System e-Doręczeń istotnie wpłynął na kontakt na linii przedsiębiorca — podmioty publiczne. Jeśli nie znasz podstaw tego rozwiązania albo nie wiesz, w jaki sposób uzyskać adres do e-Doręczeń, sprawdź nasz artykuł e-Doręczenia — prawdopodobnie dotyczą również Ciebie.
Wiele wątpliwości w zakresie e-Doręczeń budzą procesy transformacyjne przedsiębiorców (przekształcenia). Dominuje pytanie — czy po przekształceniu (np. spółki komandytowej w spółkę z o.o.) uzyskany wcześniej adres do e-Doręczeń (ADE) pozostaje aktywny i przechodzi na spółkę powstałą w wyniku przekształcenia?
W tym artykule wyjaśniamy:
- dlaczego zasada kontynuacji wynikająca z Kodeksu spółek handlowych nie działa bezpośrednio w przypadku e-Doręczeń,
- jakie kroki należy podjąć w zakresie adresu do e-Doręczeń w razie przekształcenia spółki,
- czy należy obawiać się tzw. luki korespondencyjnej.
Przekształcenie spółki a zasada kontynuacji w przypadku e-Doręczeń
Zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych, spółce przekształconej (powstałej w wyniku przekształcenia) przysługują wszystkie prawa i obowiązki spółki przekształcanej (dotychczasowej spółki). W wyniku dokonanego przekształcenia spółka powstała w ramach tego procesu zachowuje ten sam numer NIP oraz REGON. Mogłoby się więc wydawać, że skoro tożsamość podmiotu pozostaje bez zmian, to również adres do e-Doręczeń powinien zostać przeniesiony automatycznie.
W praktyce system e-Doręczeń działa inaczej. Adres korespondencyjny jest ściśle powiązany z konkretnym wpisem w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Proces przekształcenia powoduje więc wygaszenie dotychczasowej skrzynki do e-Doręczeń oraz konieczność założenia nowej.
Jak powinno to wyglądać krok po kroku?
- sąd rejestrowy wpisuje spółkę przekształconą i wykreśla spółkę przekształcaną z Krajowego Rejestru Sądowego,
- minister właściwy ds. informatyzacji wykreśla stary adres z Bazy Adresów Elektronicznych (BAE),
- podmioty publiczne przestają doręczać nową korespondencję na stary adres do e-Doręczeń, a skrzynka po upływie określonego terminu zostaje usunięta wraz z całą zawartością.
Jak dochodzi do wykreślenia adresu z Bazy Adresów Elektronicznych?
Ustawa o doręczeniach elektronicznych przewiduje dwa alternatywne tryby wykreślenia adresu do e-Doręczeń z BAE:
- decyzja o wykreśleniu adresu z BAE wydawana przez ministra właściwego ds. informatyzacji
Ten tryb będzie miał zastosowanie m.in. w przypadku złożenia wniosku o wykreślenie adresu do e-Doręczeń z bazy adresów elektronicznych. Należy mieć jednak na uwadze, że ten sposób postępowania powinien być stosowany w razie wystąpienia z wnioskiem przez podmiot, który nie ma ustawowego obowiązku jego posiadania, a chce zrezygnować z korzystania z tej usługi (np. fundacja rodzinna).
Tryb ten nie powinien więc znaleźć zastosowania w przypadku przekształceń.
- czynność materialno-techniczna (której nie towarzyszy wydanie decyzji administracyjnej), dokonywana z urzędu przez ministra właściwego ds. informatyzacji,
Ten tryb będzie odpowiedni m.in. w przypadku wykreślenia podmiotu z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.
To modelowy wariant, który powinien znaleźć zastosowanie przy przekształceniach spółek.
Wykreślenie spółki z Krajowego Rejestru Sądowego jest przesłanką do zastosowania wykreślenia ADE poprzez czynność materialno-techniczną (tj. drugi z omawianych powyżej trybów). Stanowi ono dla ministra właściwego ds. informatyzacji wiążący sygnał, aby usunąć stary adres do e-Doręczeń z Bazy Adresów Elektronicznych.
