Wprowadzanie z początkiem roku 2015 możliwości ryczałtowego rozliczania użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych miało uprościć i doprecyzować przepisy. W konsekwencji zmniejszyć ryzyko podatkowe w firmie. W rzeczywistości fiskus za korzystanie z nowych przepisów każe słono płacić, a ryzyko podatkowe pozostało.
Naliczenie ryczałtu odczuje nie tylko pracownik, ale i firma
Decydując się na naliczanie ryczałtu pracownikom, w związku z korzystaniem przez nich z aut służbowych, musisz wziąć pod uwagę konieczność naliczania nie tylko podatku pracownikowi, ale i składek ZUS i to również tych, będących po stronie pracodawcy. W konsekwencji sama firma będzie zmuszona dołożyć miesięcznie kilkadziesiąt złotych na każdą osobę, która będzie rozliczana ryczałtowo.
Zamiast ryczałtu można zdecydować się na podpisanie umowy cywilnoprawnej na udostępnienie auta pracownikowi np. umowy najmu. Jednak faktyczne koszty takiej umowy mogą przewyższać koszty ryczałtu. Konieczność naliczenia podatku CIT/PIT związanego z przychodem z wynajmu oraz podatku VAT skutecznie mogą zniechęcić do tego rozwiązania.
Ryczałt wyłącznie dla pracownika
Ustawodawca przewidział opodatkowanie ryczałtem jedynie pracowników. Ryczałtu nie będziesz mógł zapłacić od udostępnienia auta zleceniobiorcy, osobie która jest związana z Twoją działalnością na podstawie kontraktu menedżerskiego, czy też członkowi zarządu oraz rady nadzorczej pełniącym swe funkcje na podstawie powołania. Z pozoru może wydawać się to korzystne, natomiast nie oznacza to, że udostępnienie auta innej osobie niż pracownik jest zwolnione z opodatkowania PIT – taki przychód również podlega opodatkowaniu według cen rynkowych.
Wewnętrzny regulamin sposobem na optymalizację kosztów
Jeżeli chcemy, żeby koszty związane z wykorzystaniem przez pracownika samochodu służbowego nie obciążyły zarówno pracownika, jak i naszej firmy, konieczne jest wprowadzenie wewnętrznego regulaminu w tym zakresie. Możemy w nim wyłączyć możliwość korzystania z pojazdu przez pracownika podczas np. urlopu czy weekendu lub wręcz przeciwnie umożliwić wykorzystanie pracownikowi służbowego auta podczas wyjazdu wakacyjnego. Odpowiednie uregulowanie tych kwestii w wewnętrznym regulaminie może sprawić, że wysokość kosztów związanych z prywatnym wykorzystaniem samochodu służbowego uda się znacząco zminimalizować. W konsekwencji będziemy żyli w zgodzie z pracownikiem i fiskusem, a przede wszystkim nie będziemy musieli dokładać do przywilejów pracowników z własnej kieszeni. Jeżeli zastanawiasz się jakie rozwiązanie w tym zakresie będzie najbardziej optymalne dla Twojej firmy, skontaktuj się z ekspertami Kancelarii PragmatIQ.
Wojciech Czernik
