Przed przystąpieniem do założenia spółki warto przemyśleć kilka kwestii, aby zakładana przez Ciebie i Twoich przyszłych wspólników spółka najlepiej odpowiadała Waszym potrzebom.
Przedstawione poniżej 10 pytań, z pewnością pomoże wybrać typ zakładanej spółki ale także pozwoli w toku negocjacji między przyszłymi wspólnikami ustalić sprawy niezbędne w dalszym toku funkcjonowania spółki. Zanim udacie się do doradców, którzy pomogą Wam spisać Wasze ustalenia i „doszlifować prawnicze szczegóły” w umowach czy statutach (dalej posługiwać się będziemy terminem umowa) warto więc przedyskutować kwestie kluczowe, które opisaliśmy w poniższych pytaniach, które każdy kto chce założyć spółkę (jakąkolwiek) powinien „przejść” …
- Kto ma być wspólnikiem spółki ?
Sprawa niby wydaje się oczywista. Tylko na pozór. Są spółki które mogą funkcjonować jednoosobowo, choć czasami taniej jest mieć spółkę dwuosobową. Inne wymagają co najmniej dwóch wspólników – choć czasami bezpieczniej by wspólników było trzech …. Czasami o tym kto będzie wspólnikiem zdecyduje element majątkowy – ktoś jest właścicielem przedmiotu wkładu – czasami to majątek odrębny jednego z małżonków – czasami to spółka zależna od „rzeczywistego” wspólnika. Czasami dochodzi na tym tle do nieporozumień – nie wszyscy wiedzą, że jeśli w małżeństwie funkcjonuje małżeńska wspólność ustawowa mimo, że udziałowcem jest jeden z małżonków – współwłaścicielem udziałów jest także drugi małżonek. W niektórych spółkach wspólnicy są ujawniani w rejestrze w niektórych nie - można więc być wspólnikiem w sposób niewidoczny dla otoczenia. W niektórych spółkach ktoś odpowiada całym swoim majątkiem a ktoś inny odpowiada w sposób ograniczony. Czasami z byciem wspólnikiem wiążą się dodatkowe prawa (uprawnienia osobiste – np. prawo powoływanie władz) czy obowiązki (zakaz działalności konkurencyjnej, obowiązek dodatkowych świadczeń) - to wszystko powoduje że negocjując umowę a może nawet wcześniej konstruując jej model – warto zastanowić się kto ma być wspólnikiem.
- Jakie role mają być przypisane poszczególnym wspólnikom spółki ?
Z tym wiąże się nie tylko wybór typu spółki ale także ustalenie treści umowy. Z określonymi rolami w spółce, czy dysponując określonym udziałem można być wspólnikiem zarządzającym, aktywnym bądź rodzajem pasywnego inwestora. Z każdego typu rolą wiążą się innego rodzaju uprawnienia i inne obowiązki. Stąd zdefiniowanie ról w toku negocjacji powinno ułatwić kształtowanie zapisów umowy – która powinna w jak najlepszy sposób odpowiadać poszczególnym wspólnikom i ich rolom w spółce.
- Jaki jest główny cel spółki ?
Choć to kolejne wydawałoby się banalne pytanie sprawa znów nie jest oczywista. Co więcej częstokroć celu spółki nie określa się precyzyjnie w toku jej zakładania a tymczasem jasne określenie założeń biznesowych spółki może wyraźnie pomóc w doborze odpowiedniej formy prawnej i odpowiednim ukształtowaniu treści umowy.
Od tego celu (czy to spółka powołana dla określonego celu czy też ma długoterminowy horyzont działania) zależy bardzo wiele rzeczy: - czas trwania, zasady decydujące o zmianach w składzie osobowym, dyspozycja co do zysku, łatwość likwidacji, itd. Czasami spółki zawiązywane są by realizować zyski – czasami są to inne cele (zaparkowanie aktywa w spółce, stworzenie grupy zakupowej itd.) Każdy z tych celów biznesowych może być realizowany na różne sposoby. Zatem pytanie jaki jest cel spółki wcale nie dotyczy zakresu PKD jaki mamy wpisać w akcie notarialnym lecz jest próbą ustalenia jednego z fundamentów przyszłej umowy bez której czasami może się okazać że misterna umowa może nie okazać się trwała czy dostosowana do potrzeb wspólników albo przynajmniej części z nich.
