Do końca czerwca każdego roku upływa termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego spółek handlowych. W roku 2022, podobnie jak w roku 2021, termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego za rok poprzedni upływa 30 września. W tym artykule poruszamy najważniejsze kwestie dotyczące zatwierdzenia roku w spółkach oraz obowiązków, których należy dopełnić po jego zatwierdzeniu.
Aktualizacja: 27 września 2022 r.
Dłuższy termin z powodu Covid-19
Ogólna zasada wskazuje, że termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego wynosi 6 miesięcy od dnia bilansowego. W przypadku, gdy rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, ostatnim dniem na zatwierdzenie będzie 30 czerwca. W wyniku epidemii Covid-19 termin ten w roku 2021 został wydłużony o 3 miesiące. Również w roku 2022 termin ten został przedłużony, o czym pisaliśmy w naszym artykule Dłuższy termin na sprawozdanie finansowe i CIT-8 za 2021 r.! Oznacza to, że wspólnicy którzy jeszcze nie zatwierdzili sprawozdania finansowego mają na to czas do 30 września.
Wgląd do sprawozdania finansowego przed zatwierdzeniem
Spółki kapitałowe zobowiązane są do udostępnienia wspólnikom bądź akcjonariuszom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki (jeżeli przepisy przewidują obowiązek sporządzenia takiego sprawozdania). Jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta należy także udostępnić sprawozdanie z badania - najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników bądź walnym zgromadzeniem akcjonariuszy. Wspólnikom przysługuje prawo wykonywania kopii sprawozdania, robienia zdjęć, a także sporządzania notatek.
Realizacja obowiązku udostępnienia sprawozdania wspólnikom
Przepisy nie precyzują formy i sposobu udostępnienia dokumentów. Wspólnik może otrzymać do wglądu zarówno elektroniczną wersje sprawozdania bądź papierową kopię. Spółka może uczynić zadość swojemu obowiązkowi w niemalże nieograniczony sposób, między innymi poprzez udostępnienie sprawozdania w siedzibie spółki, przesłanie elektronicznego sprawozdania e-mailem, wysłanie za pomocą kuriera/operatora pocztowego na płycie CD bądź pendrive’a ze sprawozdaniem.
Należy jednak pamiętać, że to na spółce ciąży obowiązek prawidłowego udostępnienia sprawozdań. Przykładowo, gdy spółka wysłała wspólnikowi sprawozdanie przesyłką pocztową, a przesyłka ta ulegnie zniszczeniu w trakcie transportu, to takie sprawozdanie uzna się nieudostępnione wspólnikowi. W związku z tym warto wybrać taki sposób udostępnienia dokumentów, który gwarantuje wspólnikom zapoznanie się z ich treścią.
Kto i jak zatwierdza sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe zatwierdza organ zatwierdzający. W spółce akcyjnej i spółce komandytowo-akcyjnej będzie to walne zgromadzenie, w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zgromadzenie wspólników, natomiast w spółkach osobowych - wspólnicy. Zatwierdzenie, niezależnie od spółki, musi zostać dokonane poprzez powzięcie uchwały właściwego organu lub wspólników.
Jak poprawnie przeprowadzić zgromadzenie dowiesz się z naszego artykułu Zwyczajne zgromadzenie wspólników – jak nie popełnić błędu?
Wymóg sporządzenia sprawozdania z działalności spółki
Obowiązek sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania z działalności spółki co do zasady ciąży na spółkach kapitałowych, spółce komandytowo-akcyjnej, a także spółce jawnej i komandytowej jeżeli ich wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania spółki są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki zagraniczne o podobnej formie prawnej. Możliwym jest jednak niesporządzanie takiego sprawozdania, gdy spółka spełni określone kryteria zawarte w ustawie o rachunkowości.
Rozliczenie członków zarządu z wykonywanych obowiązków
Nieodłącznym elementem, po rozpatrzeniu i zatwierdzeniu sprawozdania finansowego w spółkach kapitałowych, jest głosowanie nad udzieleniem absolutorium członkom zarządu. Wspólnicy w ten sposób rozliczają ich z pełnionych obowiązków. O tym, jakie działania może podjąć członek zarządu, któremu nie udzielono absolutorium sprawdź w Nieudzielenie absolutorium – co w takiej sytuacji może zrobić członek zarządu?
Co dalej po zatwierdzeniu?
W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego spółka zobowiązana jest złożyć sprawozdanie do Krajowego Rejestru Sądowego za pośrednictwem systemu s24 „Repozytorium Dokumentów Finansowych”. O tym jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS przez Internet pisaliśmy w na portalu komandytowa.pl w artykule Sprawozdanie finansowe spółki komandytowej przez Internet – jak je złożyć?
Oskar Dziok
Michał Walczak
