Rada nadzorcza w spółkach kapitałowych może korzystać z pomocy dodatkowych podmiotów wspierających jej działania. Ma przełożyć się to na poprawę efektywności pracy organu sprawującego nadzór. Takimi podmiotami są: komitet rady nadzorczej oraz doradca rady nadzorczej. Ich obowiązki zazwyczaj dotyczą dziedzin audytu oraz finansów, a także fachowej wiedzy w przypadku zaistnienia specyficznego problemu spółki.
Komitet rady nadzorczej
Kluczową cechą komitetu jest to, że nie stanowi on kolejnego – osobnego organu w spółce z o.o., a jest wydzieloną grupą osób w obrębie rady. Takie gremium ma obrać za przedmiot swoich działań określony zakres nominalnych obowiązków rady nadzorczej. Kluczową kwestią jest jednak to, że zadania muszą pozostawać w zakresie działań, do których uprawniona jest z zasady sama rada. Nie może dojść do rozszerzenia kompetencji na rzecz komitetu, który uprawniony byłby do aktywności, co do których sama rada nie posiada umocowania.
Sama istota komitetów nie stanowi nowinki w polskim prawie, ponieważ występowały już one m.in. w spółkach akcyjnych publicznych. Również spółki giełdowe muszą powoływać komitety, aby wypełnić obowiązki wynikające z ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich i nadzorze publicznym – są to tak zwane komitety audytu. To co faktycznie jest nowością, to wprowadzenie komitetów do regulacji o spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, co przełożyć ma się na zwiększenie skuteczności, niezależności i profesjonalizmu rady nadzorczej. Jest to tylko jeden z elementów nowelizacji przepisów Kodeksu spółek handlowych (dalej: k.s.h.), która ma na celu ogólne zintensyfikowanie aktywności rady oraz poprawę jej efektywności.
Ustanowienie komitetu
Komitet rady nadzorczej może zostać ustanowiony na podstawie art. 2191 k.s.h. za pomocą uchwały rady. Gremium może zostać wyodrębnione do pomocy doraźnej (pomocy ad hoc), np. podczas konieczności zbadania konkretnej aktywności spółki w jakimś okresie, a także jako komitet stały, np. zajmujący się nadzorem nad zarządzeniem ryzykiem. Uchwała oprócz wskazania czasu działania komitetu, powinna zawierać również szczegóły dotyczące zakresu zadań oraz liczby członków.
Powołanie do komitetu nie zwalnia członka rady z ogólnych obowiązków względem spółki. Każda osoba nadal musi wykonywać swoje nominalne zadania, tj. ma obowiązek stałego nadzoru nad działalnością firmy we wszystkich dziedzinach jej działalności i wykonywania obowiązków wynikających z przepisów ustawy oraz postanowień umowy spółki.
Powyższe uregulowanie stanowi zatem swoisty miecz obosieczny. Ustanowienie w spółce np. komitetu do spraw wynagrodzeń powoduje, że część członków rady za swoje główne zadania obejmie aktywność w tej konkretnej dziedzinie. Nie zmienia to faktu, że nadal osoby te powinny ogólnie nadzorować aktywność przedsiębiorstwa. Dodatkowo, pozostali członkowie rady nie są zwolnieni z obowiązku nadzoru dziedziny wynagrodzeń – ich obowiązkami nadal jest sprawowanie kontroli nad spółką per se – zatem nadzór wynagrodzeń nadal zawiera się w tym zbiorze zadań.
Podejmowanie decyzji
Co również istotne, wyodrębnienie komitetu rady do konkretnej dziedziny, nie przenosi na komitet pełni uprawnień i obowiązków rady nadzorczej w zakresie tego tematu. Komitet nie może stanowić indywidualnego quasi organu, który zastępowałby radę w obrębie decyzyjności lub sprawowania swoich czynności w zakresie kontroli. Rola takiego gremium jest przede wszystkim doradcza, zatem rada nigdy nie będzie związana wydaną przez komitet opinią i jej zdanie – wyrażone uchwałą – będzie zawsze stanowić ostateczne stanowisko całego organu.