- Czym spółka musi dysponować na starcie ?
To pytanie o to co wspólnicy zamierzają wnieść do spółki. Jakie jest minimum a jakie maksimum. Czy wkładami ma być gotówka? Kiedy wnoszona ? czy mają być wkłady niepieniężne – i w jakiej postaci ? Z aportami wiąże się niejednokrotnie kwestia obciążeń podatkowych „na wejściu” (czasami PIT/CIT czasami VAT). Zdarza się, że wspólnicy zamierzają swe wkłady wnosić partiami czy pod warunkiem. Czasami wspólnicy mają przekazać na rzecz spółki określone świadczenia osobiste (np. pracę) – to wszystko w powiązaniu z ustaleniami biznesowymi co do podziału „udziałów” czy przyszłych zysków powoduje, że przedmioty wkładu częstokroć rzutują na wybór formy prawnej spółki oraz na liczne zapisy szczegółowe.
- Kto ma decydować o funkcjonowaniu bieżącym (operacyjnym) spółki
Pytanie to może być powiązane z rolami jakie mają być przypisane wspólnikom spółki choć niekoniecznie osoby zarządzające czy nadzorujące muszą być wyłaniane spośród wspólników spółki. Warto więc zastanowić się nad tym kto i w jaki sposób będzie brał udział w operacyjnym zarządzaniu spółką (kto będzie ją reprezentowała, w jaki sposób przy których transakcjach) a kto będzie pełnił nadzór nad działaniami zarządu. Czy niezbędnym będzie stały audyt działalności operacyjnej czy też okresowy przegląd tych działań. W ślad za tymi ustaleniami przyjąć można określony tryb prowadzenia spraw spółki oraz reprezentacji spółki na zewnątrz jak i określić tryb wewnętrznego podejmowania stosownych decyzji czy akceptacji działań osób zarządzających operacyjnie.
- Kto ma decydować o strategicznych planach spółki
Czym innym są bieżące sprawy operacyjne a czym inne sprawy strategiczne. Warto więc przemyśleć kto i w jakim trybie (jaką większością) będzie decydował o: podziale bądź zatrzymaniu zysków spółki czy sposobie pokrycia strat, dalszym dofinansowaniu spółki czy podwyższeniu wkładów, zmian umowy spółki, rozszerzaniu spółki o nowych wspólników, łączeniu czy przekształceniach, likwidacji spółki. Odpowiednie ustalenia w tym zakresie znów pomogą wybrać optymalny „garnitur prawny” spółki i wskażą na wiele uregulowań szczegółowych – zabezpieczających interesy poszczególnych wspólników i spółki jako całości.
- Jak mają przebiegać ewentualne zmiany osobowe w spółce ?
Wiadomo, że trudno zakładając spółkę mówić o „biznesowych rozwodach” – ale jeśli ten moment nie jest dobry - to pytanie kiedy to przedyskutować. Dziś rozmowa na ten temat może nie będzie najłatwiejsza – w przyszłości jednak rozmowa na ten temat może okazać się niemożliwa. Tymczasem do rozejścia się dróg wspólników nie musi dojść z przyczyn zawinionych – lecz w wyniku zupełnie niezależnych przyczyn. Zatem tak jak otwarcie przyszli wspólnicy mówią o wspólnej drodze biznesowej tak samo winni z uwagą poświęcić kilka chwil dyskutując o skutkach ewentualnego rozminięcia się ich planów. Umowa może przewidywać zmniejszania udziałów poszczególnych wspólników czy też zwiększanie stanu ich posiadania. Zmiany w ramach podmiotów powiązanych, zapisy na wypadek śmierci czy wreszcie system opcji na wypadek sprzeczności poglądów na pewne kwestie czy wystąpienia pata decyzyjnego. Te kwestie na pewno niezbyt łatwe pozwolą znów wybrać najlepsze rozwiązanie prawne oraz zapisy które w trudnych chwilach spółki – pozwolą na możliwie bezkolizyjne rozejście się wspólników w sposób najmniej bolesny dla wszystkich stron którymi po zawarciu umowy będą nie tylko wspólnicy ale także spółka. Brak ustaleń w tym zakresie może spowodować iż w razie różnicy zdań czy też otwartego konfliktu nie będzie już nikogo kto wygra – będą sami przegrani – tymczasem niejednokrotnie szybkie znalezienie rozwiązania sporu wśród wspólników jest szansą na nowe rozdanie dla wszystkich uczestników takiej spółki
- Jaki budżet jest przewidziany w związku z powołaniem spółki ?
