Jednym z pierwszych etapów transakcji jest przeprowadzenie badania prawnego, podatkowego i finansowego sprzedawanej firmy, czyli tzw. due diligence. Ma ono na celu zweryfikowanie sytuacji danego podmiotu i przede wszystkim ustalenie ryzyk związanych z potencjalną transakcją. Analizę dokumentów można prowadzić w tradycyjnej formie albo wykorzystać w tym celu dedykowane narzędzia. Jednym z nich jest platforma VDR.
Co to jest Virtual Data Room?
Pod tą skomplikowaną nazwą kryje się proste rozwiązanie. Virtual Data Room to repozytorium online do przechowywania i udostępniania poufnych dokumentów. To bezpieczne miejsce w tzw. „chmurze”, do którego dostęp jest ograniczony, a przechowywane dane są szyfrowane algorytmami takimi, jakimi m.in. zabezpiecza się dane w bankowości elektronicznej.
Nad bezpieczeństwem danych czuwa administrator VDR. Decyduje on o udostępnieniu wszystkich lub wybranych plików danej osobie. Udziela pozwolenia tylko na odczytanie danych, ich zapis, druk, czy też na działanie w pełnym zakresie. Ma do dyspozycji szeroki wachlarz środków, w tym zasłony ekranu, znaki wodne, czy nawet możliwość zidentyfikowania osoby robiącej zrzut lub zdjęcie ekranu. Natomiast, gdy to konieczne, może natychmiastowo odebrać lub zmienić zakres udzielonego dostępu.
Obecnie na rynku działa wiele profesjonalnych i zaufanych podmiotów, które oferują usługi w zakresie VDR. Ceny oraz szczegółowa oferta danego Virtual Data Room zależy od wielu czynników, m.in. od liczby przechowywanych dokumentów, liczby użytkowników, okresu świadczenia usługi, a także skorzystania z różnych dostępnych opcji dodatkowych.
Jakie dokumenty umieścić w VDR?
Tak naprawdę charakter dokumentów umieszczanych w VDR jest nieograniczony. W przypadku transakcji sprzedaży firmy zazwyczaj będą to wszelkie dokumenty lub informacje poufne, które nie powinny być udostępniane lub ujawniane nieuprawnionym osobom, w szczególności dane finansowe, prawne, osobowe, organizacyjne, chroniące własność intelektualną, czy szeroko rozumianą tajemnicę przedsiębiorstwa.
VDR dla bezpiecznego due diligence i nie tylko
Virtual Data Room jest popularnym narzędziem wykorzystywanym do przeprowadzenia transakcji, w szczególności nabycia udziałów lub akcji spółek. Na etapie przygotowań do transakcji istotnym jest zapewnienie potencjalnym inwestorom swobodnego dostępu do dokumentacji danego podmiotu. W ten sposób mogą z pomocą swoich doradców zidentyfikować ryzyka związane z nabyciem danej firmy. Dostęp może być udzielony w tradycyjnej formie, tj. fizycznego pomieszczenia, w którym znajdują się dokumenty lub online (w chmurze), czyli właśnie w postaci elektronicznego repozytorium dokumentów VDR.
Za każdym razem, gdy chcemy uniknąć ryzyka „wypłynięcia” informacji o potencjalnej transakcji oraz żmudnego, kosztownego i czasochłonnego procesu przyjmowania zainteresowanych w naszym biurze, warto pomyśleć o VDR. Poza transakcjami fuzji i przejęć, narzędzie znajdzie zastosowanie np. w transakcjach nieruchomościowych, czy w razie konieczności udostępnienia jakiejkolwiek poufnej umowy. Ponadto, obecnie w dobie popularności pracy zdalnej, VDR używany jest nawet do udostępniania wrażliwych danych wewnątrz organizacji.
Bezpieczeństwo i inne korzyści
Podstawowa przewaga VDR nad fizycznym dostępem do dokumentacji to gwarancja jej bezpieczeństwa. Przepływ informacji jest chroniony tymi samymi rozwiązaniami, co m.in. elektroniczne serwisy bankowe. Z jednej strony, dostępu nie uzyskają niepowołane osoby trzecie, a z drugiej – pracownicy audytowanej firmy nie zorientują się, że jest ona przedmiotem transakcji.
VDR gwarantuje dostęp do dokumentów przez całą dobę. Wiele osób jednocześnie może analizować dostępne pliki. Co ważne – mogą to robić z dowolnego miejsca, łącząc się przez przeglądarkę internetową. Dzięki temu spółka zwiększa możliwości pozyskania inwestorów – odległość od jej siedziby przestaje mieć znaczenie. Z drugiej strony, dostęp do dokumentacji mają specjaliści z różnych dziedzin, których zebranie w jednym miejscu i czasie jest często utrudnione.
Użycie elektronicznego repozytorium ułatwia także komunikacje uczestnikom transakcji. VDR udostępnia forum dyskusyjne, na którym użytkownicy mogą na bieżąco wymieniać informacje, które są objęte ochroną VDR. Administrator może natomiast wygenerować raporty aktywności. Dzięki nim widać, które dokumenty interesują danych użytkowników, a same raporty mogą być dowodem w razie sporu w przyszłości.
Wybór platformy VDR i przeprowadzenie badania due diligence to jednak dopiero początek procesu transakcyjnego. O kolejnych etapach transakcji pisaliśmy w artykule Sprzedaż firmy lub udziałów – jakie są typowe etapy transakcji?
Skontaktuj się z naszymi specjalistami, żeby dowiedzieć się, jak sprawnie sprzedać lub kupić spółkę.
Mateusz Buszkiewicz
