Aleksander Gałek

    Aleksander Gałek

    Zapytaj eksperta

    15.04.2020

    Podejmowanie uchwał poza Zgromadzeniem Wspólników – krok po kroku

    Trwająca epidemia koronawirusa, a w szczególności wprowadzone odgórnie ograniczenia w przemieszczaniu nie pozwalają obecnie na podejmowanie uchwał w spółce z o.o. w sposób tradycyjny. Jest to dobry czas żeby wypróbować metody podejmowania uchwał nie wymagające przeprowadzenia Zgromadzenia Wspólników.

     

    Zgromadzenie Wspólników z uwagi na rolę, którą pełni w strukturze spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest określane mianem najwyższego organu. Jest to bowiem organ uchwałodawczy władny do podejmowania najważniejszych decyzji ekonomicznych, personalnych oraz ustrojowych. Nie zawsze jednak uchwały wspólników spółki z o.o. muszą zapadać na Zgromadzeniu Wspólników.

     

    Obecnie istnieje pięć sposobów podejmowania uchwał:

     

    1. na Zgromadzeniu Wspólników (tradycyjnie),
    2. na Zgromadzeniu Wspólników za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej,
    3. na Zgromadzeniu Wspólników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego S24,
    4. poza Zgromadzeniem Wspólników w głosowaniu pisemnym (sensu stricto),
    5. poza Zgromadzeniem Wspólników w trybie obiegowym (kurenda).

     

    O tym w jaki sposób można krok po kroku przeprowadzić Zgromadzenie Wspólników za pośrednictwem internetu pisaliśmy już w artykule Jak przeprowadzić zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez Internet? 

     

    W niniejszym artykule przedstawione zostaną natomiast metody głosowania pisemnego poza Zgromadzeniem Wspólników.

     

    Podejmowanie uchwał poza Zgromadzeniem

     

    Wspólnicy spółki z o.o., z wyjątkiem określonych spraw, uprawnieni są do wyrażania swojej woli również bez odbycia Zgromadzenia Wspólników. Mogą to zrobić na dwa sposoby:

     

    • w głosowaniu pisemnym – poprzez wyrażenie przez wszystkich wspólników jednomyślnej zgody na piśmie na głosowanie pisemne (tzw. uchwała co do trybu), a następnie przeprowadzenie głosowania w tym trybie odpowiednią większością głosów.
    • w trybie obiegowym (kurenda) – wszyscy wspólnicy jednomyślnie wyrażają zgodę na postanowienie, które ma być powzięte.

     

    Głosowanie pisemne nie jest możliwe w sprawie uchwał, co do których ustawa wymaga zwołania Zgromadzenia Wspólników (np. uchwała o przekształceniu), bądź stwierdzenia powzięcia uchwały w protokole sporządzonym przez notariusza (np. uchwała o zmianie umowy spółki), a także w przypadku konieczności zachowania tajności głosowania
    (np. uchwała o udzieleniu absolutorium członkowi Zarządu).

     

    Głosowanie w trybie pisemnym

     

    Głosowanie pisemne odbywa się co do zasady dwuetapowo. W pierwszej kolejności inicjator głosowania pisemnego, którym mogą być organy spółki, poszczególni ich członkowie oraz każdy ze wspólników, rozsyła każdemu ze wspólników oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie głosowania pisemnego. Zgoda na przeprowadzenie głosowania pisemnego nie może mieć charakteru blankietowego, lecz musi wskazywać konkretnie co do jakich spraw jest wyrażana. Brak jest przeciwwskazań, aby przesłanie oświadczeń do wspólników odbyło się za pośrednictwem poczty elektronicznej.

     

    O ile oświadczenia mogą trafić do wspólników w dowolnej formie, o tyle zgoda wspólników musi już zostać wyrażona przez wspólników w formie pisemnej. Oznacza to, że wspólnicy po otrzymaniu oświadczeń muszą je wydrukować, podpisać oraz odesłać fizycznie na adres korespondencyjny Spółki. Co istotne wspólnicy nie mogą w umowie spółki złagodzić wymogu formy pisemnej wprowadzając możliwość wyrażenia takiej zgody np. w formie ustnej.

