Firmy korzystające w ramach Tarczy Finansowej z subwencji PFR muszą dostarczyć odpowiednie dokumenty potwierdzające, że umowa subwencji została zawarta w prawidłowy sposób. Na ich złożenie mają czas tylko do końca grudnia.
Umowa subwencji a zasady reprezentacji firmy
Umowy subwencji były zawierane z PFR za pośrednictwem systemu bankowego, co wiąże się z pewnymi problemami w zakresie prawidłowości złożenia podpisu. Umowy zostały bowiem podpisane przez tę osobę, z której dostępu nastąpiło logowanie przy wypełnianiu wniosku o subwencję. Przykładowo, jeżeli wypełnienie wniosku nastąpiło za pośrednictwem dostępu księgowej, to pod umową podpisana jest księgowa (czyli osoba, która z zasady nie może podpisywać w imieniu firmy umów).
W rzeczywistości możliwe są następujące warianty:
- Umowa jest podpisana przez osobę, która jest uprawniona do samodzielnego reprezentowania firmy (np. osoba prowadząca jednoosobową działalność, członek zarządu, który może działać samodzielnie), albo
- Umowa jest podpisana przez osobę, której przed złożeniem wniosku zostało udzielone specjalne pełnomocnictwo, albo
- Umowa jest podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania firmy w sposób łączny (np. prokurent lub członek zarządu, który może działać tylko wspólnie z innym członkiem zarządu), albo
- Umowa jest podpisana przez osobę, która nie miała żadnego umocowania do działania w imieniu firmy (np. księgowy, któremu nie zostało udzielone pełnomocnictwo).
Dokumenty, które należy przesłać
Dokumenty, które należy przesłać do końca grudnia są różne w zależności od wariantu. Będą to odpowiednio:
Wariant 1: odpis aktualny z KRS lub wydruk z CEiDG, z którego wynika, że osoba, która podpisała umowę ma prawo reprezentować beneficjenta subwencji PFR. Jeżeli ze względu na zmiany w zarządzie z odpisu aktualnego nie wynika, że umowa została podpisana prawidłowo należy wysłać odpis pełny (zawierający informacje o zmianach).
Odpisy z KRS można wygenerować na stronie, natomiast wydruki z CEiDG na stronie.
W przypadku spółek komandytowych, których komplementariuszem jest sp. z o.o. należy wysłać odpisy z obu spółek, ponieważ z odpisu dla spółki komandytowej nie wynika, która osoba fizyczna może spółkę reprezentować.
Wariant 2: Należy wysłać prawidłowo podpisane pełnomocnictwo na szablonie udostępnionym przez PFR oraz odpis KRS lub wydruk z CEiDG, jak dla wariantu 1 (musi z nich wynikać, że pełnomocnictwo jest podpisane przez odpowiednie osoby). Pełnomocnictwo jest ważne tylko jeżeli zostało udzielone przed datą złożenia wniosku o subwencję i zostało podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem poświadczonym przez notariusza.
Właściwą treść pełnomocnictwa można pobrać tutaj.
Wariant 3: Jeżeli osobie, która składała wniosek o subwencję z PFR nie zostało udzielone pełnomocnictwo, jak w wariancie 2, to należy teraz przygotować specjalne oświadczenie beneficjenta. Oświadczenie to powinno zostać podpisane w sposób zgodny z zasadami reprezentacji, czyli w tym wariancie przez co najmniej 2 osoby, które łącznie mogą reprezentować firmę. Oświadczenie musi być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem poświadczonym przez notariusza.
Oprócz oświadczenia należy wysłać odpis z KRS lub wydruk z CEiDG, jak w wariancie 1 (musi z nich wynikać, że oświadczenie jest podpisane przez odpowiednie osoby).
Wzór oświadczenia można pobrać tutaj.
Wariant 4: Należy postąpić tak samo, jak w wariancie 3, czyli wysłać oświadczenie beneficjenta oraz odpis z KRS lub wydruk z CEiDG.
Sposób wysłania dokumentów
Dokumenty należy wysłać za pośrednictwem banku, przy pomocy którego był składany wniosek o subwencję PFR. Każdy bank przyjął własne zasady przyjmowania dokumentów, dlatego odpowiedniej informacji należy szukać na stronie www banku lub kontaktując się z asystentem klienta.
Konsekwencje niezłożenia dokumentów w terminie
Zgodnie z regulaminem Tarczy Finansowej PFR, jeżeli dokumenty nie zostaną wysłane do 31 grudnia 2020 r., to umowa subwencji podlega rozwiązaniu i konieczny będzie zwrot 100% subwencji. Bardzo ważne jest zatem, aby zdążyć z wysyłką dokumentów przed końcem roku.
Paweł Malewski