Uproszczone sprawozdanie finansowe jest sposobem na ułatwienie przygotowania dokumentów za 2025 r. Nie każda jednostka może jednak z niego skorzystać – najpierw trzeba sprawdzić limity i wyłączenia oraz podjąć uchwałę o stosowaniu uproszczeń.
Uproszczone sprawozdanie finansowe — o co w nim chodzi
Sprawozdanie finansowe jest podstawowym dokumentem pokazującym sytuację majątkową i finansową jednostki. Przy standardowym sprawozdaniu zakres informacji może być jednak dość szeroki. Jednak ustawa o rachunkowości przewiduje uproszczenia dla jednostek, które ze względu na skalę działalności nie muszą przedstawiać tak rozbudowanych danych jak większe przedsiębiorstwa.
Uproszczenie polega przede wszystkim na tym, że jednostka mikro albo jednostka mała może przygotować sprawozdanie finansowe w mniejszym zakresie. W praktyce chodzi między innymi o krótszy bilans, uproszczony rachunek zysków i strat oraz ograniczoną informację dodatkową.
Więcej na temat podstawowych obowiązków spółki z o.o. znajdziesz w artykule Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. – co musisz wiedzieć?
Kto może sporządzić uproszczone sprawozdanie finansowe – jednostki mikro i jednostki małe
Z uproszczeń mogą korzystać przede wszystkim jednostki mikro i jednostki małe. W ramach weryfikacji statusu trzeba sprawdzić konkretne wartości wynikające z bilansu, rachunku zysków i strat oraz dane dotyczące zatrudnienia.
Jednostka mikro to zasadniczo jednostka, która nie przekroczyła co najmniej dwóch z trzech limitów:
- 2.000.000 zł sumy aktywów bilansu,
- 4.000.000 zł przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów,
- 10 osób średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.
Jednostka mała to zasadniczo jednostka, która nie mieści się w kategorii jednostki mikro, ale nie przekroczyła co najmniej dwóch z trzech wyższych limitów:
- 33.000.000 zł sumy aktywów bilansu,
- 66.000.000 zł przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów,
- 50 osób średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.
Przy ocenie statusu jednostki ważne jest nie tylko to, jakie wartości jednostka osiągnęła w roku obrotowym, ale także to, czy podobne dane występowały w roku poprzedzającym. Dzięki temu można uniknąć sytuacji, w której uproszczenia zostaną zastosowane tylko na podstawie jednego, wyrwanego z kontekstu roku. Ma to znaczenie szczególnie dla przedsiębiorstwa, które szybko zwiększa skalę działalności, przychody albo zatrudnienie.
Limity trzeba badać ostrożnie. Znaczenie mają dane za rok obrotowy, za który sporządzane jest sprawozdanie, oraz za rok poprzedzający. Jeżeli więc spółka przygotowuje sprawozdanie za 2025 r., powinna sprawdzić zarówno dane za 2025 r., jak i za 2024 r. Inaczej mogą być oceniane jednostki rozpoczynające działalność albo rozpoczynające prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Przykład: spółka z o.o. w 2025 r. miała 6.000.000 zł przychodów, 20.000.000 zł sumy aktywów bilansu i 12 pracowników. Nie spełnia warunków dla jednostki mikro, ale może spełniać warunki dla jednostki małej. Dopiero po takiej weryfikacji można oceniać, czy uproszczone sprawozdanie finansowe jest dla niej dostępne.
Trzeba też pamiętać, że przepisy przewidują wyłączenia. Niektóre jednostki, mimo spełnienia limitów, nie mogą korzystać z określonych uproszczeń. Dlatego sama analiza wartości liczbowych nie zawsze wystarcza.
Zasady mogą mieć znaczenie nie tylko dla typowych spółek prowadzących działalność gospodarczą. W praktyce uproszczenia mogą interesować także fundacje, stowarzyszenia i inne organizacje, jeżeli prowadzą księgi rachunkowe i spełniają warunki przewidziane w przepisach. W przypadku takich organizacji trzeba jednak dodatkowo sprawdzić ich formę prawną, źródła finansowania oraz zakres obowiązków sprawozdawczych.