Informacja o wykreśleniu podmiotu z Krajowego Rejestru Sądowego (np. w wyniku przekształcenia) powinna zostać przekazana do ministra właściwego ds. informatyzacji automatycznie.
Oznacza to, że w przewidzianym ustawowo modelu przedsiębiorca nie musi składać wniosku o wykreślenie starego adresu do e-Doręczeń. Po przepływie informacji o wykreśleniu podmiotu z Krajowego Rejestru Sądowego powinno to nastąpić z urzędu (bez dodatkowych działań przedsiębiorcy).
Procedura wykreślenia adresu do e-Doręczeń - zestawienie teorii z praktyką
W teorii przedsiębiorca nie musi martwić się zamykaniem starej skrzynki - powinno to zostać dokonane z urzędu, po ujawnieniu wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym. Konieczne jest wyłącznie skuteczne założenie nowego adresu do e-Doręczeń.
Niestety, praktyka rejestrowa bywa bardziej złożona. Zamierzona automatyzacja często zawodzi, co prowadzi do opóźnień.
Dlaczego może nie dojść do wykreślenia adresu do e-doręczeń z urzędu, mimo dokonanego przekształcenia?
Głównym problemem są opóźnienia w sądach rejestrowych. Co prawda przekazywanie informacji powinno mieć miejsce automatycznie, lecz w praktyce mogą wystąpić pewne przeszkody. Mimo że sąd rejestrowy przy wpisie spółki przekształconej powinien z urzędu wykreślić spółkę przekształcaną, zdarza się, że takie wykreślenie jest odroczone. W takich sytuacjach minister właściwy ds. informatyzacji nie otrzyma od razu sygnału o konieczności usunięcia adresu do e-Doręczeń. Tym samym, nie zostanie on wykreślony z BAE.
Co zrobić, gdy automat zawiedzie?
Jeśli proces wykreślenia się przedłuża, przedsiębiorcy mają dwie możliwości:
- złożenie do KRS pisma przypominającego, aby przyspieszyć wykreślenie dotychczasowej spółki z Krajowego Rejestru Sądowego (co skutkować powinno także wykreśleniem starego ADE z urzędu),
- złożenie wniosku za pośrednictwem portalu Biznes.gov.pl o wykreślenie adresu z BAE (choć nie jest to sposób, który powinien mieć zastosowanie w przypadku przekształceń).
Okazuje się, że mimo oferowanej automatyzacji, w praktyce druga opcja jest znacznie częściej stosowana.
Czym skutkuje zaprzestanie doręczania korespondencji?
Co dzieje się z korespondencją w starej skrzynce?
Gdy adres do e-Doręczeń zostaje wykreślony z bazy, skrzynka przestaje być aktywna – nie można już z niej wysyłać ani odbierać nowych wiadomości. Nie oznacza to natychmiastowej utraty dostępu do otrzymanej korespondencji. Nałożony jest jednak rygor czasowy na ich zabezpieczenie. Dokumenty zgromadzone w skrzynce powiązanej z publiczną usługą są przechowywane przez rok od dnia wykreślenia adresu. Po tym czasie skrzynka wraz z całą zawartością zostaną trwale usunięte.
Zgodnie z przepisami, dostęp do zasobów starej skrzynki przysługuje spółce przekształconej (jako kontynuatorowi prawnemu). W praktyce uzyskanie dostępu u operatora może wiązać się z dodatkowymi formalnościami.
Aby uniknąć ewentualnych komplikacji, warto pobrać i zarchiwizować całą zawartość skrzynki jeszcze przed wpisem przekształcenia do Krajowego Rejestru Sądowego. Dzięki temu zostanie zachowana ciągłość dokumentacji bez konieczności składania dodatkowego wniosku o dostęp do wykreślonych zasobów.
Jak będą doręczane pisma po zamknięciu starej skrzynki?
Do momentu aktywacji nowego adresu ADE dla spółki przekształconej, urzędy i sądy mogą kontaktować się z przedsiębiorcą na dwa sposoby:
- przez adres do doręczeń elektronicznych, z którego wpłynęła korespondencja do podmiotu publicznego,
- przez publiczną usługę hybrydową, o której więcej dowiesz się z dalszej części artykułu.
