Ograniczenia zgromadzeń wynikające z panującej pandemii koronawirusa nie muszą doprowadzić do paraliżu organizacyjnego w prowadzonej działalności. Należy pamiętać, że wiele spraw można obecnie załatwić przez Internet, m.in. przy wykorzystaniu systemu S24.
Sprawdź nasz kurs online "Spółka z o.o. – nowe możliwości i korzyści w obliczu zmian podatkowych"
|
Rejestracja spółki przez Internet
Przede wszystkim system S24 pozwala na założenie spółki. Wystarczy posiadanie ePUAP bądź podpisu kwalifikowanego przez wszystkich wspólników oraz rejestracja konta w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości przez jednego z nich, o czym pisaliśmy w artykule Spółki też mogą korzystać z ePUAP . Założenie ePUAP nie wymaga wychodzenia z domu, a rejestracja może odbyć się również przez konto bankowe. Dokładną instrukcję można znaleźć na stronie rządowej
Obecnie, wykorzystując system S24 można założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, spółkę jawną oraz spółkę komandytową. Aby skutecznie zarejestrować spółkę należy wypełnić formularz zawierający wzorzec umowy wraz z załącznikami, a następnie dołączyć go do wniosku o rejestrację spółki. Do podpisanego wniosku należy przez Internet uiścić opłatę, której dokonanie jest jednoznaczne z przesłaniem wniosku do sądu.
Założenie spółki przez Internet jest korzystne nie tylko z powodu braku konieczności wychodzenia z domu. Jest to również rozwiązanie tańsze, ponieważ unikamy w ten sposób kosztów sporządzenia aktu notarialnego i uiszczamy niższą opłatę sądową, a także szybsze, ponieważ rejestracja spółki przez Internet w praktyce trwa około 2 dni roboczych, podczas gdy rejestracja spółki poprzez złożenie papierowego wniosku może trwać około miesiąca.
Dokonywanie zmian w spółkach
Dla spółek, które zostały założone przez Internet istnieje możliwość wprowadzania szeregu zmian wykorzystując system S24. Warunek, który musi zostać spełniony to brak wcześniejszych zmian dokonywanych w tradycyjnej, papierowej formie. Oznacza to, że jeśli po rejestracji, np. spółki z o.o. przez Internet, umowa spółki została następnie zmieniona u notariusza, to nie będzie możliwe późniejsze dokonywanie jakichkolwiek zmian organizacyjnych w spółce przez S24.
Zmiana umowy spółki
Wykorzystując system S24 możemy dokonać zmian w treści umowy spółki. Dotyczy to zarówno spółek osobowych jak i spółki z o.o.
Przez Internet można zmienić nazwę spółki, jej siedzibę, przedmiot działalności, kapitał zakładowy spółki z o.o., wkłady wspólników do spółki, regulacje wewnętrzne dotyczące udziału w zyskach spółki, a także zasady reprezentacji.
Zmiany w zarządzie i powołanie Rady Nadzorczej w spółce z o.o.
W czasie pandemii część spółek będzie zmuszona do przeprowadzenia zmian organizacyjnych. Nietrudno sobie wyobrazić sytuacji, w której jedyny członek zarządu przebywa na kwarantannie po podróży zagranicznej i nie może faktycznie uczestniczyć w spotkaniach biznesowych i reprezentować spółki. Na szczęście zmian w zarządzie również można dokonać przez Internet. Przy samodzielnej reprezentacji każdego z członków zarządu wystarczy podjęcie uchwały w sprawie powołania nowej osoby do zarządu, która skuteczna jest z dniem podjęcia. W ten sposób można uniknąć paraliżu w spółce.
Dodatkowo system S24 pozwala na powołanie Rady Nadzorczej w spółce z o.o., a także na dokonywanie zmian osobowych w jej składzie, dla spółek, w których Rada Nadzorcza już istnieje.
Zmiany wspólników
Kolejną praktyczną funkcjonalnością systemu S24 jest możliwość dokonywania zmian osobowych w spółce. Przez Internet mogą przystąpić nowi wspólnicy, zarówno do spółek osobowych jak i do spółki z o.o. Możliwe jest także zawarcie umowy sprzedaży udziałów w spółce z o.o. albo ogółu praw i obowiązków wspólnika w spółce komandytowej. W tym ostatnim przypadku należy sprawdzić czy możliwość sprzedaży tzw. OPIO przewiduje umowa spółki. W przeciwnym razie w pierwszej kolejności konieczna będzie zmiana umowy spółki w tym zakresie, którą również można dokonać przez Internet. Więcej na temat sprzedaży OPIO przeczytasz w naszym artykule Jak sprzedać udział w spółce komandytowej? na naszej stronie komandytowa.pl.
W spółkach, w których nie ma możliwości podejmowania uchwał przez Internet, z wykorzystaniem systemu S24 warto rozważyć inne rozwiązania, które mogą wspomóc działania organizacyjne spółki w trakcie pandemii. Więcej na ten temat można przeczytać w naszym poradniku Podejmowanie uchwał w czasie pandemii koronawirusa
Zatwierdzenie i złożenie sprawozdania finansowego
Jeśli wspólnicy nie mają możliwości zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki na zgromadzeniu lub posiedzeniu wspólników, a spółka została zarejestrowana przy pomocy systemu S24, istnieje możliwość zatwierdzenia dokumentów także przez Internet. W S24 znajdują się uchwały dotyczące zatwierdzenia sprawozdania finansowego, przeznaczenia zysku bądź pokrycia straty. Niestety takie rozwiązanie jest dostępne wyłącznie dla spółek z o.o.
Do skutecznego złożenia wniosku potrzebne będzie także dołączenie sprawozdania finansowego w formacie xml. oraz skanu podpisanego sprawozdania z działalności spółki. Złożenie wniosku przez S24 podlega opłacie w wysokości 140 złotych.
Istnieje również możliwość bezpłatnego złożenia dokumentów finansowych przez Internet do Repozytorium Dokumentów Finansowych Ministerstwa Sprawiedliwości. Aby móc skorzystać z tego rozwiązania spółka musi jednak posiadać skany podpisanych uchwał podjętych na zgromadzeniu lub posiedzeniu wspólników.
Powyższe przykłady pokazują, że wykorzystując Internet spółki są w stanie poradzić sobie z brakiem możliwości podejmowania uchwał w sposób tradycyjny. Dotyczy to zwłaszcza kwestii organizacyjnych oraz zasad funkcjonowania w spółce. W pierwszej kolejności warto jednak skonsultować się ze specjalistą, który oceni możliwość wprowadzenia zmian przez Internet i przedstawi najkorzystniejsze rozwiązania.
Zachęcamy do subskrybowania naszego newslettera, w którym na bieżąco omawiamy najważniejsze formy wsparcia dla przedsiębiorców. Zapraszamy również do bezpośredniego kontaktu z naszymi Specjalistami!
Michał Walczak
