Przekształcenie spółki jest procesem dość skomplikowanym. Nietrudno jest popełnić w ich trakcie wiele błędów. Warto zatem cały ten proces odpowiednio zaplanować i przeanalizować wszystkie warianty. Podstawowym błędem, który popełnia wielu przedsiębiorców jest nieodpowiedni wybór formy spółki, w którą zamierzają się przekształcić. A jakie jeszcze błędy naszym zdaniem zdarza się popełniać w trakcie przekształcenia?
W umowie spółki unikaj:
- niewłaściwego opisania wkładów wniesionych do przekształconej spółki
Częstym uchybieniem popełnianym przy opisywaniu wkładów wniesionych do przekształconej spółki jest brak wskazania źródła pochodzenia tych wkładów. Dość powszechnie w umowach spółek przekształconych nie wyjaśnia się bowiem, kiedy określone wkłady zostały wniesione, a co za tym idzie - jakie jest ich źródło. W późniejszym okresie może to powodować poważne wątpliwości co do tego, czy określone wkłady zostały wniesione przed przekształceniem, czy już po jego dokonaniu.
Jeszcze poważniejszym błędem dotyczącym opisywania wkładów wniesionych do przekształconej spółki jest niewłaściwe oznaczenie rodzaju tych wkładów, w szczególności poprzez nieuprawnioną „transformację” wkładów niepieniężnych we wkłady pieniężne. Przekształcenie nie wpływa bowiem na zmianę charakteru wkładów wniesionych przez wspólników przed przekształceniem - wkłady niepieniężne np. w postaci przedsiębiorstwa, czy nieruchomości, nadal pozostają zatem, mimo przekształcenia, wkładami niepieniężnymi.
- nieodpowiedniego wyboru firmy (nazwy) spółki
Sprawdź nasz kurs online "Spółka z o.o. – nowe możliwości i korzyści w obliczu zmian podatkowych"
|
Nazwa spółki nie może być przypadkowa. Szczegółowo odnoszą się do tego przepisy regulujące każdą ze spółek. Najczęściej pojawiające się błędy wynikają z nieodpowiedniego oznaczenia wspólnika, którym jest inna spółka. Duże komplikacje praktyczne wywołuje też zbyt skomplikowana czy za długa nazwa.
- braku postanowień dotyczących funduszu rezerwowego
Wskazane uchybienie nie niesie za sobą szczególnie negatywnych konsekwencji, może jednak czasowo skomplikować działalność spółki. Fundusz rezerwowy nie powstaje bowiem automatycznie, a do jego utworzenia konieczny jest odpowiedni zapis w umowie przekształconej spółki, planie przekształcenia, albo w później podjętej uchwale wspólników. Jeśli więc od razu nie zastrzeże się w umowie spółki lub planie przekształcenia istnienia funduszu rezerwowego, to konieczne jest późniejsze podejmowanie osobnej uchwały w tym celu, co w może czasem okazać się utrudnione.
W toku przekształcenia nie należy:
- aportować przedsiębiorstwa spółki do nowej spółki zamiast przeprowadzenia klasycznej procedury przekształcenia
Dość często próbuje się ominąć pozornie skomplikowaną klasyczną procedurę przekształcenia spółki poprzez aport jej przedsiębiorstwa do nowej spółki. Może to jednak powodować bardzo negatywne konsekwencje przede wszystkim podatkowe. Poza tym, w niektórych rodzajach przekształceń może dojść do niekorzystnych konsekwencji poszerzających odpowiedzialność wspólników. Rezygnując z przekształcenia narażamy też spółkę na możliwość utraty wcześniej zawartych kontraktów, udzielonych koncesji, wydanych decyzji itp. Przy przekształceniu, co do zasady, przechodzą one automatycznie na przekształconą spółkę.
- wydłużać procesu powiadomień wspólników, gdy może on być zredukowany do niezbędnego minimum
Kodeks spółek handlowych wymaga, aby spółka, która ma zostać przekształcona, zawiadomiła dwukrotnie wspólników o zamiarze powzięcia uchwały o przekształceniu, w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie i nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem podjęcia tej uchwały. W pewnych okolicznościach - gdy wszyscy wspólnicy zasiadają jednocześnie w zarządzie spółki i aktywnie uczestniczą w procedurze przekształcenia - możliwe jest jednak ograniczenie tej procedury informacyjnej do jednego powiadomienia wspólników, po którym można już od razu podejmować uchwałę o przekształceniu.