Przykładowo, jeśli umowa spółki przewiduje, że wynagrodzenia członków zarządu ustala rada nadzorcza, nic nie stoi na przeszkodzie, aby powołać stały komitet do spraw wynagrodzeń członków zarządu. Komitet będzie miał uprawnienie do składania propozycji wysokości wynagrodzeń i zasad ich wypłaty. Może dojść jednak do sytuacji, że propozycja nie zostanie zaakceptowana przez pozostałą część rady, zatem ostateczna wysokość wynagrodzenia uchwalonego dla poszczególnych osób w zarządzie może się znacznie różnić względem propozycji komitetu.
Powołanie komitetu w radzie nadzorczej nie wyłącza zatem odpowiedzialności pozostałych członków rady nadzorczej, ponieważ to nie komitet podejmuje ostateczne decyzje. Ponadto powołanie komitetu nie może być przesłanką do zwolnienia z odpowiedzialności pozostałych członków rady nadzorczej, jeśli nie zostali oni wybrani do komitetu zajmującego się określoną dziedziną. Struktura komitetowa pozwala radzie na bardziej elastyczne działanie poprzez specjalizację konkretnych osób nad poszczególnymi pionami w firmie. Niemniej jednak nie należy zapominać, że to rada nadzorcza jest nadal nadrzędnym względem komitetów organem w spółce, zatem to na niej spoczywają ustawowe i umowne obowiązki oraz odpowiedzialność.
Doradca rady nadzorczej
O ile istnienie komitetu wynika z podziałów wewnętrznych rady, tak doradca rady nadzorczej jest podmiotem zewnętrznym, któremu rada nadzorcza może zlecić określone zadania. Powodem powoływania doradcy może być konieczność zasięgnięcia przez organ fachowej, eksperckiej wiedzy, której rada sam z siebie nie posiada. Zgodnie z art. 2192 § 1 k.s.h., co do zasady doradca powoływany jest w celu zbadania określonej sprawy dotyczącej działalności spółki z o.o. lub jej majątku. Jest on zatem powoływany samodzielnie przez organ nadzorczy, z pominięciem zarządu. Skutkiem powołania doradcy powinna być fachowa i niezależna opinia lub analiza, analogiczna np. do komercyjnej opinii biegłego w postępowaniu sądowym.
Rada nadzorcza nie może jednak powołać doradcy bez odpowiedniego zapisu w umowie spółki, jest to przejaw tzw. zasady opt-in. Zatem wyłącznie umowa spółki może nadać radzie takie uprawnienie, jak również może sprecyzować warunki, na jakich doradca może zostać powołany. Powyższa regulacja różni się znacznie od przepisów o prostej spółce akcyjnej, gdzie kompetencja do powołania doradcy nadana jest radzie z zasady, a dopiero w umowie spółki można to uprawnienie ograniczać, np. poprzez przez upoważnienie walnego zgromadzenia do określenia maksymalnego łącznego kosztu wynagrodzenia wszystkich doradców rady nadzorczej, który spółka może ponieść w trakcie roku obrotowego. W umowie spółki z o.o. określić można natomiast warunki powołania doradcy lub zakres przyszłego wynagrodzenia, które będzie mu przysługiwać.
Kim może być doradca?
Wskazania wymaga, że o ile najczęściej – jako o doradcy – mówi się o konkretnej osobie, np. naukowym ekspercie w jakiejś dziedzinie, tak przepisy wcale nie precyzują, że doradcą musi być osoba fizyczna. Z uwagi na to, że przepisy milczą w tym zakresie, rada nadzorcza może powołać na doradcę osobę prawną lub jednostkę niebędącą osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną. Doradcą może być także podmiot zagraniczny, byle posiadał fachową wiedzę w określonym zakresie, co do zasady sprecyzowanym w uchwale o jego powołaniu.