Czasami warto wystartować ostrożnie - niejako na próbę. Czasami biznes jest pewien – nie warto więc oszczędzać na starcie. To wszystko powinno być brane pod uwagę przy wyborze typu spółki – gdyż koszty założenia i rejestracji poszczególnych typów spółek różnią się od siebie (czasami znacznie). Co prawda wybór takiej a nie innej formy prawnej spółki nie jest rozwiązaniem „na zawsze” – gdyż zgodnie z przepisami dotyczącymi spółek można dokonać w każdym czasie zmiany formy prawnej w toku przekształcenia. Ale po pierwsze taka procedura trochę kosztuje (warto więc zastanowić się czy od razu nie wybrać docelowej formy prawnej) a ponadto warto umieścić w umowie spółki odpowiednie zapisy które ułatwią ewentualne przyszłe przekształcenie. Poza tym oprócz kosztów notarialnych czy sądowych o kosztach „startowych” decydują także podatki, które należy zapłacić w związku z zawiązaniem spółki – warto ich nie pomijać bo nawet PCC wg stawki 0,5 % może stanowić poważny koszt zwłaszcza – że należy go zapłacić przed naciśnięciem przycisku „start”.
- Jaki przewidujemy budżet w trakcie funkcjonowania spółki ?
Prowadzenie spółki – to pewien koszt - administracyjny, księgowy, czasami audytorski a także podatkowy. Warto w gronie przyszłych wspólników przedyskutować i podjąć decyzję co do tego co jest akceptowane w przyszłej spółce. Jeśli pojawią się zyski – które będą wypłacane – warto wybrać taki rodzaj spółki – która nie generuje podwójnego opodatkowania. Jeśli wspólnicy aktywnie zarządzają interesami spółki być może nie ma potrzeby wprowadzania organów nadzorczo-kontrolnych. Gdy spółka ma prowadzić biznes w bezpiecznym obszarze i o nieznacznej skali być może uproszczenia spółki jawnej będą atutem. Czasami bezpieczeństwo wspólników weźmie jednak górę nad oszczędnością bieżących kosztów funkcjonowania. Wszystkie te elementy warto przedyskutować w gronie wspólników by podjąć „jedyną słuszną” decyzję o wyborze odpowiedniej formy prawnej i wypracowaniu odpowiednich zapisów umownych. W ślad za tym wyborem pójdą następne w tym zakresie – czy wybrać opodatkowanie kwartalne czy miesięczne, czy wybrać podatek liniowy czy na zasadach ogólnych, czy Vat płacić kasowo czy memoriałowo itd. …
- Co jeszcze ustalić w umowie ?
Umowa to także wiele szczegółów technicznych, o które zostaniecie zapytani przez doradców albo które będą potrzebne przy zawarciu umowy . Warto więc przedyskutować:
- nazwę spółki (firmę) – przy czym zawczasu warto sprawdzić czy firma taka nie jest już używana przez inny podmiot rejestrowany w KRS
- przedmiot działalności (opisany w systemie PKD) – co ciekawe kolejność umieszczenia poszczególnych branż w których spółka będzie działać może wpływać na wysokość składek ZUS
- siedzibę (adres) w którym spółka będzie funkcjonować – warto zadbać o odpowiednią umowę najmu, która niezbędna jest w procesie rejestracji –co ważne - częstokroć siedziba zdecyduje o właściwości miejscowej urzędu skarbowego
- ilość i wartość udziałów, akcji czy siłę praw głosu związanych z poszczególnymi wkładami
- miejsce gdzie odbywać się będą mogły zgromadzenia wspólników (przy czym miejsca te muszą znajdować się na terenie RP)
- sposób ewentualnego rozstrzygania sporów – poprzez wskazanie właściwości sądu powszechnego albo sądu polubownego
- i pewnie wiele wiele innych spraw – które skojarzysz po lekturze tych naszych 10 podstawowych pytań
Magdalena Stuczyńska