Przed KRS unikaj:
- przypadkowego wyboru dnia przekształcenia
Dzień rejestracji przekształcenia stanowi dzień powstania spółki przekształconej, co wiąże się ze skomplikowanymi operacjami o charakterze księgowym, a także koniecznością właściwego dokonania rozliczeń zobowiązań o charakterze publicznoprawnym. Operacje te komplikują się jeszcze bardziej, jeśli dzień przekształcenia przypada w środku miesiąca. Jeżeli jednak przekształcenie zostanie zarejestrowane w pierwszym dniu roboczym danego miesiąca (lub ewentualnie w ostatnim dniu roboczym miesiąca) powyższe czynności będą znacznie ułatwione. Z praktyki wiemy, że istnieje poważna szansa na uzyskanie wpisu w dogodnym dla spółki momencie pod warunkiem złożenia odpowiednich wniosków do sądu rejestrowego w odpowiednim czasie – pisaliśmy o tym w artykule Jaki najlepiej wybrać dzień przekształcenia?
- braku nadzoru nad wpisem przekształcenia
System powiadamiania wnioskodawców o dokonanym wpisie, zakłada spore opóźnienie w przesłaniu tych informacji jakże istotne z punktu widzenia spółki przekształcającej się. Brak odpowiedniej informacji na ten temat powoduje, iż spółka działa w dotychczasowej formie prawnej mimo iż winna już posługiwać się nową nazwą i nowymi danymi „osobowymi” O ile nie można przyspieszyć obiegu informacji ze strony sądu rejestrowego – o tyle działający on-line system KRS umożliwia bieżącą kontrolę tego wydarzenia – co powoduje że można uniknąć wielu korekt i zmian zachowując w końcowej fazie przekształcenia tzw. „rewolucyjną czujność”
- przypadkowego wyboru biegłego rewidenta nadzorującego proces przekształcenia
Jest to błąd, który może kosztować wspólników sporo czasu i trochę nerwów. Zgodnie z kodeksem spółek handlowych w ramach procedury przekształcenia konieczne jest bowiem zbadanie planu przekształcenia przez biegłego rewidenta i wydanie przez niego stosownej opinii. Sprawność działania biegłego, dobry kontakt ze wspólnikami przekształcanej spółki i doświadczenie w tej materii mogą mieć zatem wpływ na szybkość całej procedury przekształcenia – o wyznaczaniu biegłego rewidenta w toku restrukturyzacji pisaliśmy w artykule Wyznaczenie biegłego rewidenta przez sąd. Z praktyki wiemy, że nie zawsze udaje się uzyskać wyznaczenie wskazanego przez spółkę biegłego – ale świadomość tego wydarzenia może też pomóc spółce w toku przekształcenia.
Organizując przekształcenie unikaj:
- działania bez wsparcia doradców podatkowych i biegłych księgowych
Nie wchodząc w tym miejscu w szczegóły techniczne częstym błędem osób podejmujących się przekształcenia jest brak bieżącej konsultacji z biegłymi w zakresie podatków i księgowości. Tymczasem dobrze zaplanowany proces przekształcenia winien być co najmniej neutralny w tych kwestiach – zatem warto skutki takie przewidzieć i skonsultować.
- zaniedbania konsekwencji zmiany formy spółki dla działalności spółki i praw jej wspólników
Częstokroć przekształcenie jest procesem w pewnym sensie nieodwracalnym (a na pewno trudnym do odkręcenia) Warto więc zastanowić się co należy dokonać przysłowiowe „pięć minut” przed. O ile w danej spółce możliwe jest wykonanie pewnej czynności (np. w spółce osobowej wypłata zaległego zysku) o tyle spółka przekształcona może nie pozwalać na taki ruch (np. w przypadku spółki kapitałowej wypłata zysku może być dokonana z zasady tylko raz . Warto więc planując i wdrażając przekształcenie zastanowić się co wstrzymać a co przyspieszyć w spółce w kontekście dnia przekształcenia.
Sprawdź też jakie kwestie należy szczególnie zweryfikować przed przekształceniem jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki – pisaliśmy o tym w artykułach Na co zwrócić uwagę przy przekształcaniu jednoosobowej działalności gospodarczej? i Na co zwrócić uwagę przy przekształceniu?
Rafał Szymkowiak
