Programy motywacyjne mogą przynieść wiele korzyści nie tylko pracownikom czy współpracownikom, ale również samej organizacji. Aby tak się stało, wprowadzenie programu motywacyjnego powinno być dobrze przemyślane. Pozwoli to uniknąć ewentualnych problemów prawnych, ale również umożliwi dostosowanie jego formy do potrzeb i możliwości spółki.
Przed przystąpieniem do przygotowania programu motywacyjnego warto zwrócić uwagę na poniższe kwestie.
Przed przystąpieniem do przygotowania programu motywacyjnego warto zwrócić uwagę na poniższe kwestie.
Do kogo ma być skierowany program motywacyjny?
W pierwszej kolejności, organizacja, która zamierza wprowadzić program motywacyjny powinna odpowiedzieć sobie na pytanie jakie osoby będą mogły zostać beneficjentami programu motywacyjnego. Choć nazwa, którą zwyczajowo nazywa się wszystkie programy motywacyjne - ESOP (Employee Stock Option Plan) nawiązuje wprost do emisji akcji na rzecz pracowników, w rzeczywistości program motywacyjny może być wprowadzony nie tylko w spółce akcyjnej, być skierowany do podmiotów innych aniżeli pracownicy, a także przyznawać inne uprawnienia niż możliwość nabycia akcji.
Najczęstszą praktyką jest adresowanie programów motywacyjnych, nie tylko do pracowników czy osób świadczących na rzecz spółki usługi w ramach umowy zlecenia czy umowy o świadczenie usług, ale również do członków zarządu i kadry menadżerskiej. Co do zasady beneficjentami programu mogą być również osoby trzecie – niezwiązane ze spółką, np. przyszli współpracownicy. To, do kogo skierowany będzie program motywacyjny jest ściśle powiązane z celem, dla którego zostaje on wprowadzony. Organizacja musi w tym zakresie odpowiedzieć sobie na pytanie, czy program ma służyć zmotywowaniu obecnych pracowników lub współpracowników do osiągania lepszych wyników, czy też pozyskaniu nowych osób w celu dalszego rozwoju spółki.
Beneficjentami programu mogą być osoby wskazane imiennie lub spełniające określone kryteria. Można także różnicować uprawnienia, dzieląc beneficjentów na kategorie według doświadczenia, stażu pracy czy stanowiska.
Jakie mają być kryteria nabycia uprawnień przez beneficjentów?
Jedną z najistotniejszych kwestii, na którą należy zwrócić uwagę wprowadzając program motywacyjny jest prawidłowe ustalenie kryteriów przyznawania uprawnień na rzecz beneficjentów programu. Kryteria te odzwierciedlają bowiem cele wprowadzenia programu, które mogą dotyczyć chęci związania pracowników i współpracowników z firmą lub pozyskania nowych, osiągania przez spółkę lepszych wyników finansowych, czy też ugruntowanie pozycji spółki na rynku.
Ustalenie warunków nabycia uprawnień w sposób nieprzemyślany lub niedostosowany do celów, potrzeb i możliwości organizacji może na przykład doprowadzić do sytuacji, w której uprawnienia do udziału w programie uzyskają pracownicy lub współpracownicy, którzy nie oferują wymaganego przez spółkę zaangażowania i lojalności. Wówczas może przyczynić się to nie tylko do spadku motywacji u pozostałych pracowników lub współpracowników, ale również spowodować, że korzyści z wprowadzenia programu będą wymierne dla samej firmy.
W zależności od tego jakie cele mają przyświecać wprowadzeniu programu motywacyjnego, najczęściej spotykane kryteria uzyskania przez beneficjentów uprawnień związane są ściśle z ich postawą wobec spółki. Kryteria te mogą odwoływać się w szczególności do konieczności uzyskania odpowiedniego stażu zatrudnienia w firmie, uzyskania określonych wyników lub celów (np. realizacja wyznaczonych celów sprzedażowych), awansowania na określone stanowisko, czy też ukończenie określonych szkoleń lub kursów zawodowych.
Warunki nabycia uprawnień przez beneficjentów mogą być również niezwiązane ściśle z postawą pracownika lub współpracownika, a na przykład odnosić się do osiągnięcia przez organizację odpowiednich wyników finansowych.
Co ma być przedmiotem programu motywacyjnego?
Co do zasady przedmiotem klasycznych programów motywacyjnych (ESOP -Employee Stock Option Plan) jest uzyskanie przez beneficjentów uprawnienia do nabycia udziałów lub akcji w spółce. Korzyści, które mają na celu zwiększenie zaangażowania, wydajności i lojalności pracowników mogą być jednak różne. Spółka może w szczególności przyznawać udziały fantomowe. Oznacza to, że dany współpracownik przez fakt ich posiadania nie staje się formalnie współwłaścicielem firmy, ale przez przypisanie określonych praw takich jak prawo udziału w zgromadzeniach wspólników z głosem doradczym, czy też prawo do uzyskania określonej części dywidendy za dany rok, osoba ta będzie traktowana na równi ze wspólnikami.
Przedmiotem programów motywacyjnych mogą być różnego rodzaju uprawnienia lub korzyści, które zachęcą pracowników do większego zaangażowania i lojalności. Jako przykład należy wskazać możliwość awansu na określone stanowisko kierownicze lub powołanie do zarządu spółki. W celu zmotywowania pracowników do osiągania lepszych wyników finansowych, przedmiotem kompensacji może być także możliwość uzyskania określonej premii lub nagrody. Firma może przyznawać także benefity pozapłacowe takie jak opieka zdrowotna, elastyczny czas pracy, możliwość pracy zdalnej, czy członkostwo w klubach fitness lub programy wellness.
