25 września 2024 roku wchodzą w życie przepisy dotyczące sygnalistów. W niniejszym artykule przedstawiamy praktyczne aspekty oraz obowiązki wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów. Sprawdź, czy zmiany dotyczą również Ciebie!
Kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów?
Ustawa o ochronie sygnalistów znajduje zastosowanie w przypadku firm, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób, wliczając w to nie tylko umowy o pracę, ale także inne umowy cywilnoprawne (umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług w ramach działalności gospodarczej, czyli tzw. B2B).
Liczbę osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz danej firmy należy dla celów procedur ochrony sygnalistów ustalić według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku.
Do wskazanego progu wliczani są pracownicy – w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem, niezależnie od podstawy zatrudnienia – wówczas w przeliczeniu na liczbę osób. Obie kategorie podlegają zsumowaniu.
Należy jednak pamiętać, że podmiot prawny, na rzecz którego wykonuje pracę mniej niż 50 osób, mimo braku takiego obowiązku może dobrowolnie ustalić procedurę wewnętrzną.
Jest jednak pewna kategoria firm, które podlegają pod obowiązki dot. sygnalistów niezależnie od liczby zatrudnianych osób.
W pierwszej kolejności są to firmy, w których przyjmowane lub dokonywane są płatności w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10.000 euro (pojedynczo lub łącznie, gdy operacje są powiązane).
W drugiej kolejności są to firmy, które prowadzą następujące rodzaje działalności:
- pośrednictwo ubezpieczeniowe,
- usługi kantorowe, a także pośrednictwo w wymianie walut,
- wymiana lub pośrednictwo w wymianie walutami wirtualnymi,
- usługi notarialne,
- doradztwo podatkowe, celne, prawne,
- zapewnienie tzw. wirtualnych biur,
- prowadzeniu ksiąg rachunkowych,
- pośrednictwo w obrocie nieruchomościami,
- obrót lub pośrednictwo w obrocie dziełami sztuki, przedmiotami kolekcjonerskimi oraz antykami,
- udzielanie pożyczek konsumentom,
- usługi lombardowe,
- badanie sprawozdań finansowych.
Kim jest sygnalista i jaka ochrona mu przysługuje?
Sygnalistą może być każda osoba fizyczna, która w związku z wykonywaną pracą zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa. Może to być m.in.: pracownik, zleceniobiorca, członek organu osoby prawnej, a nawet stażysta czy wolontariusz.
Kluczowym przywilejem przysługującym sygnaliście jest ustawowa ochrona przed represjami ze strony pracodawcy. Obejmuje ona m.in. zakaz podejmowania działań odwetowych, czyli wszelkich niekorzystnych kroków skierowanych wobec sygnalisty w związku z jego zgłoszeniem.
Chodzi zarówno o działania podejmowane przez współpracowników, jak i bezpośrednio przez organizację. Mogą one przybrać różne formy i polegać chociażby na degradacji w pracy, odmowie awansu, obniżeniu wynagrodzenia, zmianie zakresu obowiązków na mniej korzystny, dyskryminacji, a także zwolnieniu z pracy lub nieprzedłużeniu umowy.
Sygnalista, wobec którego podjęte zostały działania odwetowe, ma prawo do uzyskania odszkodowania w pełnej wysokości. Oznacza to nie tylko faktycznie poniesioną szkodę, ale i utracone korzyści (np. nieuzyskanie przyszłego wynagrodzenia). Żadne przepisy ani dodatkowe regulacje wewnętrzne nie mogą wyłączyć ani ograniczyć ochrony sygnalistów, przewidzianej w ustawie. Co więcej, sygnalista, wobec którego stosowano działania odwetowe ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego lub prawo do zadośćuczynienia.
Zgodnie z powyższym, minimalne odszkodowanie dla sygnalisty w razie podjętych wobec niego działań odwetowych w 2024 roku wyniesie 7.155,48 zł.
Jakie naruszenia powinny być zgłaszane?
Sygnalista może zgłaszać wszelkie naruszenia prawa, dotyczące:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji
i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.
Zgłoszenie powinno być dokonane z dochowaniem należytej staranności i rzetelności. Zgłaszający podlega ochronie tylko pod warunkiem posiadania uzasadnionych podstaw do sądzenia, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa.