Uproszczone sprawozdanie finansowe wymaga uchwały
Samo spełnienie limitów nie oznacza jeszcze, że spółka może sporządzić uproszczone sprawozdanie finansowe. Ustawa o rachunkowości wskazuje w art. 49c, że decyzję o sporządzeniu sprawozdania finansowego z zastosowaniem uproszczeń podejmuje organ zatwierdzający.
W spółce z o.o. takim organem jest najczęściej zgromadzenie wspólników. W innych jednostkach należy sprawdzić umowę, statut albo przepisy regulujące dany podmiot.
W praktyce uchwała powinna zostać podjęta przed sporządzeniem sprawozdania finansowego. Jeżeli rok obrotowy jest równy kalendarzowemu, sprawozdanie sporządza się zasadniczo do końca trzeciego miesiąca po dniu bilansowym. Dla sprawozdania za 2025 r. oznacza to, co do zasady, termin do 31 marca 2026 r.
Przy sprawozdaniu za 2025 r. trzeba dodatkowo pamiętać o zmianach obowiązujących od początku 2025 r. Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że decyzje podjęte przed 1 stycznia 2025 r. pozostawały w mocy dla sprawozdań za rok obrotowy rozpoczynający się w 2024 r. Jeżeli jednostka chce dalej stosować uproszczenia w sprawozdaniu za 2025 r., konieczne jest ponowne podjęcie uchwały przez organ zatwierdzający.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości decyzja organu zatwierdzającego o sporządzeniu sprawozdania finansowego z zastosowaniem uproszczeń powinna zostać podjęta przed sporządzeniem tego sprawozdania. Sporządzenie uproszczonego sprawozdania finansowego bez wymaganej uchwały należy traktować jako sporządzenie sprawozdania niezgodnie z przepisami ustawy, co może rodzić odpowiedzialność na podstawie art. 77 ustawy o rachunkowości.
Jeżeli jednostka zauważy brak uchwały dopiero po upływie terminu na sporządzenie sprawozdania, bezpieczniej jest podjąć uchwałę z opóźnieniem, a następnie sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe. Dotyczy to szczególnie jednostek, w których podjęcie uchwały wymaga dodatkowych formalności, na przykład spółki komandytowo-akcyjnej, gdzie uchwały walnego zgromadzenia są co do zasady protokołowane przez notariusza. Lepiej podjąć uchwałę po terminie i dopiero po niej sporządzić sprawozdanie finansowe, niż sporządzić uproszczone sprawozdanie finansowe bez wymaganej uchwały.
Więcej na ten temat wyjaśnia Ministerstwo Finansów na stronie Czy jednostki małe oraz mikro muszą podjąć nowe uchwały, jeśli chcą skorzystać z uproszczeń sprawozdawczych w sprawozdaniu za rok 2025?
To ważna informacja nie tylko dla sprawozdania za 2025 r. W kolejnych latach warto sprawdzać, czy uchwała dotyczy danego roku, czy jest wieloletnia. Uchwała może dotyczyć konkretnego roku albo kolejnych lat, o ile jednostka nadal spełnia warunki.
Co powinno zawierać uproszczone sprawozdanie finansowe jednostki mikro albo jednostki małej
Zakres sprawozdania zależy od tego, czy dotyczy jednostki mikro, czy jednostki małej.
Co do zasady sprawozdanie finansowe obejmuje bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową. W przypadku jednostek mikro i małych zakres tych elementów może być ograniczony. Dzięki temu dokument jest krótszy, ale nadal powinien być zgodny z księgami i jasno pokazywać sytuację jednostki.
Jednostka mikro może zwykle przygotować najbardziej skrócony bilans i rachunek zysków i strat. Sprawozdanie jednostki małej jest nieco bardziej rozbudowane, jednak nadal może pomijać niektóre informacje.
Dla jednostek mikro uproszczone sprawozdanie finansowe może obejmować przede wszystkim informacje ogólne, bilans, informacje uzupełniające do bilansu oraz rachunek zysków i strat. Jednostki mikro mogą też w określonych przypadkach nie sporządzać informacji dodatkowej, jeżeli wymagane dane zostaną pokazane w informacjach uzupełniających do bilansu.
