Od 1 kwietnia 2014 r. weszły w życie przepisy, które pozwalają na odliczenie 100% VAT od nabycia firmowych samochodów osobowych i wydatków na ich eksploatację. Niestety pełne odliczenie zostało obwarowane bardzo surowymi warunkami. Przeczytaj co zrobić by je spełnić.
Podstawą obecnego systemu odliczeń VAT od samochodów osobowych jest ich podział na dwie kategorie: wykorzystywanych dla celów mieszanych, tj. działalności gospodarczej i celów prywatnych oraz wykorzystywanych wyłącznie w działalności gospodarczej.
Wykorzystywanie samochodów dla celów mieszanych skutkuje ograniczeniem odliczenia VAT z tytułu nabycia takiego samochodu, jak również z tytułu wydatków eksploatacyjnych i paliwa. Odliczymy zatem 50 proc. VAT, z wyjątkiem paliwa (do 30 czerwca 2015 roku – nie będzie możliwości odliczenia VAT z faktur paliwowych).
W odniesieniu do samochodów osobowych wykorzystywanych wyłącznie w działalności gospodarczej podatnikom przysługuje prawo do odliczenia 100% VAT od zakupu, 100% VAT od wydatków eksploatacyjnych oraz 100% od paliwa (zobacz także jak konsekwencja w VAT istotna jest dla ryczałtu w PIT). By uzyskać te korzyści trzeba jednak spełnić następujące warunki:
- podatnik musi wykazać, że sposób wykorzystywania tych pojazdów, zwłaszcza określony w ustalonych zasadach ich używania wyklucza ich użycie do celów prywatnych,
- wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.
Warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku samochodów osobowych przeznaczonych wyłącznie do sprzedaży lub oddania w najem (leasing) jeżeli sprzedaż lub leasing tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika.
Jeśli w trakcie kontroli organ uzna, że pojazd był wykorzystywany do celów mieszanych trzeba będzie zwrócić 50% VAT odliczonego przy jego nabyciu.
Na podstawie dotychczasowego stanowiska fiskusa można dojść do wniosku, że organy bardzo łatwo będą mogły wykazać, że prowadzona przez podatnika ewidencja przebiegu pojazdów jest nierzetelna. Wystarczy bowiem „przyłapanie” pracownika, który firmowym samochodem parkuje na noc przed domem lub robi zakupy.
By złagodzić ryzyko utraty pełnego odliczenia VAT sugerujemy, by samochody osobowe nabywała spółka, która w ramach grupy kapitałowej będzie pełniła funkcję leasingodawcy (spółka flotowa). Spółka flotowa nie będzie sama korzystała samochodów tylko odda je w leasing spółce lub podmiotowi prowadzącemu działalność operacyjną (spółka operacyjna). Dzięki temu spółka flotowa będzie mogła odliczyć cały VAT od zakupu samochodu bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Ryzyko utraty odliczenia VAT zostanie więc praktycznie wyeliminowane. Pojawi się natomiast problem odliczenia VAT od czynszów leasingowych płaconych przez spółkę operacyjną spółce flotowej. By odliczyć 100% VAT od rat leasingowych i wydatków eksploatacyjnych spółka operacyjna będzie musiała prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów by wykazać, że samochód nie był wykorzystany do celów prywatnych podatnika lub jego pracowników.
W tym zakresie proponujemy, by za wykonywane przez pracowników (wspólników) przejazdy prywatne (których nie da się wyeliminować) wprowadzić odpłatność. Z punktu widzenia spółki operacyjnej taki sposób wykorzystania samochodu będzie należało uznać za wykonywanie działalności gospodarczej. W tym zakresie będzie ona działała jak „mini-wypożyczalnia” samochodów. Decydując się na ten sposób warto zadbać o wpisanie odpowiedniego zakresu działalności w umowie spółki oraz przemyślane skonstruowanie umów z pracownikami lub wspólnikami dotyczących korzystania z firmowych samochodów. Mimo, że opłaty za korzystanie z samochodów przez pracowników lub wspólników będą podlegały opodatkowaniu VAT i PIT (CIT) analizowane rozwiązanie może okazać się w ogólnym rozrachunku korzystne.
Każda ze spółek w ramach analizowanego przykładu będzie też zobowiązana do złożenia w urzędzie skarbowym formularza VAT-26 w terminie siedmiu dni od nabycia pojazdu w spółce flotowej lub opłacenia pierwszej raty leasingowej w spółce operacyjnej.
Wojciech Kaptur