Sygnaliści mogą również zgłaszać działania, które potencjalnie stanowią zagrożenie dla interesu publicznego lub bezpieczeństwa, nawet jeśli nie stanowią one czynów bezprawnych.
Obowiązki pracodawców w zakresie ochrony sygnalistów
Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na pracodawców obowiązki, które powinny być wykonane na poziomie danej organizacji, tj.:
- wdrożenie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń i podejmowania działań następczych;
- prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych;
- zapewnienie ochrony danych osobowych zgromadzonych w ramach stosowania procedury wewnętrznej;
- zapewnienie ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.
Organizacja przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń przez dany podmiot, a także podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych powinna uniemożliwiać uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym jednostkom. Dane, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość zgłaszającego nie podlegają ujawnieniu, chyba że wskaże on inaczej.
Pracodawcy mogą umożliwić sygnalistom zgłaszanie nieprawidłowości także anonimowo.
Odpowiedzialność pracodawców
Pracodawcy, którzy:
- uniemożliwiają lub utrudniają dokonanie zgłoszenia;
- podejmują działania odwetowe;
- ujawniają tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą;
mogą podlegać karze grzywny, ograniczenia wolności, a w skrajnych przypadkach nawet karze pozbawienia wolności.
Niezależnie od odpowiedzialności karnej, pracodawcy mogą ponosić odpowiedzialność cywilną w postaci odszkodowania lub zadośćuczynienia na rzecz sygnalisty.
Odpowiedzialność sygnalisty
Sygnaliści działający w dobrej wierze, nawet jeśli zgłoszenie okaże się niepotwierdzone, nie są narażeni na odpowiedzialność karną. Ustawa chroni ich przed negatywnymi konsekwencjami prawnymi, o ile ich działania miały na celu ujawnienie rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń prawa.
Ochrona sygnalisty nie jest jednak bezwarunkowa.
Zgłoszenia naruszenia prawa sygnalista powinien dokonać w dobrej wierze, a motywem jego działania powinno być przeciwdziałanie naruszeniom prawa. Kluczowe jest, żeby sygnalista miał uzasadnione podstawy by sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. W przypadku, gdy sygnalista celowo zgłasza informacje nieprawdziwe, nie tylko pozbawia się ochrony prawnej, ale także naraża się na pociągnięcie do odpowiedzialności.
Analogicznie jak w przypadku pracodawców – sygnaliści, niezależnie od odpowiedzialności karnej, mogą ponosić odpowiedzialność cywilną, w szczególności z tytułu naruszenia dóbr osobistych, chociażby w przypadku naruszenia wizerunku firmy.
Czym jest zgłoszenie zewnętrzne?
Zgłoszenie zewnętrzne polega na ustnym lub pisemnym przekazaniu Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
Każdy podmiot, który jest organem publicznym w rozumieniu ustawy, nawet jeśli nie ma obowiązku tworzyć kanałów wewnętrznych, niezależnie od poziomu zatrudnienia musi utworzyć kanały zewnętrzne.
Sygnaliści mają więc możliwość dokonywania zgłoszeń zewnętrznych bezpośrednio do wskazanych powyżej podmiotów, bez względu na to czy dany pracodawca ustanowi wewnętrzne kanały zgłoszeń, czy też nie.
Obowiązywanie ustawy
Ustawa o ochronie sygnalistów została opublikowana 24 czerwca 2024 roku. Nowe przepisy wejdą zatem w życie i będą obowiązywać już od 25 września, z wyjątkiem przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, które zaczną obowiązywać 3 miesiące później.
Zgodnie jednak ze stanowiskiem Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz głównego inspektora pracy firmy podlegające pod obowiązek ochrony sygnalistów powinny wykonać ciążące na nich obowiązku do 1 stycznia 2025 r.
Jeżeli należysz do grona podmiotów, które powinny (lub chcą) wdrożyć procedurę wewnętrzną oraz spełnić wszelkie obowiązki wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów, skontaktuj się z nami, aby uzyskać opinię i pomoc specjalistów w tym zakresie.
Jakub Stegenta
Konrad Sawczuk
Paweł Butkiewicz