W przypadku jednostek małych zakres dokumentów jest szerszy. Nadal mogą one jednak korzystać z uproszczeń, jeżeli tylko spełniają warunki z ustawy o rachunkowości i organ zatwierdzający podjął odpowiednią uchwałę.
Niektóre jednostki mogą też korzystać ze zwolnienia ze sporządzania sprawozdania z działalności, jeżeli ujawnią wymagane informacje w informacji dodatkowej. To również wymaga sprawdzenia warunków ustawowych i treści uchwały. Chodzi w szczególności o zwolnienie, o którym mowa w art. 49 ust. 4 ustawy o rachunkowości w przypadku jednostki mikro oraz art. 49 ust. 5 w przypadku jednostki małej.
.png)
Kiedy przygotować uchwałę o uproszczeniach
Najbezpieczniej przygotować uchwałę przed rozpoczęciem prac nad sprawozdaniem albo najpóźniej przed jego sporządzeniem. Nie warto zostawiać tej decyzji na etap zatwierdzania dokumentów.
Uchwała powinna jasno wskazywać, jakich uproszczeń dotyczy. W praktyce dobrze, aby wynikało z niej, czy jednostka będzie sporządzać sprawozdanie finansowe jako jednostka mikro albo jednostka mała oraz czy korzysta ze zwolnienia w zakresie sprawozdania z działalności, jeżeli takie zwolnienie jest dostępne.
Warto też zdecydować, czy uchwała ma dotyczyć tylko jednego roku, czy również kolejnych lat. Uchwała wieloletnia może ograniczyć ryzyko, że w następnym roku nie spełni się wymaganych formalności. Trzeba jednak pamiętać, że nawet przy uchwale wieloletniej jednostka musi co roku sprawdzić, czy nadal spełnia limity i inne wymogi.
Uproszczenia sprawozdawcze a uproszczenia w rachunkowości
Warto odróżnić dwie kwestie: uproszczenia sprawozdawcze i uproszczenia w rachunkowości.
Uproszczenia sprawozdawcze dotyczą tego, jak wygląda końcowe sprawozdanie finansowe. Chodzi między innymi o zakres bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. W tym zakresie znaczenie ma decyzja organu zatwierdzającego.
Uproszczenia w rachunkowości dotyczą natomiast sposobu ujmowania niektórych zdarzeń w księgach. Uproszczenia w rachunkowości mogą więc działać niezależnie od tego, czy jednostka sporządza pełne, czy uproszczone sprawozdanie finansowe. Mogą obejmować na przykład wybrane zasady wyceny, amortyzacji albo kwalifikowania umów leasingu. W takich przypadkach znaczenie ma polityka rachunkowości i decyzje kierownika jednostki.
To ważne rozróżnienie. Brak uchwały organu zatwierdzającego nie zawsze oznacza, że spółka traci każde możliwe uproszczenie. Może jednak oznaczać, że nie powinna sporządzać sprawozdania finansowego według uproszczonego schematu dla jednostki mikro albo jednostki małej.
Plik XML i podpisy
Uproszczenia nie zmieniają zasad podpisywania dokumentów. Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki.
W spółce z o.o. kierownikiem jednostki jest zarząd. Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, podpisy składają wszyscy członkowie zarządu albo co najmniej jedna osoba po spełnieniu dodatkowych warunków dotyczących oświadczeń pozostałych członków zarządu. Odmowa podpisu wymaga uzasadnienia.
Podpis ma duże znaczenie. Nie jest tylko czynnością techniczną. Osoby podpisujące potwierdzają, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania ustawy o rachunkowości.
Sprawozdanie sporządza się elektronicznie, w postaci pliku XML. Dokument można podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Jeżeli sprawozdanie podpisano już wcześniej, a następnie przygotowano nową wersję dokumentu, trzeba ponownie zadbać o podpisy osób zobowiązanych do podpisania sprawozdania.
O technicznej stronie takich plików więcej pisaliśmy w artykule Sprawozdania finansowe w formacie .xml – jak je odczytać?
