Kiedy decyzja o założeniu spółki zapadła i wiesz już co to za spółka – warto zadbać o poruszenie w umowie spółki, statucie lub w porozumieniu wspólników kilku kwestii – które naszym zdaniem ułatwią dalsze funkcjonowanie spółki i jej wspólników. Poniżej elementy, które warto przedyskutować, wynegocjować i precyzyjnie zapisać w dokumentach organizacyjnych Twojej spółki.
1. Zasady reprezentacji spółki
W umowie spółki można prawie swobodnie ukształtować zasady jej reprezentowania. Przykładem może być wyłączenie prawa do reprezentacji spółki wspólnika spółki jawnej czy komplementariusza w spółce komandytowej lub komandytowo – akcyjnej. Wszystko zależy od Waszych ustaleń i zapotrzebowania. Podobnie w przypadku spółek kapitałowych (z o.o. i akcyjnej) można określić umownie liczbę członków zarządu oraz wskazać w jakiej konfiguracji będą oni uprawnieni do reprezentacji spółki.
2. Prawo prowadzenia spraw spółki
Umownie można również ukształtować zasady prowadzenia spraw spółek osobowych. W spółce jawnej zasadą jest, że prowadzić sprawy spółki może każdy ze wspólników, ale umowa spółki jawnej może powierzyć to prawo tylko niektórym spośród wspólników. Umowa spółki komandytowej może przyznać prawo prowadzenia praw spółki również komandytariuszowi, który co do zasady takiego prawa nie ma.
3. Sposób powoływania zarządu
Zgodnie z przepisami, zarząd spółki z o.o. powoływany i odwoływany jest przez zgromadzenie wspólników, a spółki akcyjnej – przez radę nadzorczą. Umową (statutem) spółki można przewidzieć jednak inny sposób powoływania i odwoływania zarządu. Można np. przyznać konkretnemu wspólnikowi (akcjonariuszowi) osobiste uprawnienie do powoływania i odwoływania członka zarządu. Istotne jest nie tylko ustalenie trybu powołania osób zarządzających (przez kogo i jaką większością), ale także czasu na jaki dany zarząd jest powołany. Kadencja zarządu może być bowiem określona ściśle umową bądź też zarząd może być powoływany na czas nieoznaczony. W przypadku gdy komplementariuszem w spółce osobowej jest osoba prawna, powyższy tryb określania zarządu będzie miał w konsekwencji także istotne znaczenie dla reprezentowania spółki osobowej.
4. Zasady „wyjścia” ze spółki
Zbycie udziałów (akcji) może być obwarowane dodatkowymi wymogami bądź zagwarantowane stosownymi opcjami (tak by nikt nie czuł się zakładnikiem spółki). Umowa może zastrzec np. obowiązek uzyskania zgody zarządu lub wspólników na zbycie udziałów. Pozostałym wspólnikom może zaś przysługiwać prawo pierwokupu albo prawo pierwszeństwa – przy cenie, której wysokość zostanie ustalona w określonym trybie. Zasady powyższe odnosić się także mogą do obrotu ogółem praw i obowiązków w spółkach osobowych. Warto podkreślić że w przypadku tych spółek wspólnikom przysługuje prawo wypowiedzenia umowy spółki - które wiąże się ze stosownymi prawami i obowiązkami
5. Sukcesja na wypadek śmierci wspólnika
W przypadku wspólników osób fizycznych w umowie spółki można wyłączyć dziedziczenie udziałów i przewidzieć spłatę spadkobierców niewstępujących do spółki. Ma to szczególne znaczenie, jeśli działalność spółki uzależniona jest od szczególnych umiejętności jednego ze wspólników, a wstąpienie do spółki osób trzecich działałoby destabilizująco na spółkę. Projektując takie zapisy, należy uwzględnić czy udziały stanowią przedmiot ustawowej wspólności majątkowej (wtedy tylko część udziałów może podlegać dziedziczeniu). Należy również rozstrzygnąć czy spółka mimo braku wstąpienia spadkobierców nadal będzie istniała (gdyż nie jest dozwolone funkcjonowanie jednoosobowych spółek osobowych). Szerzej o sukcesji piszemy na naszym portalu zmianawarty.pl.
6. Zasady podejmowania decyzji przez wspólników
Warto pomyśleć nad sposobem podejmowania uchwał w spółce. Choć przepisy kodeksowe regulują te kwestie kompleksowo, często korzystniejsze jest przyjęcie innych zasad w zawieranej umowie. Szczególnie w przypadku spółek o rozbudowanym składzie osobowym istotne jest określenie odpowiedniej większości głosów decydujących o określonych sprawach jak również określenie minimalnego kworum pozwalającego na podejmowanie kluczowych decyzji. Warto by decyzje były podejmowane w sposób jak najbardziej wyważony i odpowiadający interesem określonej większości. Należy również rozważyć jakie ma być miejsce odbywania posiedzeń, sposób jego odbywania (zdalnie, osobiście) oraz tryb zwoływania.
7. Możliwość umorzenia udziałów/akcji - ewentualnie zwrotu wkład
W przypadku spółek kapitałowych umorzenie udziałów albo akcji może nastąpić tylko wówczas, gdy zostało przewidziane w umowie albo statucie spółki. W przypadku spółek osobowych umową można przewidzieć częściowy zwrot wkładów w określonych sytuacjach. Niekiedy jest to dogodna droga do wyjścia wspólnika ze spółki i rozliczenia się z nim albo zmniejszenia jego zaangażowania w spółce. Zamieszczenie odpowiednich zapisów o przymusowym umorzeniu udziałów /akcji/ w spółkach kapitałowych może być także dobrym narzędziem do dyscyplinowania wspólników w sytuacji, gdyby podejmowali oni działania niezgodne z wcześniejszymi ustaleniami. Brak stosownych zapisów uniemożliwia skorzystanie z tego sposobu rozliczenia się z ustępującym lub częściowo „wycofującym” się wspólnikiem.
