W związku z epidemią koronawirusa właściciele spółek stoją przed sporym wyzwaniem, jakim jest odbywanie zgromadzeń lub posiedzeń wspólników. Podejmowanie uchwał w obecnej sytuacji może być znacznie ułatwione poprzez skorzystanie z pełnomocnika do udziału w zgromadzeniu.
Sprawdź nasz kurs online "Spółka z o.o. – nowe możliwości i korzyści w obliczu zmian podatkowych"
|
Uchwała przez Internet czy pełnomocnictwo?
Przepisy zmieniające Kodeks spółek handlowych, które zostały przewidziane w tzw. tarczy antykryzysowej, wprowadzają możliwość odbycia zgromadzenia spółki z o.o. lub walnego zgromadzenia S.A. i S.K.A. przez Internet, nawet gdy umowa/statut spółki tego nie przewiduje. Możliwość odbycia posiedzeń wspólników spółek osobowych przez Internet nie została w żaden sposób uregulowana w przepisach. Tym samym, podejmowanie uchwał wspólników w tym trybie jest dopuszczalne nawet wówczas, gdy nie zostało to przewidziane w umowie spółki.
Pomimo wprowadzonych zmian, odbycie zgromadzenia wspólników przez Internet może budzić spore trudności w spółkach, które nie mają do tego odpowiedniego oprogramowania, zapewniającego możliwość przeprowadzenia głosowania w sposób tajny. W sytuacji, gdy pojawia się wątpliwość co do tajności głosowania nad uchwałą, istnieje ryzyko, że zostanie ona zaskarżona. Pewną alternatywą może być odbycie zgromadzenia w sposób tradycyjny i skorzystanie z pełnomocnika do udziału w zgromadzeniu bądź posiedzeniu wspólników.
Głosowanie nad uchwałami przez pełnomocnika
Wspólnik nie musi osobiście uczestniczyć w zgromadzeniu lub posiedzeniu wspólników – może do tej czynności umocować pełnomocnika. Dodatkowo, nic nie stoi na przeszkodzie, aby kilku wspólników o zbieżnych interesach udzieliło pełnomocnictw tej samej osobie. W ten sposób można znacznie ograniczyć liczbę osób uczestniczących w posiedzeniu bądź zgromadzeniu wspólników zmniejszając ryzyko związane z epidemią.
Co więcej, w przypadku, gdy interesy wszystkich wspólników są zbieżne, wszyscy wspólnicy mogą umocować jedną osobę do reprezentowania ich na posiedzeniu bądź zgromadzeniu wspólników. W takiej sytuacji pełnomocnik będzie mógł przeprowadzić obrady tylko w obecności protokolanta (a zatem w zgromadzeniu lub posiedzeniu będą uczestniczyć tylko 2 osoby).
Przy wybieraniu osoby, która będzie pełnomocnikiem na zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. lub walnym zgromadzeniu spółki akcyjnej lub komandytowo-akcyjnej trzeba jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami wspólnik lub akcjonariusz nie może być reprezentowany na zgromadzeniu przez członka zarządu lub pracownika spółki.
Forma pełnomocnictwa
W spółce z o.o., spółce akcyjnej oraz spółce komandytowo-akcyjnej pełnomocnictwo do głosowania na zgromadzeniu powinno zostać udzielone w formie pisemnej. Oznacza to, że wspólnik może podpisać pełnomocnictwo w domu, a następnie przesłać je pocztą lub kurierem do pełnomocnika.
Innym rozwiązaniem może być udzielenie pełnomocnictwa w formie elektronicznej. Aby takie pełnomocnictwo mogło zostać sporządzone, wspólnik musi posiadać podpis kwalifikowany. Jeśli wspólnik nie posiadał do tej pory takiego podpisu, to może go zamówić przez Internet. Po zamówieniu podpisu niezbędne jednak będzie udanie się do punktu potwierdzającego w celu potwierdzenia tożsamości wspólnika. Obecnie usługi certyfikacyjne związane z kwalifikowanym podpisem elektronicznym świadczą następujące firmy:
- Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A.
- Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.
- Asseco Data Systems S.A. (Certum)
Niedopuszczalne jest przesłanie pełnomocnikowi skanu podpisanego pełnomocnictwa, jak również udzielenie pełnomocnictwa podpisanego za pomocą profilu zaufanego ePUAP.
W spółkach osobowych (za wyjątkiem S.K.A.) pełnomocnictwo może być udzielone w formie pisemnej, a zatem może zostać podpisane w domu i wysłane pełnomocnikowi pocztą lub kurierem. Co ważne, dopuszczalne jest także przesłanie skanu pełnomocnictwa mailem, podpisanie pełnomocnictwa profilem zaufanym ePUAP albo sporządzenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Michał Walczak
