W dzisiejszym obrocie gospodarczym przejrzystość finansowa nie jest już wyborem, lecz ustawowym obowiązkiem. Procedura AML (Anti-Money Laundering) to termin, który na stałe wpisał się w słownik nie tylko banków, ale również salonów samochodowych czy biur rachunkowych. W naszym artykule przedstawiamy, dlaczego ten dokument jest tak ważny, co musi zawierać oraz którzy przedsiębiorcy muszą go posiadać.
Czym jest procedura AML i co musi zawierać?
Wewnętrzna procedura przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu to dokument, którego celem jest zminimalizowanie ryzyka wykorzystania danego podmiotu do legalizacji środków pochodzących z przestępstwa.
Procedura musi być oparta na tzw. podejściu opartym na ryzyku (Risk-Based Approach). Oznacza to, że podejmowane działania oraz środki bezpieczeństwa muszą być proporcjonalne do zidentyfikowanych zagrożeń charakterystycznych dla danej branży czy poszczególnego klienta.
Obowiązkowe elementy procedury AML
Zgodnie z ustawą, każda instytucja obowiązana musi posiadać dokumentację ściśle dopasowaną do profilu jej działalności. Prawidłowo przygotowana wewnętrzna procedura przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu musi określać:
- Zarządzanie ryzykiem AML: konkretne działania podejmowane w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz właściwego zarządzania zidentyfikowanymi zagrożeniami;
- Ocena ryzyka transakcji: zasady rozpoznawania i oceny ryzyka związanego z danymi stosunkami gospodarczymi, w tym regularną aktualizację tych ocen;
- Środki bezpieczeństwa finansowego: procedury stosowania środków ochrony (np. weryfikacja tożsamości klienta) dopasowanych do stopnia rozpoznanego ryzyka;
- Przechowywanie dokumentacji: jasne zasady archiwizowania dokumentów i zgromadzonych informacji przez wymagany prawem czas;
- Raportowanie do GIIF: procedury przekazywania informacji o transakcjach oraz zawiadomień do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej;
- Szkolenia pracowników: zasady upowszechniania wiedzy z zakresu przepisów AML wśród personelu;
- Sygnaliści: wewnętrzne zasady anonimowego zgłaszania naruszeń przepisów AML przez pracowników;
- Kontrola wewnętrzna: mechanizmy nadzoru i sprawdzania zgodności działań firmy z przepisami ustawy oraz procedurami wewnętrznymi;
- Weryfikacja CRBR: zasady odnotowywania rozbieżności między danymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami ustalonymi podczas identyfikacji klienta;
- Weryfikacja tożsamości beneficjenta rzeczywistego: zasady dokumentowania utrudnień w ustaleniu tożsamości beneficjenta.
Wdrożenie powyższych punktów pozwala nie tylko spełnić wymogi ustawowe, ale przede wszystkim realnie zabezpiecza przedsiębiorcę przed ryzykiem wciągnięcia w nielegalne operacje finansowe. Należy przy tym pamiętać, że procedura AML musi być regularnie aktualizowana, aby odpowiadać nie tylko na zmieniające się przepisy, ale także nowe techniki prania pieniędzy.
Instytucje obowiązane – kto musi posiadać procedurę AML?
Obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu kojarzą się przede wszystkim z bankami, ubezpieczycielami czy firmami inwestycyjnymi. Jednak katalog instytucji obowiązanych, czyli podmiotów, które muszą posiadać procedurę AML jest dużo bardziej rozbudowany. Wśród nich można znaleźć m.in. notariuszy, adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, pośredników nieruchomościami oraz giełdy lub kantory kryptowalut.
Ponadto, podkreślenia wymagają poniższe grupy instytucji obowiązanych, które często nie identyfikują się ze stosowaniem ustawy AML, a są do tego jednoznacznie zobowiązane.
