Zdarza się, że wszyscy wspólnicy spółki z o.o., na stałe bądź czasowo przebywają poza granicami kraju. Przepisy Kodeksu spółek handlowych wymagają natomiast aby zgromadzenia wspólników odbywały się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Czy zatem wspólnicy, aby podjąć jakąkolwiek uchwałę muszą za każdym razem wracać do kraju? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w poniższym artykule.
Zgromadzenia Wspólników
Zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych zgromadzenia wspólników powinny odbywać się na terytorium Polski. A zatem w przypadku spółek, których wspólnicy przebywają na stałe bądź czasowo zagranicą, pojawia się problem gdzie można podjąć ważną uchwałę. Istnieją co najmniej trzy drogi pozwalające na podjęcie uchwał przez zgromadzenie wspólników bez konieczności przyjazdu do kraju.
Uchwała bez zgromadzenia wspólników
Istnieje możliwość podjęcia przez wspólników uchwał bez odbywania zgromadzenia wspólników. Powzięcie takiej uchwały musi być poprzedzone wyrażeniem przez wszystkich wspólników pisemnej zgody na postanowienia, których ma dotyczy uchwała. W takiej sytuacji nie ma przeciwwskazań, aby uchwałą została powzięta przez wspólników poza granicami Polski. Wymóg terytorialny wskazany w przepisach odnosi się wprost do zgromadzenia wspólników, nie natomiast do samej czynności jaką jest podjęcie uchwały. Jednakże niektóre uchwały – niezależnie od wyrażonej przez wspólników zgody – wymagają odbycia zgromadzenia wspólników. Dotyczy to np. rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki.
Więcej na temat konieczności zwołania zgromadzenia możesz przeczytać w artykule Zgromadzenie wspólników – kiedy zwoływać?
Zgromadzenie z udziałem wszystkich wspólników
Zgromadzenia wspólników odbywają się po uprzednim zwołaniu albo bez formalnego zwołania (w trybie art. 240 KSH). Ustawodawca przewidział możliwość odbycia zgromadzenia wspólników bez formalnego zwołania, w sytuacji gdy na zgromadzeniu reprezentowani są wszyscy wspólnicy spółki, tj. cały kapitał zakładowy. Skoro zatem nadrzędnym celem przepisu, który nakłada wymóg odbywania zgromadzenia w Polsce, jest ochrona interesów wszystkich wspólników poprzez umożliwienie im udziału w zgromadzeniu, to odbycie go w trybie art. 240 KSH, realizuje ten cel. W związku z tym, jeżeli na zgromadzenie odbywa się bez formalnego zwołania i obecni są wszyscy wspólnicy, a zatem reprezentowany jest cały kapitał spółki, wspólnicy mogą odbyć zgromadzenie w dowolnym miejscu, także poza granicami Polski. Aczkolwiek w literaturze prawniczej są rozbieżne poglądy co do możliwości odbycia takiego zgromadzenia poza granicami Polski. W związku z czym nie ma gwarancji, że sąd rejestrowy zaaprobuje takie rozwiązanie.
Zgromadzenie pełnomocników
Trzecim rozwiązaniem, dla wspólników przebywających na stałe poza granicami Polski, jest udzielenie pełnomocnictwa do reprezentacji na zgromadzeniach wspólników. Przepisy KSH dopuszczają taką możliwość z tym zastrzeżeniem, że pełnomocnikiem nie może być członek zarządu ani pracownik spółki. Wszyscy wspólnicy mogą udzielić pełnomocnictw także tej samej osobie, pamiętając przy tym aby wyraźnie zaznaczyć, że może ona reprezentować także innych wspólników.
Dbając o swoje interesy, wspólnik może udzielić bardzo szczegółowego pełnomocnictwa do reprezentacji na zgromadzeniach. Może w nim wyraźnie określić, nad podjęciem jakich uchwał pełnomocnik może głosować a nad jakimi nie, ponadto pełnomocnictwo może zawierać szczegółowe instrukcje dla pełnomocnika. O zakresie pełnomocnictwa możesz przeczytać także w artykule Emocje podczas zgromadzenia wspólników sięgają zenitu? Wyślij pełnomocnika! Sposób ten jest bardzo wygodny dla wspólników, a także bezpieczny przy odpowiednio sporządzonym pełnomocnictwie.
Ryszard Cichy