To, jakie korzyści i uprawnienia będą przyznawane beneficjentom zależy w największej mierze od założeń programu motywacyjnego, wysokości funduszu przeznaczonego na sfinansowanie programu, jak też potrzeb danej organizacji.
Jakie ograniczenia przewidywać będzie program?
Praktyka pokazuje, że najczęściej przedmiotem uprawnień przyznawanych beneficjentom w ramach programów motywacyjnych jest prawo do objęcia udziałów lub akcji. Na skutek tego dotychczasowi pracownicy, współpracownicy, czy członkowie zarządu spółki stają się również jej wspólnikami lub akcjonariuszami. Osoby te stają się zatem dysponentami praw majątkowych w postaci udziałów lub akcji, które mogą w łatwy sposób sprzedać, zastawić lub oddać w użytkowanie osobie trzeciej. Jeżeli do tego dojdzie, sytuacja ta może okazać się niekorzystna dla firmy, z uwagi na zagrożenie rozwodnienia udziałów lub akcji. Aby tego uniknąć, warto przed wprowadzeniem programu motywacyjnego, zastanowić się czy program ten będzie przewidywał jakiekolwiek ograniczenia w rozporządzeniu nabytymi przez beneficjentów akcjami czy udziałami lub inne zobowiązania wobec beneficjentów.
Ograniczenie zbywania udziałów w ramach programów motywacyjnych może być kluczowym elementem strategii długoterminowego zatrzymania kluczowych pracowników i zapewnienia stabilności firmy. Przykładem rozwiązania, które pozwoli na osiągnięcie tego celu jest lock up. Jest to postanowienie stosowane np. w umowie z beneficjentem, które ogranicza możliwość sprzedaży udziałów lub akcji przez określony okres. Innym rozwiązaniem pozwalającym na zablokowanie obrotem przyznanych uprawnień jest uzależnienie możliwości zbycia udziałów lub akcji od uzyskania zgody spółki. Dodatkowym rozwiązaniem może być także vesting, czyli proces stopniowego nabywania uprawnień do określonych świadczeń, takich jak udziały, akcje czy opcje na akcje. Oznacza to, że udziały mogą być nabywane stopniowo w określonym okresie (np. 4 lata), a zatem dopiero po upływie tego czasu pracownicy uzyskają pełne prawo do nabycia przyznanej im puli udziałów.
Każde z tych rozwiązań można dostosować do specyficznych potrzeb i możliwości firmy, aby znaleźć optymalny balans między motywowaniem pracowników a zapewnieniem stabilności struktury udziałowej.
Skutki podatkowe
Jedną z najważniejszych kwestii, nad którą należy zastanowić się przed wprowadzeniem programu motywacyjnego jest ustalenie jakie będą skutki podatkowe planowanych działań, które z reguły uzależnione są od rodzaju uprawnień przyznawanych beneficjentom, a także formy prawnej spółki, w której wprowadzany jest program motywacyjny.
Kluczowe jest ustalenie, czy uzyskane uprawnienie będzie kwalifikowane jako wynagrodzenie, czy jako przychód z kapitałów pieniężnych. Drugie rozwiązanie jest korzystniejsze dla beneficjenta. Pozwala to uniknąć wcześniejszego opodatkowania i większych składek na ubezpieczenia społeczne.
Objęcie przez dotychczasowych pracowników lub współpracowników udziałów w spółce z o.o., co do zasady wiąże się z koniecznością wniesienia odpowiednich wkładów. W przypadku programów motywacyjnych, wkład ten ma co do zasady charakter pieniężny. Gdy wartość nominalna otrzymywanych przez wnoszącego wkład udziałów jest równa ich wartości rynkowej, czynność ta pozostaje neutralna podatkowo, w szczególności nie powoduje powstania przychodu do opodatkowania po stronie nowego wspólnika. Wątpliwości pojawiają się, gdy wnoszony przez wspólnika wkład pieniężny jest niższy niż realna wartość obejmowanych udziałów, tj. wartość nominalna udziałów jest niższa od ich wartości rynkowej. Zgodnie z aktualnym stanowiskiem organów podatkowych, przyjmuje się, że osoba obejmująca udziały, powinna wykazać przychód dopiero w chwili ich zbycia, ponieważ dopiero wtedy można stwierdzić, czy faktycznie został osiągnięty dochód.
W przypadku klasycznych programów motywacyjnych (ESOP), których przedmiotem jest możliwość objęcia akcji, przystąpienie nowego akcjonariusza do spółki akcyjnej lub prostej spółki akcyjnej, nie będzie generować po jego stronie przychodu. Beneficjent programu powinien zapłacić podatek od dochodu dopiero przy zbyciu akcji – podatek zostanie zatem przesunięty w czasie. Podstawa opodatkowania będzie wtedy równa różnicy między ceną sprzedaży akcji a ceną ich objęcia.
***
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat programów motywacyjnych lub planujesz wprowadzić takie rozwiązanie w swojej firmie – zachęcamy do kontaktu z naszymi specjalistami, którzy wyjaśnią wszelkie kwestie związane z programem i udzielą wsparcia w procesie jego wdrożenia w Twojej firmie.
Karolina Jezierska-Kowalska
