Z uwagi na jawność rejestru przedsiębiorców, wgląd do dokumentów zgromadzonych w KRS (takich jak np. umowa spółki) ma każda zainteresowana osoba. Do tej pory uzyskanie wglądu w akta spółki wymagało „wycieczki” do sądu, w którym zgodnie z siedzibą spółki zgromadzone są jej dokumenty. Od lipca 2021 roku możliwe jest jednak przeglądanie akt rejestrowych dowolnej spółki za pośrednictwem Internetu, bez konieczności wychodzenia z domu.
Jak działa elektroniczny KRS?
Repozytorium Akt Rejestrowych (w skrócie: RAR) to platforma uruchomiona w lipcu 2021 roku w ramach elektronicznego KRS (rar.ms.gov.pl). Każdy złożony przez spółkę wniosek do KRS wraz z załącznikami jest umieszczany w RAR. Aby uzyskać dostęp do dokumentów spółki, wystarczy wpisać w wyszukiwarce numer KRS danego podmiotu. Otrzymamy wtedy dostęp do historii wniosków do KRS złożonych przez spółkę od lipca 2021 roku. Możliwe jest także wyszukanie po sygnaturze konkretnej sprawy dotyczącej spółki.
W praktyce, na czas rozpoznawania wniosku referendarze sądowi często ograniczają dostęp do załączonych do wniosku dokumentów spółki. Należy wtedy zwrócić się do konkretnego wydziału KRS, w którym wniosek jest rozpatrywany, z prośbą o przyznanie jednorazowego dostępu do sprawy. Zazwyczaj odbywa się to mailowo.
Dlaczego warto korzystać z RAR?
Możliwość weryfikacji stanu prawnego potencjalnego kontrahenta przy pomocy dokumentów znajdujących się w KRS może się okazać przydatna w wielu sytuacjach. Przed nawiązaniem szerszej współpracy czy wejściem we wspólną inwestycję można na przykład skorzystać z dostępu do umowy spółki danego podmiotu. Na podstawie dostępnych w RAR dokumentów można także niekiedy ustalić, czy w danej spółce występuje konflikt między wspólnikami, co nie jest zwiastunem dobrej i niezakłóconej współpracy.
Z perspektywy wspólnika mniejszościowego, skonfliktowanego z pozostałymi wspólnikami, dostęp do dokumentów spółki za pośrednictwem Internetu może być pomocnym narzędziem w pozyskiwaniu informacji o sytuacji spółki. Jeżeli wspólnikowi blokowany jest dostęp do dokumentów spółki, za pomocą RAR może on szybko sprawdzić, czy w spółce podjęto jakieś uchwały lub dokonano zmian bez jego wiedzy. Daje to możliwość szybkiego zareagowania na takie działanie ze strony pozostałych wspólników lub zarządu.
e-KRS – nie obyło się bez drobnych niedociągnięć
Pomimo że wprowadzenie elektronicznego KRS to krok w dobrą stronę, nie jest to system wolny od wad. Ograniczanie dostępu do akt rejestrowych przez referendarzy odbywa się w sposób ocenny i dowolny. Nie istnieją bowiem żadne przepisy, które definiowałyby wprost, kiedy dostęp do akt należy ograniczyć. Zdarza się również, że po rozpatrzeniu wniosku dostęp do akt spółki nadal jest ograniczony.
Dużą wadą systemu jest również to, że nie daje on dostępu do dokumentów złożonych do KRS przed lipcem 2021 roku.
Cyfryzacja KRS ułatwieniem dla przedsiębiorców
Elektroniczny dostęp do KRS to duże ułatwienie, które pozwala zweryfikować wiele istotnych dokumentów bez konieczności wizyty w sądzie i żmudnego wykonywania fotokopii akt. Choć system nie funkcjonuje idealnie i są kwestie, które należy poprawić, warto z niego korzystać.
RAR jest kolejnym systemem wprowadzonym w ramach cyfryzacji usług dla przedsiębiorców. Już od marca 2018 roku działa natomiast repozytorium dokumentów finansowych, w którym umieszczone są sprawozdania finansowe spółek. Aby dowiedzieć się więcej o tym systemie, przeczytaj artykuł na portalu komandytowa.pl - „Sprawozdanie finansowe spółki komandytowej przez Internet – jak je złożyć?”
Kacper Chachurski
