Co do zasady uchwały na zgromadzeniu wspólników podejmowane są bezwzględną większością głosów. Oznacza to, że dla skuteczności uchwały liczba głosów "za" musi być większa niż liczba głosów "przeciw" i "wstrzymujących się". Tym samym w wielu przypadkach wspólnicy większościowi mogą niemalże samodzielnie podejmować kluczowe decyzje w spółce. Tak będzie wyglądała sytuacja w przypadku skorzystania z wzorca umowy. W umowie sporządzonej u notariusza można jednak określić szczególne większości głosów na podjęcie określonych uchwał, tak aby do podjęcia danej uchwały konieczne było oddanie głosów "za" również przez wspólników mniejszościowych.
Jednocześnie należy pamiętać, że zwykle podjęcie uchwały na zgromadzeniu nie jest uzależnione od liczby reprezentowanych na nim udziałów. Warto zatem wprowadzić do umowy spółki wymóg kworum. W ten sposób zostanie ograniczone ryzyko, że wspólnik większościowy samodzielnie będzie podejmował decyzje istotne dla spółki.
W umowie spółki można określić katalog spraw, które będą wymagać uprzedniego podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników. W celu zabezpieczenia interesów wspólników oraz ochrony kluczowych aspektów działalności spółki warto rozważyć wprowadzenie wymogu jednomyślności lub podejmowania uchwał większością kwalifikowaną.
Należy jednak pamiętać, że wprowadzenie do umowy takich ograniczeń powinno być zawsze poprzedzone szczegółową analizą. Postanowienia umowne, które nie uwzględniają specyfiki konkretnej spółki, mogą bowiem znacząco utrudnić jej codzienne funkcjonowanie, zwłaszcza w przypadku wystąpienia ewentualnego konfliktu między wspólnikami.
Zarząd
Zarząd spółki jest najczęściej powoływany w drodze uchwały zgromadzenia wspólników. Takie rozwiązanie obejmują wzorce umowy spółki z o.o. Przepisy dopuszczają jednak dużą swobodę w określeniu sposobu powoływania i odwoływania członków zarządu, umożliwiając przekazanie tych kompetencji innym podmiotom.
Umowa spółki może przewidywać przekazanie uprawnienia do powoływania lub odwoływania członków zarządu radzie nadzorczej lub komisji rewizyjnej. Takie rozwiązanie jest nierzadko stosowane w przypadku większych struktur korporacyjnych.
Nie ma również przeszkód, aby przyznać prawo do powoływania członka zarządu konkretnemu wspólnikowi w ramach tzw. uprawnienia osobistego. Wyjątkowo zdarza się również, że wspólnicy decydują się na przyznanie takiego uprawnienia podmiotowi zewnętrznemu, niezwiązanemu bezpośrednio ze spółką.
Kadencja zarządu
Kadencja członka zarządu to okres, na który dana osoba zostaje powołana do pełnienia tej funkcji w spółce. Standardowo, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, długość kadencji zarządu wynosi jeden rok.
Wspólnicy mają możliwość określenia w umowie dłuższego okresu, na przykład 3 lub 5-letniego, a nawet powołania członka zarządu na czas nieokreślony, choć opcja ta jest niedostępna przy rejestracji spółki przez internet.
Szczególnie to ostatnie rozwiązanie może jednak okazać się w określonych okolicznościach korzystne. W praktyce zdarza się bowiem, że wspólnicy zapominają o konieczności pilnowania terminów upływu kadencji zarządu. Przeoczenie terminu i niepowołanie nowego zarządu w terminie wiąże się z utratą formalnego umocowania dotychczasowego członka zarządu do reprezentowania spółki, co może z kolei prowadzić do niepotrzebnych komplikacji.
Sukcesja w spółce – co w przypadku śmierci wspólnika spółki z o.o.?
Zgodnie z przepisami prawa, udziały wspólnika spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podlegają dziedziczeniu. Istnieje zatem ryzyko, że wspólnikami w spółce staną się osoby nieodpowiednie np. takie, które nie mają doświadczenia w prowadzeniu firmy.
Może się także zdarzyć, że udziały po zmarłym wspólniku przejdą na kilku spadkobierców, którzy staną się współwłaścicielami udziałów spółki. W takiej sytuacji spadkobiercy będą musieli wyznaczyć wspólnego przedstawiciela do wykonywania praw z udziałów. Brak porozumienia spadkobierców co do osoby wspólnego przedstawiciela, często prowadzi do konfliktów, które mogą paraliżować funkcjonowanie spółki.
Warto zatem w umowie spółki przewidzieć odpowiednie zapisy na wypadek śmierci wspólnika spółki. Także w tym przypadku gotowy wzór umowy spółki nie chroni odpowiednio przed sporami sukcesyjnymi.
Po pierwsze, w umowie spółki można ograniczyć lub całkowicie wyłączyć dziedziczenie udziałów. W takim przypadku spadkobiercy nie będą mogli wejść do spółki w miejsce zmarłego wspólnika. W umowie spółki należy wówczas określić warunki spłaty spadkobierców.
Precyzyjne i przemyślane uregulowanie tej kwestii pozwoli uniknąć sporów co do wysokości i terminów wypłaty. Spłata spadkobierców może wiązać się z koniecznością wypłaty znacznej sumy pieniężnej. W umowie spółki można jednak wskazać, iż będzie ona odbywać się w ratach, co pozwoli spółce na zachowanie płynności finansowej.
Nie ma również przeszkód, aby w umowie wskazać konkretne osoby, które mogą wstąpić do spółki po śmierci wspólnika. Można także określić kryteria, jakie muszą spełniać osoby, które mają wejść do spółki. Oznacza to, że w umowie spółki można wprowadzić na przykład wymóg posiadania przez przyszłego wspólnika określonego wykształcenia czy konkretnego doświadczenia zawodowego. Przepisy prawa pozwalają także wskazać osoby, które nie będą mogły wstąpić do spółki w przypadku dziedziczenia udziałów. Więcej o sukcesji po śmierci wspólnika spółki przeczytasz w naszym artykule Jak przygotować spółkę na sukcesję, aby uniknąć sporu?
Podsumowanie
Standardowe umowy spółki często nie uwzględniają istotnych kwestii, co może prowadzić do konfliktów oraz trudności w zarządzaniu firmą. Brak odpowiednich postanowień może także utrudnić wyjście wspólnika ze spółki lub doprowadzić do niekontrolowanych zmian w strukturze właścicielskiej. Skorzystaj z pomocy specjalistów Kancelarii PragmatIQ, aby zabezpieczyć swoje interesy już w umowie spółki!
Aleksandra Szyszkowska
Martyna Kunke
Pobierz bezpłatny PDF: „5 filarów umowy spółki z o.o.” Kliknij tutaj, aby pobrać!