Jak uzyskać nowy adres dla spółki przekształconej?
Spółka po przekształceniu musi przejść proces aktywacji nowej skrzynki. Można to zrobić na dwa sposoby:
- wniosek przez KRS — wypełnienie odpowiedniej sekcji w formularzu wniosku podczas zgłaszania przekształcenia spółki,
- portal Biznes.gov.pl — złożenie dedykowanego wniosku o utworzenie ADE po uzyskaniu wpisu przekształcenia w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Skrzynka stanowi jedynie przestrzeń dyskową, związaną z konkretnym adresem do e-Doręczeń, wobec czego nie ma możliwości przejścia adresu na inny podmiot. Tym samym, w przypadku przekształcenia, dla nowej skrzynki będzie konieczne wyznaczenie nowego administratora, nawet jeśli będzie to ta sama osoba, która pełniła tę funkcję przed przekształceniem.
Luka korespondencyjna — czy jest się czego bać?
Przez lukę korespondencyjną należy rozumieć czas między wykreśleniem starego ADE a aktywacją nowego. Choć może brzmieć to niepokojąco, przy dobrej organizacji przerwa w dostępie do e-Doręczeń w ogóle nie musi wystąpić.
Jak zapewnić ciągłość korespondencji elektronicznej?
Kluczem jest odpowiednia koordynacja dokumentów do Krajowego Rejestru Sądowego. Składając wniosek do KRS o wpis spółki przekształconej, przedsiębiorca ma możliwość (z której warto skorzystać) złożenia jednocześnie wniosku o utworzenie nowego adresu do e-Doręczeń.
Ponieważ wykreślenie starego adresu następuje (z założenia) z momentem wykreślenia starej spółki z rejestru, a utworzenie nowego adresu może nastąpić jednocześnie z wpisem spółki przekształconej — wówczas oba te zdarzenia cyfrowe zachodzą niemal jednocześnie.
Co, jeśli wystąpi przerwa?
Nawet w przypadku wystąpienia ewentualnej przerwy między funkcjonowaniem skrzynek do e-Doręczeń, nie należy spodziewać się negatywnych konsekwencji z tego powodu. Komunikacja z podmiotami publicznymi w dalszym ciągu powinna być możliwa.
Jeżeli podmiot publiczny nie ma możliwości doręczenia pisma na adres elektroniczny (np. gdy stary adres został wykreślony z BAE, a nowy nie jest jeszcze aktywny), ma on obowiązek skorzystać z usługi hybrydowej, która opiera się na trzech krokach:
- podmiot publiczny nadaje korespondencję w postaci elektronicznej,
- operator wyznaczony (Poczta Polska) po odebraniu korespondencji od nadawcy przekształca ją w fizyczną przesyłkę listową (drukuje i kopertuje),
- list jest doręczany adresatowi w tradycyjnej, papierowej formie.
Mimo istnienia takiego rozwiązania warto postarać się, aby aktywacja nowego adresu do e-Doręczeń miała miejsce wraz z wpisem przekształconej spółki do Krajowego Rejestru Sądowego.
Podsumowanie
Przekształcenie spółki w świetle przepisów o e-Doręczeniach to coś więcej niż aktualizacja danych. To proces, w którym stary adres do e-Doręczeń zostaje trwale usunięty, a w jego miejsce powinien powstać nowy. Aby zachować płynność komunikacji elektronicznej z podmiotami publicznymi, warto odpowiednio skoordynować te kroki.
Mimo cyfrowych zmian, dzięki publicznej usłudze hybrydowej nie należy obawiać się utraty dostępu do ważnej korespondencji.
Zasady opisane w tym artykule (z uwzględnieniem występujących odmienności) będą analogiczne dla przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę.
Jakub zajmuje się korporacyjną obsługą spółek, m.in. przygotowywaniem dokumentów oraz wsparciem procesów związanych z tworzeniem podmiotów, a także ich reorganizacją. Jest absolwentem prawa na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu.