Przedsiębiorcy "gotówkowi"
Wszędzie tam, gdzie pojawiają się płatności gotówkowe, zwiększa się ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. W konsekwencji procedurę AML muszą posiadać przedsiębiorcy, którzy przyjmują gotówkę lub płacą za towary gotówką o wartości równej lub przekraczającej 10.000 euro.
Co istotne, limit ten obowiązuje bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane.
Do wpłat gotówkowych powyżej tego progu dochodzi m.in. w salonach samochodowych czy hurtowniach, a wówczas taki przedsiębiorca musi posiadać pełną procedurę AML oraz dokonywać weryfikacji klienta.
Fundacje oraz stowarzyszenia "gotówkowe"
Analogiczny próg 10.000 euro dotyczy także fundacji oraz stowarzyszeń. W tym przypadku nie jest on jednak zawężony do płatności za towary, a obejmuje wszelkie przyjęcia oraz zapłaty gotówką powyżej tego progu.
Podobnie jak przy przedsiębiorcach, próby „dzielenia” płatności na mniejsze kwoty nie wpłyną na obowiązek stosowania się do przepisów ustawy, a tym samym posiadania procedury AML.
Biura rachunkowe
Obowiązek posiadania procedury AML mają także podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, a zatem biura rachunkowe. W tym przypadku znaczenia nie mają ani forma płatności, ani liczba klientów czy skala obrotów. W konsekwencji nawet najmniejsze biura rachunkowe powinny posiadać procedurę AML, co często umyka zarządzającym.
Sankcje za brak procedury AML
Przepisy ustawy wprowadziły szereg kar administracyjnych za niedopełnienie obowiązku posiadania procedury AML. Najbardziej dotkliwą jest kara pieniężna, którą nakłada się do wysokości dwukrotności kwoty korzyści osiągniętej lub straty unikniętej w wyniku naruszenia, a w przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie takiej kwoty do wysokości równowartości kwoty 1.000.000 euro.
Natomiast w przypadku spółek zajmujących się m.in. działalnością ubezpieczeniową lub kantorową czy też będących instytucjami pożyczkowymi kara ta może wynosić nawet równowartość kwoty 5.000.000 euro albo 10% obrotu wykazanego w ostatnim zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym za rok obrotowy.
Do pozostałych sankcji za brak procedury AML należą publikacja informacji o naruszeniu w Biuletynie Informacji Publicznej, co może skutkować stratami wizerunkowymi podmiotu. Co więcej, naruszenie przepisów ustawy grozi cofnięciem zezwolenia na prowadzenie działalności oraz zakazem pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie.
Jak widać, bagatelizowanie obowiązków AML to w dzisiejszych realiach prawnych spore ryzyko, gdzie stawką jest nie tylko płynność finansowa, ale samo istnienie biznesu. Sankcje za brak procedury AML mają charakter wielowymiarowy i mogą doprowadzić nie tylko do paraliżu organizacji, ale również dotknąć osób nią zarządzających.
Zweryfikowanie i posiadanie rzetelnej, wdrożonej procedury AML nie jest jedynie formalnością, lecz jedynym skutecznym narzędziem zabezpieczającym. Pozwala ona bowiem wykazać przed organem nadzorczym dochowanie należytej staranności, co w przypadku kontroli może uchronić przed nałożeniem wspomnianych sankcji.
Jeśli masz wątpliwości, czy w ramach prowadzonej działalności musisz posiadać procedurę AML lub nie jesteś pewny, czy posiadana procedura AML jest zgodna z obowiązującymi przepisami, zapraszamy do kontaktu z doświadczonymi doradcami z Kancelarii PragmatIQ, którzy wyjaśnią wszelkie kwestie z tym związane, a w razie potrzeby przygotują oraz wdrożą procedurę AML.
Specjalizuje się w reorganizacjach spółek, w tym przekształceniach, połączeniach, podziałach i aportach, oraz w bieżącej obsłudze przedsiębiorców. Doradza także w kwestiach sukcesyjnych i funkcjonowaniu fundacji rodzinnych, a ponadto wspiera klientów w zakresie AML oraz wdrażania procedur ochrony sygnalistów.