Powyższa kwestia wiąże się jednak z kontrowersjami. Jak nadmieniono, doradcą powinna być osobą o wiedzy eksperckiej, której nie posiada rada nadzorcza. O ile generalnie umożliwienie radzie nadzorczej powołania osoby do zasięgnięcia zewnętrznej opinii należy uznać za pozytywną zmianę, tak pamiętać należy, że obecność w radzie nadzorczej jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem. Z uwagi na powyższe, część osób silnie krytykuje tę regulację argumentując, że powoływanie w spółce doradców rady jest pod pewnym kątem usprawiedliwieniem dla potencjalnych braków lub nawet niekompetencji poszczególnych członków rady. Powyższa krytyka jest pod pewnym względem zasadna, niemniej jednak w obrocie może przecież występować jakaś specyficzna aktywności spółki, dla której badanie eksperckie jest kluczowe do rzetelnej oceny sytuacji przez radę nadzorczą. Nie należy jednak instytucji doradcy traktować jako wytrychu, który pozwala radzie na mniejszą aktywność. Co również istotne, nie należy doradcy traktować jako dodatkowej formy zarobkowania na rzecz powiązanych z radą podmiotów, których rada powoływałaby do spraw bieżących bez ingerencji zarządu. Takie działanie może bowiem prowadzić do szkody na rzecz samej spółki, gdyż to spółka ponosi koszty wynagrodzenia.
Doraźny charakter działalności doradcy
Kolejną kluczową kwestią, którą zawarto w przepisie umożliwiającym powołanie doradcy jest to, że musi mieć on charakter doraźny. W przeciwieństwie do regulacji dotyczącej komitetów, rada nie może ustanowić stałych doradców do bieżących spraw spółki. Nie ma jednak ograniczenia w zakresie liczby powoływanych doradców, zatem może dojść do sytuacji, że w opinii rady jednocześnie wystąpi kilka zagadnień wymagających fachowej analizy, zatem kilku doradców będzie analizować konkretne dziedziny działalności przedsiębiorstwa.
Kompetencja do powołania doradcy nadana została radzie nadzorczej jako całości, zatem kompetencja ta nie może przejść na indywidualnego członka rady nadzorczej. Analogicznie przy zawieraniu umowy z doradcą, spółkę reprezentuje rada nadzorcza kolegialnie. W takiej sytuacji albo na umowie za radę nadzorczą musiałby podpisać się każdy z członków albo rada nadzorcza może podjąć uchwałę o wyborze pełnomocnika, który w jej imieniu zawrze umowę z wybraną osobą.
Kompetencje i obowiązki doradcy w związku z badaniem
Najważniejszą kwestią umożliwiającą doradcy dokonanie stosownego badania jest zobowiązanie zarządu do zapewnienia dostępu do dokumentów spółki i udzielenia mu żądanych informacji. W przypadku, gdyby zarząd takiego obowiązku nie wykonał, ustawa przewiduje rygor karny w postaci grzywny nie niższej niż 20 000 złotych lub kary ograniczenia wolności. Dodatkowo osoba, która zostanie skazana za to przestępstwo nie może później pełnić funkcji członka: zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, ani być likwidatorem albo prokurentem spółki.
W zakresie obowiązków doradcy, oprócz rzecz jasna posiadania fachowej wiedzy, wyróżnić można jeszcze zachowanie tajemnicy. Zobowiązany jest on ustawą do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji oraz dokumentów, które nie mają publicznego charakteru. Powyższe przechodzi również na potencjalnych podwykonawców oraz inne osoby, które dokonują w imieniu lub na rzecz doradcy czynności dotyczących badania. Zachowanie w tajemnicy newralgicznych informacji firmy jest obowiązkiem bezterminowym. Sankcją za naruszenie takiego obowiązku może być odpowiedzialność odszkodowawcza wobec spółki.
Podsumowanie
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością często kojarzona jest ze stosunkowo niewielką strukturą udziałową – zamkniętym gronem wspólników, którzy zazwyczaj posiadają wiedzę oraz kontrolę nad aktywnością firmy. Niemniej jednak coraz częściej zdarza się, że właściciele, w szczególności większych spółek, powołują rady nadzorcze, aby odciążyć siebie samych z konieczności ciągłej kontroli firmy. Z uwagi na to, że nawet profesjonalna kadra menadżerska nie jest często w stanie nadzorować jednocześnie każdej aktywności przedsiębiorstwa, powołanie w obrębie firmy komitetów lub doradców rady nadzorczej może znacznie poprawić działanie samego organu. Należy jednak pamiętać, że wyodrębnienie gremium w radzie nie zwalnia pozostałych osób z ich nominalnych obowiązków a zapewnić ma większą elastyczność i efektywność. Dodatkowo, należy wziąć pod uwagę, że powołanie doradcy rady również nie powinno być mechanizmem, który pozwoli członkom na braki wiedzy lub opieszałość w zakresie ich nominalnych zadań.
Bartosz Głogowski