8. Określenie udziału w zysku spółki
W umowie spółki można szczegółowo uregulować udział wspólnika w zysku. Przykładem może być spółka jawna czy komandytowa, w której wspólnicy co do zasady uczestniczą w zysku w częściach równych, bez względu na wartość wkładu wniesionego do spółki. Postanowieniami umowy spółki jawnej lub komandytowej można jednak uzależnić wysokość udziału w zysku od wartości wkładu. W spółkach kapitałowych udział w zysku jest co do zasady proporcjonalny do ilości posiadanych udziałów /akcji/, choć umową spółki można tę zasadę zmienić i uprzywilejować niektórych wspólników względem dywidendy. Można też przyznać wspólnikom prawo do otrzymywania zaliczki na poczet zysku (w stałych wysokościach) czy też w wysokości niezbędnej dla uregulowania podatków. Można też z góry umownie zarezerwować dla wspólników część zysków albo wprowadzić odmienną zasadę rezerwującą określoną kwoto czy procentowo część zysku na dalsze inwestycje. Warto podkreślić, że w przypadku spółek jawnych czy komandytowych prawo do udziału w zysku powstaje automatycznie z zatwierdzeniem roku obrotowego i nie można tego zysku wyłączyć od podziału w inny sposób niż jednomyślną uchwałą wspólników (chyba że co innego wynika z umowy spółki). Dlatego tak ważne jest uregulowanie sprawy zysku w spółce zapisami umownymi.
9. Dodatkowe obowiązki wspólnika
Zasadą jest, że wszelkie powtarzające się świadczenia niepieniężne wspólnika w spółce z o.o. powinny być określone w umowie. Warto zatem już na etapie zawierania umowy spółki rozważyć możliwość obciążenia wspólnika dodatkowymi obowiązkami. Podobnie ma się kwestia z dopłatami, które mogą być nakładane o ile umowa tak stanowi. W spółkach osobowych wszelkie obowiązki wspólnika po zawarciu umowy spółki również powinny być określone w umowie by wiązały jej strony. Jeśli zatem strony umów przewidują po stronie wspólników dodatkowe obowiązki na rzecz spółki warto określić je precyzyjnie w umowie spółki. Należy wystrzegać się też zapisów na „wszelki wypadek” (np. o obowiązku wniesienia dopłat o których decyduje większość wspólników), gdyż tego typu zapisy mogą czasami nieoczekiwanie być wykorzystywane jako pole nacisków pomiędzy wspólnikami.
10. Rok obrotowy spółki
Co do zasady rokiem obrotowym spółki jest rok kalendarzowy. Częstokroć z różnych względów np. dotyczących wspólników albo sezonowości działalności spółki - ważne jest by zawiązywana spółka posiadała inny rok obrotowy od kalendarzowego. Jeśli taka jest wola wspólników, odpowiedni zapis należy zamieścić w umowie spółki oraz zweryfikować czy tożsamy z rokiem obrotowym będzie rok podatkowy (gdyż w przypadku niektórych podmiotów – np. osób fizycznych- rokiem podatkowym zawsze musi być rok kalendarzowy). Warto pamiętać też o uproszczeniu, zgodnie z którym w przypadku spółek rozpoczynających działalność w drugiej połowie roku pierwszy rok obrotowy może trwać od dnia zarejestrowania spółki do końca następnego roku kalendarzowego. By tak się stało (co pozwoli na późniejsze sporządzenie pierwszego sprawozdania finansowego), niezbędny jest jednak odpowiedni zapis w umowie.
Co w umowie a co poza
Warto wreszcie się zastanowić co powinno znaleźć się w umowie spółki, a co poza umową. Umowne określenie pomiędzy wspólnikami stosownych kwestii niekoniecznie musi być zamieszczone w umowie (jawnej i dostępnej dla wszystkich za pośrednictwem akt rejestrowych). Częstą praktyką jest zawarcie określonych zasad w dodatkowych poza umową (statutem) spółki porozumieniach, które, o ile zawarte w określonej formie, mogą dać podobne gwarancje stronom umowy jak zapisy umowne. Przewagą takiego rozwiązania jest zachowanie określonych uregulowań w pełnej poufności, przy pełnej mocy prawnej zawartych ustaleń. Warto więc poza kwestią zastanowienia się co umieścić w umowach – również rozważyć gdzie i jak to ustalić.
Przy zakładaniu spółki czy też wprowadzaniu zmian do umowy, pomocny może okazać się profesjonalny doradca, który wskaże najlepsze w konkretnym przypadku rozwiązania. Jeśli myślisz o założeniu spółki i zastanawiasz się jaka forma będzie dla Ciebie najlepsza lub rozwijasz się i rozważasz zmianę sposobu prowadzenia działalności gospodarczej, – skontaktuj się z nami!
Sprawdź nasz kurs online "Spółka z o.o. – nowe możliwości i korzyści w obliczu zmian podatkowych"
|
Na co zwrócić uwagę przy wyborze rodzaju spółki?
Chcesz wiedzieć jakie są różnice pomiędzy spółkami i czy to możliwe, że w każdej inaczej płaci się podatki? Obejrzyj nasz poradnik!
Martyna Piaskowska, Aleksander Gałek
