Proces przekształcenia spółki nie należy do najprostszych, dobrze więc starannie go zaplanować. Istnieje wiele kwestii, które trzeba dokładnie przeanalizować, tak aby uniknąć negatywnych konsekwencji. Warto przy tym zwrócić uwagę na klika najczęściej popełnianych błędów, których zestawienie przedstawiamy poniżej.
1. Niewłaściwy wybór formy działalności spółki przekształconej oraz niedokładna analiza sytuacji prawnej spółki przekształcanej
Przed rozpoczęciem procedury przekształcenia warto przede wszystkim zastanowić się nad optymalną formą, w której ma być prowadzona działalność po przekształceniu. Wymaga to analizy zarówno wszystkich możliwych wariantów jak i indywidualnych potrzeb każdej działalności. Warto również pamiętać o dokonaniu szczegółowej analizy sytuacji prawnej spółki, którą przekształcamy. Co do zasady wszystkie prawa i obowiązki (umowy, kredyty, decyzje, koncesje itp.) przechodzą na spółkę przekształconą. Niekiedy jednak ze szczególnych przepisów albo postanowień umów wynika obowiązek poinformowania odpowiednich organów albo kontrahentów o przekształceniu. Warto dokładnie przeanalizować tę kwestię przed przekształceniem, aby uniknąć ewentualnych negatywnych konsekwencji.
2. Niewłaściwa nazwa spółki
Przy przekształceniu dobrze jest zwrócić uwagę na firmę (nazwę) spółki przekształconej. Wraz z przekształceniem zmienić może się jedynie dopisek określający formę prawną (np. z ABC spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w ABC spółka komandytowa) albo też cała nazwa (np. z ABC spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w XYZ spółka komandytowa). Nieprawidłowy wybór nazwy może czasem skutkować nawet rozszerzeniem odpowiedzialności poszczególnych wspólników. Ponadto warto zwrócić uwagę na to, aby firma nie była po prostu zbyt skomplikowana czy trudna do zapamiętania. O tym jak powinna być skonstruowana nazwa spółki komandytowej piszemy w artykule: Firma spółki komandytowej – skonstruuj ją dobrze!
3. Przypadkowy wybór biegłego rewidenta
Składając wniosek o wyznaczenie biegłego rewidenta, który zbada plan przekształcenia, warto wskazać we wniosku konkretnego biegłego. Sprawność działania biegłego, dobry kontakt ze wspólnikami przekształcanej spółki i doświadczenie w tej materii mają wpływ na szybkość całej procedury przekształcenia. Warto zatem zasugerować sądowi konkretną, sprawdzoną już osobę, która sprosta powyższym wymogom. Sąd nie jest co prawda związany tą sugestią, przeważnie jednak wyznacza biegłego wskazanego we wniosku. Warto również pamiętać, że od 1 marca 2020 roku, uczestnictwo biegłego w procesie przekształcenia stało się wyjątkiem, nie zaś regułą. Wiele podmiotów zostało zwolnionych z obowiązku powoływania biegłego rewidenta do zbadania planu przekształcenia. Więcej o zmianach w tym zakresie, przeczytasz w artykule: Przekształcenie bez biegłego rewidenta możliwe już od marca 2020.
4. Brak skorzystania z możliwości pozwalających na przyspieszenie procesu przekształcenia
W przypadku gdy spółką przekształcaną jest spółka jawna lub cywilna, w której wszyscy wspólnicy zajmują się prowadzeniem spraw spółki, warto skorzystać z uproszczonej procedury przekształcenia, która pozwala znacznie skrócić cały proces transformacji. Dzięki uproszczonej procedurze można bowiem pominąć wiele formalności wydłużających cały proces przekształcenia, jak na przykład sporządzenie planu przekształcenia Więcej o uproszczonej procedurze przekształcenia możesz przeczytać w naszym artykule: Przekształcenie uproszczone – kiedy możliwe? Ile trwa?.Również spółki, które nie mogą skorzystać z uproszczonej procedury przekształcenia, mogą znacznie skrócić cały proces transformacji, rezygnując z wymaganego przepisami dwukrotnego zawiadamiania wspólników. Dzięki odpowiedniemu sformułowaniu uchwały o przekształceniu można w ten sposób zaoszczędzić nawet miesiąc.
5. Niewłaściwe przygotowanie umowy spółki przekształconej
Ważnym etapem procesu przekształcenia jest przygotowanie umowy spółki przekształconej. Błędy lub uchybienia w tym zakresie mogą skutkować wieloma praktycznymi komplikacjami. Często aby je naprawić niezbędna jest kolejna wizyta u notariusza, co wiąże się z ponoszeniem dodatkowych kosztów. Warto więc dobrze przemyśleć treść umowy spółki przekształconej i skonsultować ją z prawnikiem.
6. Wybór niewłaściwego dnia przekształcenia
Przekształcenie spółki wiąże się również z koniecznością dokonania skomplikowanych operacji o charakterze księgowym, a także koniecznością właściwego dokonania rozliczeń zobowiązań o charakterze publicznoprawnym. Z tych względów rejestrując spółkę przekształconą warto zadbać o to, aby wpis przekształcenia został dokonany w pierwszym roboczym dniu miesiąca. W tym celu konieczne jest wskazanie sądowi konkretnego dnia, w którym wpis ma zostać dokonany.
Kończąc warto podkreślić, że powyższe zalecenia dotyczące procesu transformacji spółek prawa handlowego znajdą odpowiednie zastosowanie do przekształcenia jednoosobowego przedsiębiorcy w spółkę.
Jeżeli planujesz przekształcenie i chciałbyś sprawnie je przeprowadzić, skontaktuj się z nami. Doradzimy, jak zrobić to szybko i płynnie, oraz jak ustrzec się od częstych błędów.
O podatkowych skutkach przekształcenia spółek przeczytasz w tekście O jakich aspektach podatkowych należy pamiętać przy przekształcaniu spółki?
Paweł Konieczny, Magdalena Stuczyńska