Złożenie sprawozdania finansowego do KRS
Uproszczone roczne sprawozdanie finansowe trzeba złożyć do rejestru tak samo, jak pełne sprawozdanie. Uproszczenia wpływają na zakres dokumentu, ale nie zwalniają z obowiązku jego złożenia.
Aby złożyć sprawozdanie finansowe do rejestru, trzeba przygotować właściwy zestaw dokumentów. Sam plik XML nie zawsze wystarczy, bo do KRS składa się również uchwały i inne załączniki wymagane przepisami.
Jeżeli jednostka chce złożyć sprawozdanie finansowe w uproszczonej formie, powinna upewnić się, że dokument złożony do KRS odpowiada uchwale organu zatwierdzającego. Inny zakres uchwały i inny schemat pliku mogą powodować wątpliwości przy ocenie kompletności dokumentów.
Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, dla sprawozdania za 2025 r. termin zatwierdzenia przypada zasadniczo do 30 czerwca 2026 r.
Po zatwierdzeniu dokumenty trzeba złożyć do KRS w terminie 15 dni. Do rejestru składa się między innymi sprawozdanie finansowe, uchwałę albo postanowienie o zatwierdzeniu sprawozdania oraz – jeżeli dotyczy – uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty. W zależności od sytuacji potrzebne mogą być także inne dokumenty, na przykład sprawozdanie z działalności albo sprawozdanie z badania.
O konsekwencjach związanych z niezłożeniem dokumentów więcej pisaliśmy w artykule Sprawozdanie finansowe – jakie konsekwencje może powodować jego niezłożenie?
Praktyczna lista działań dla jednostek mikro i jednostek małych
Przed wyborem uproszczeń warto przejść przez kilka kroków:
- Po pierwsze, trzeba sprawdzić, czy jednostka spełnia limity dla jednostki mikro albo jednostki małej. Nie należy opierać się wyłącznie na danych z poprzednich lat.
- Po drugie, trzeba ustalić, czy przepisy nie wyłączają danej jednostki z możliwości stosowania uproszczeń.
- Po trzecie, należy sprawdzić, czy została podjęta uchwała organu zatwierdzającego dotycząca stosowania uproszczeń w sprawozdaniu za 2025 r.
- Po czwarte, należy porównać treść uchwały z przygotowanym plikiem XML. Dokument powinien odpowiadać wybranemu rodzajowi sprawozdania.
- Po piąte, należy zweryfikować podpisy. Jeżeli przygotowywana jest nowa wersja sprawozdania, podpisy trzeba zebrać ponownie.
- Po szóste, trzeba dopilnować zatwierdzenia sprawozdania i złożenia dokumentów do KRS. Terminy pozostają takie same niezależnie od tego, czy spółka korzysta z uproszczeń.
Podsumowanie
Uproszczone sprawozdanie finansowe za 2025 r. może być dobrym rozwiązaniem dla jednostki mikro albo jednostki małej. Pozwala ograniczyć zakres dokumentów i uprościć proces sprawozdawczy. Nie można jednak stosować go automatycznie.
Najpierw trzeba sprawdzić limity, wyłączenia i status jednostki. Następnie trzeba upewnić się, że organ zatwierdzający podjął właściwą uchwałę przed sporządzeniem sprawozdania. Dopiero potem można przygotować plik XML, zebrać podpisy i przedstawić dokument do zatwierdzenia.
Największe ryzyko pojawia się wtedy, gdy jednostka korzysta z uproszczeń „z przyzwyczajenia”, bez sprawdzenia aktualnej uchwały. Przy sprawozdaniu za 2025 r. ma to szczególne znaczenie, ponieważ wcześniejsze uchwały nie zawsze wystarczą do dalszego stosowania uproszczeń.
W kolejnych latach zasada pozostaje podobna. Jeżeli jednostka chce złożyć uproszczone sprawozdanie finansowe, powinna co roku sprawdzić, czy spełnia warunki i czy ma ważną uchwałę dotyczącą stosowania uproszczeń. Dzięki temu łatwiej uniknąć problemów przy zatwierdzaniu dokumentów i składaniu ich do rejestru.
Autorzy:
Krzysztof Kaczmarek, Paweł Krzemiński
