Ogólnokrajowa kwarantanna spowodowana epidemią koronawirusa nie tylko sparaliżowała bieżącą działalność wielu firm, ale również utrudnia wspólnikom zarządzanie spółkami.
Podpisywanie dokumentów
Aktualnie najbardziej podstawowa forma zarządzania firmami, czyli podpisywanie dokumentów, umów, wniosków, deklaracji urzędowych jest problematyczna ze względu na utrudnienia w przesyłaniu papierowych dokumentów. Warto również zauważyć, że listy trafiające do organów podatkowych i ZUS przechodzą trzydniową kwarantannę, zanim trafią do urzędnika, co wydłuży rozpatrywanie sprawy.
Szczególnie trudna sytuacja jest w spółkach, w których forma reprezentacji wymaga kilku podpisów pod dokumentami, a wspólnicy/członkowie zarządu są na kwarantannie (przymusowej lub dobrowolnej) lub znajdują się za granicą i nie mają możliwości przyjazdu.
Na szczęście nowe rozwiązania technologiczne mogą rozwiązać wiele z tych problemów. Dobrym przykładem jest podpis elektroniczny, który można z powodzeniem stosować zarówno w kontaktach z urzędami, jak i w relacjach biznesowych z innymi firmami.
Sprawdź nasz kurs online "Spółka z o.o. – nowe możliwości i korzyści w obliczu zmian podatkowych"
|
Kontakt elektroniczny z administracją publiczną
Składanie wniosków, podań, lub innych pism do urzędów może odbywać się za pomocą platformy ePUAP, na której własne konto może założyć każdy kto posiada PESEL. Osoby, które posiadają konto w banku współpracującym z systemem mogą założyć konto bez wychodzenia z domu.
Z konta na platformie osoby fizyczne mogą składać pisma we własnym imieniu lub w imieniu spółki, którą mogą reprezentować samodzielnie. Należy jednak pamiętać, że korespondencja będzie trafiać na prywatną skrzynkę elektroniczną, do której pozostali wspólnicy/Członkowie Zarządu nie będą mieli dostępu.
ePUAP dla spółek
Na platformie znajduje się jednak opcja umożliwiająca utworzenie odrębnej skrzynki dla spółki, do której dostęp będą miały wszystkie upoważnione osoby. Ponadto to rozwiązanie umożliwia na podpisywanie pism przez więcej niż jedną osobę, co jest bardzo przydatne w przypadku spółek z reprezentacją łączną.
W celu uaktywnienia tej opcji należy wykonać następujące kroki:
- Jedna z osób uprawnionych do reprezentacji powinna zalogować się na swoją platformę ePUAP na stronie https://epuap.gov.pl/wps/portal
- Następnie należy wejść na stronę https://epuap.gov.pl/wps/myportal/aplikacje/utworz-profil-podmiotu i założyć konto dla spółki
- Po założenia konta dla spółki można zaprosić kolejne osoby, które uzyskają dostęp przez swoje konta ePUAP.
Chcesz być na bieżąco w zmianach podatkowych? Zachęcamy do subskrybowania dedykowanego newslettera oraz bezpośredniego kontaktu z nami.
Paweł Malewski