     

    Warunkiem przejścia do drugiego etapu jest wyrażenie jednomyślnej, pisemnej zgody przez wszystkich wspólników spółki z o.o.

     

    Po uzyskaniu zgody wszystkich wspólników możliwe jest przejście do etapu drugiego obejmującego właściwe głosowanie nad uchwałami. Na tym etapie Zarząd spółki przesyła wszystkim wspólnikom projekty uchwał, co do których wyrażono zgodę na głosowanie pisemne, zakreślając termin do oddania głosu. Na tym etapie wspólnicy podejmują uchwały większością oraz kworum wymaganym przez ustawę lub umowę spółki.

     

    Podobnie jak na pierwszym etapie, wspólnicy powinni uchwały wydrukować, podpisać oraz, z dochowaniem zakreślonego terminu, odesłać w formie pisemnej na adres Spółki.

     

    Po upływie zakreślonego wspólnikom terminu, inicjator (organizator) głosowania sporządza protokół zawierający informacje o sposobie i wyniku głosowania, jednocześnie stwierdzając podjęcie lub odmowę podjęcia uchwały, a następnie zawiadamia o tym wspólników.

    Możliwe jest, aby wyrażenie zgody na głosowanie pisemne oraz oddanie głosu w sprawie uchwały następowały jednocześnie. W takim wypadku inicjator głosowania powinien już na pierwszym etapie przesłać wspólnikom oświadczenia o wyrażeniu zgody wraz z uchwałami.

     

    Głosowanie w trybie obiegowym (kurenda)

     

    Głosowanie w trybie obiegowym może być zainicjowane przez organy spółki, poszczególnych ich członków oraz każdego ze wspólników. Inicjator w tym calu powinien przesłać wszystkim wspólnikom jednobrzmiący tekst uchwały poddanej pod głosowanie w tym trybie wraz z informacją o zamiarze przeprowadzenia głosowania w trybie obiegowym.

     

    Warunkiem podjęcia uchwały w tym trybie jest wyrażenie jednomyślnej, pisemnej zgody na treść uchwały przez wszystkich wspólników spółki, w tym również wyłączonych od głosowania z mocy prawa. W praktyce odbywa się to poprzez podpisanie się przez wspólników pod treścią przyszłej uchwały (obiegowo, jeden po drugim), choć możliwe jest również złożenie oświadczenie przez każdego ze wspólników na odrębnym dokumencie.

     

    Jeżeli którykolwiek ze wspólników wstrzyma się od głosu, zagłosuje przeciwko lub głosu nie odda, to uchwała nie zostanie podjęta. Co istotne wspólnicy nie mogą w umowie spółki złagodzić wymogu formy pisemnej wprowadzając możliwość wyrażenia takiej zgody np. w formie ustnej.

     

    Każda uchwała wspólników podjęta poza Zgromadzeniem wspólników może zostać zaskarżona w drodze powództwa o uchylenie uchwały, bądź o stwierdzenie jej nieważności.

     

    Jeżeli potrzebujesz pomocy w przeprowadzeniu głosowania pisemnego bez zwoływania Zgromadzenia Wspólników skontaktuj się z nami i skorzystaj z doświadczenia specjalistów z Kancelarii PragmatIQ.

     

    Kamil Ekiert

    Tagi sp. z o.o.; koronawirus

    Potrzebujesz pomocy w Twojej sprawie?
    Skontaktuj się z nami:

    Kancelaria Prawna PragmatIQ

    Tel. 61 8 618 000

    Tel. 22 21 28 340

    kancelaria@pragmatiq.pl

    Masz pytania?

    Skontaktuj się z ekspertem!

    Wojciech Kaptur

    Radca prawny,

    Doradca podatkowy

    tel.: 61 8 618 000

    w.kaptur@doradzamy.to

    Napisz mail

    Popularne tematy

    Newsletter

    • otrzymasz bezpłatne opracowanie najczęstszych błędów przy zakładaniu spółki komandytowej
    • bez spamu
    • raz w miesiącu
    Tagi sp. z o.o.; koronawirus