Wojciech Kaptur

    Wojciech Kaptur

    Zapytaj eksperta

    29.09.2014

    Jak długo należy przechowywać dokumentację księgową (kiedy ten okres jest dłuższy niż 5 lat)?

    Ustawa o rachunkowości wskazuje na pięcioletni okres przechowywania dokumentacji księgowej. Czy przepisy podatkowe są spójne z tym okresem i  czy jest możliwa sytuacja, gdy ten okres będzie dłuższy?

     

    Podatnicy, zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, są zobowiązani do przechowywania ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zasadą jest pięcioletni okres przedawnienia zobowiązań podatkowych liczony od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednak w pewnych sytuacjach okres przechowywania ksiąg i dokumentów może się wydłużyć nawet do dziesięciu lat. Ustawa o rachunkowości wskazuje na obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych przez co najmniej pięcioletni okres. Wydawać by się mogło, że gdy on upłynie, to przestaje ciążyć na podatniku obowiązek przechowywania dokumentów. Nic bardziej mylnego. Kluczowe jest tu określenie, czy po tych 5 latach doszło do przedawnienia zobowiązania podatkowego.

     

    Osiągnięcie straty wprowadza pewne komplikacje w zakresie ustalania tych terminów: strata osiągnięta w jednym roku podatkowym może mieć bowiem wpływ na wysokość podatku w kolejnych latach. Strata nie jest odwrotnością zobowiązania podatkowego ani nie jest ujemnym zobowiązaniem podatkowym. Do straty nie mają więc zastosowania przepisy o przedawnieniu, bowiem zgodnie z wolą ustawodawcy jedynie zobowiązanie podatkowe się przedawnia. Utrwalony jest pogląd, zgodnie z którym decyzja określająca stratę może zostać wydana tak długo, jak możliwa jest weryfikacja deklaracji za rok podatkowy, w którym strata ta została odliczona.

     

    Organ podatkowy ma prawo do wydania decyzji określającej wysokość straty dopóki istnieje możliwość weryfikacji zeznania podatkowego za rok podatkowy, w którym podatnik zmniejszył dochód o poniesioną stratę. W konsekwencji ostatni rok, w którym podatnik będzie mógł rozliczyć stratę, będzie wyznacznikiem czasowej granicy wydania decyzji określającej wysokość straty, a tym samym wyznacznikiem granicy obowiązku przechowywania dokumentów. Jeżeli podatnik osiągnął stratę, a księgi oraz dokumenty zostaną zniszczone nim upłynie termin przedawnienia zobowiązań w latach, w których strata był odliczana, to nie będzie on mógł udowodnić prawidłowości wysokości wykazanej w poprzednich latach straty. Organ podatkowy może więc zakwestionować wysokość zadeklarowanego podatku i wydać decyzję określającą wysokość zobowiązania podatkowego nie uwzględniając poniesionych wcześniej strat. Warto też pamiętać, że nieprzechowywanie ksiąg podatkowych przez okres wymagany przez przepisy Ordynacji podatkowej jest wykroczeniem skarbowym, za które grozi kara grzywny.

     

    Przykład: Spółka X osiągnęła w 2006 roku stratę. Strata będzie rozliczana w ciągu 5 następnych lat. Jak długo należy przechowywać księgi i dokumenty? Jeśli spółka będzie rozliczała stratę przez 5 lat, to ostatnia część straty zostanie rozliczona w 2011 roku. Oznacza to, że organ podatkowy będzie mógł wszcząć postępowanie w zakresie straty poniesionej w 2006 (która ma wpływ na wysokość podatku w 2011 roku) aż do końca 2017 roku. Prowadzi to do stwierdzenia, że księgi i dokumenty z 2006 roku należy w takiej sytuacji przechowywać aż do końca 2017 roku.

     

    W związku z powyższym doradzamy dłuższe przechowywanie dokumentów dotyczących lat podatkowych, w których wykazano stratę. Dokumenty należy przechowywać tak długo, aż nie przedawnią się zobowiązania podatkowe za lata, w których rozliczana była strata (czyli maksymalnie 11 lat od końca roku, w którym wystąpiła strata). Można też przyjąć ostrożną zasadę, zgodnie z którą wszystkie dokumenty będą przechowywane przez 11 lat od końca roku, którego dotyczą. Takie podejście pozwoli uniknąć wątpliwości co do długości okresu obowiązkowego przechowywania dokumentów.

     

    Maria Kopówka

    Tagi doradztwo podatkowe księgowość

    Potrzebujesz pomocy w Twojej sprawie?
    Skontaktuj się z nami:

    Kancelaria Prawna PragmatIQ

    Tel. 61 8 618 000

    Tel. 22 21 28 340

    kancelaria@pragmatiq.pl

    Zobacz także

    Podatki

    Czy interpretacja może uchronić przed sporem podatkowym?

    Podatki

    Jakie transakcje należy optymalizować podatkowo?

    Masz pytania?

    Skontaktuj się z ekspertem!

    Wojciech Kaptur

    Radca prawny,

    Doradca podatkowy

    tel.: 61 8 618 000

    w.kaptur@komandytowa.pl

    Napisz mail

    Popularne tematy

    Newsletter

    • otrzymasz bezpłatne opracowanie najczęstszych błędów przy zakładaniu spółki komandytowej
    • bez spamu
    • raz w miesiącu
    Tagi doradztwo podatkowe księgowość